Het gebruik van een ERP-systeem bij bedrijven draait steeds meer om het verzamelen, opslaan, beheren en interpreteren van data over hun bedrijfsactiviteiten. ERP-systemen zijn van oudsher gericht op traditionele bedrijven met fysieke bedrijfsprocessen en klassieke producten en diensten, maar er zijn inmiddels ook ERP-systemen voor de e-commerce ontwikkeld. Met name Microsoft Dynamics NAV is populair bij het mkb en grotere e‑commercebedrijven, aangezien dit een modern ERP-systeem is, dat bovendien aan de voorkeuren en behoeften van klanten aangepast kan worden. Hoe verschilt een dergelijk ERP-systeem nog meer van een traditioneel ERP-systeem en hoe kan een e-commercebedrijf exact van een ERP-systeem profiteren?
E-commerce: moderne bedrijven vragen om moderne ERP-systemen
E-commercebedrijven kennen specifieke eigenschappen vergeleken met klassieke bedrijven, waar een ERP-systeem bij dient aan te sluiten. Typerend voor de e-commerce is de omnichannel bedrijfsomgeving, die vereist dat bedrijven meegaan in het vervullen van de behoeften van klanten. E-commercebedrijven kunnen niet langer op de conventionele manier blijven werken, maar moeten inspringen op de klantvoorkeuren, de klantlocatie en de klantsoort; is het een bedrijf (B2B) of particulier/eindconsument (B2C).
De uitdagingen voor de moderne, digitale backoffice
In de huidige dynamische bedrijfsomgevingen hebben e-commercebedrijven de ondersteuning nodig van software die data bewaart en beheert, waarmee de moderne, omnichannel klant optimaal bediend kan worden. Een voor de e-commerce geschikt ERP-systeem moet echter meer kunnen dan een traditioneel ERP-systeem. Traditionele ERP-systemen zijn geschikt voor het beheren van voorraden en het opstellen van bevoorradingsschema’s, maar schieten soms tekort in de ondersteuning van promotie- en marketingfuncties, het analyseren van de data en het verwerken van productinformatie, met name bij het beheren van meerdere kanalen. Een modern ERP-systeem zoals Microsoft Dynamics NAV kent deze nadelen niet.
De voordelen van een sluitend ERP-systeem voor de e-commerce
Indien een e-commercebedrijf succesvol een ERP-systeem implementeert, dan kan het hier op verschillende manieren baat bij hebben. Het is dan ook van groot belang dat voorafgaand aan het implementeren van een ERP-systeem wordt nagegaan welke processen het bedrijf wil verbeteren. Globaal, kan een vijftal voordelen worden onderkend.
Realtime data verhoogt klanttevredenheid
Allereerst, een passend ERP-systeem levert realtime data, oftewel data die up-to-date is wanneer deze wordt opgevraagd. Realtime data is essentieel om de klanten van een webshop van relevante informatie te voorzien middels een binnen het ERP-systeem geïntegreerd klantenportaal. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan informatie over de beschikbaarheid van voorraden, de status van een bestelling of trackingnummers waarmee de verzending gevolgd kan worden. Ook gegevens over een retourafhandeling kunnen via een ERP-systeem direct beschikbaar worden gemaakt voor een klant. Het op deze manier delen van realtime informatie met klanten zorgt niet alleen voor meer klanttevredenheid, maar ook voor een efficiëntere bedrijfsvoering en een verlaging van de kosten. Immers, klanten kunnen de informatie die zij nodig hebben nu zelf opvragen en hoeven hiervoor dus geen contact meer te zoeken met bijvoorbeeld de klantenservice van een bedrijf.
Realtime data voor beter voorraadbeheer
Realtime data levert ook intern (binnen het bedrijf zelf) de nodige voordelen op. Zo wordt bij het gebruik van een ERP-systeem de voorraad automatisch geüpdatet op basis van de laatste webtransacties. Op deze manier heeft een bedrijf altijd goed zicht op de nog aanwezige voorraden en kunnen hieraan vervolgacties worden gekoppeld. Indien gewenst, kan het ERP-systeem van een bedrijf zelfs gekoppeld worden aan dat van de leveranciers. Met deze ketenintegratie kan een nóg scherper voorraadbeheer worden gevoerd. Daarnaast kan het replenishen van voorraden op deze manier worden geautomatiseerd.
Datagebruik bij financiële rapportages
Elk e-commercebedrijf genereert data over zijn onlineverkopen die wordt gebruikt om diverse omzetoverzichten (geordend naar tijdsperiode, merk, productcategorie, etc.) te maken. Indien het bedrijf over een passend ERP-systeem beschikt, wordt deze data bovendien direct gebruikt om actuele financiële verslaggeving (zoals de balans, de resultaatrekening of de cashflow) te verkrijgen. Op deze manier wordt deze data automatisch actueel gehouden, zodat een bedrijf altijd goed inzicht heeft in de huidige financiële situatie.
Foutenreductie door automatiseren
In een e-commercebedrijf met een goed functionerend ERP-systeem wordt allerlei data automatisch gedeeld, gebruikt en geanalyseerd. Databeheer en verrijking ervan is daarbij tevens een belangrijk aandachtspunt. Dit voorkomt menselijke fouten bij het verwerken van data, uiteenlopend van typefouten tot communicatiefouten tussen verschillende afdelingen.
In control over het e-commercebedrijf
Gerelateerd aan de voorgaande twee punten, kun je stellen dat een e-commercebedrijf door het ERP-systeem meer controle krijgt over de bedrijfsvoering. Immers, door een actueel (financieel) overzicht van het bedrijf en minder (menselijke) fouten, heeft een bedrijf altijd een accuraat beeld van de meest recente stand van het bedrijf.
ERP en e-commerce: optimaal datagebruik
Elektronisch zakendoen geeft nieuwe uitdagingen, maar ook nieuwe kansen. Een van de belangrijkste vraagstukken is hoe de data die digitaal bij een e-commercebedrijf aanwezig is, optimaal kan worden benut. In dit blog is uiteengezet hoe een ERP-systeem gebruikt kan worden door een bedrijf in de e-commerce, om zich positief te onderscheiden van zijn concurrenten door de data sneller en beter te gebruiken om bedrijfsprocessen te automatiseren en integreren. Dit komt zowel de productiviteit van een bedrijf, als de klanttevredenheid ten goede.
Meer informatie
Wil jij meer informatie of ben je benieuwd welke stappen jouw bedrijf kan maken op het gebied van e-commerce? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder!