Dille & Kamille vergroot de efficiëntie van hun logistieke processen dankzij Business Central

Dille & Kamille verkoopt de leukste cadeaus, huis-, tuin-, en keukenspullen. Het bedrijf, dat in de jaren zeventig van de vorige eeuw begon met een kleine winkel in Utrecht, is inmiddels uitgegroeid tot een winkelketen met 40 winkels in Nederland, België en Duitsland inclusief een webshop.  

Dille & Kamille heeft een duidelijke visie: alles is van natuurlijk materiaal gemaakt en plastic is uit den boze. Die visie was in de jaren 70 revolutionair, maar het concept van die eerste winkel, de wonderlijke mix van producten die toch perfect bij elkaar passen en het geloof in natuurlijke eenvoud, staat nog steeds als een huis. Dat wil niet zeggen dat Dille & Kamille niet meegaat met haar tijd. De zakelijke afzetmarkt biedt nieuwe groeimogelijkheden en bij groei worden de logistieke processen steeds belangrijker. Het bestaande bedrijfssysteem kon deze processen onvoldoende ondersteunen. Tijd voor verandering dus!

Nieuwe systemen maken groei mogelijk

Na een uitgebreid selectietraject heeft Dille & Kamille gekozen voor Microsoft Dynamics 365 Business Central. Doorslaggevend daarbij was de conclusie dat standaard Business Central zonder maatwerk en andere ingewikkelde aanpassingen, nu en in de toekomst, prima zou voldoen voor Dille & Kamille.

Of zoals Luuk Engelberts, manager IT & Processen bij Dille & Kamille, het formuleert: “We wilden geen ERP waar we nog veel en duur maatwerk aan moesten toevoegen. We wilden zo dicht mogelijk bij de standaard blijven. Een systeem dat onze processen ondersteunt en efficiënter laat verlopen, zonder veel handwerk en met minder fouten.”

Naast het standaard, zeer uitgebreide pakket, heeft Business Central vele uitbreidingsmogelijkheden in de AppSource. Dat is het ecosysteem van Microsoft met allerlei handige add-ons. Deze standaard add-ons maken, veelal duur, maatwerk overbodig.

De Add-ons uit de AppSource, samen met de toekomstige updates en releases van Business Central  zelf, zorgen ervoor dat een bedrijf altijd beschikt over de nieuwste mogelijkheden die Microsoft nu en in de toekomst biedt.

Uitdagingen ga je aan met betrokken partners

Luuk: “We hadden te maken met een strakke deadline en een korte tijdspanne waarin wij Business Central wilden implementeren. De coronamaatregelen kwamen daar nog eens bij, waardoor  bijeenkomsten op locatie met alle partijen lastig te organiseren waren. Kortom, een flinke uitdaging.”

Door een heldere fasering van het project, het maken van duidelijke afspraken, en de verwachtingen duidelijk naar elkaar uit te spreken, kom je samen tot een goed projectresultaat. Een goede fasering en heldere communicatie voorkomen vervelende verrassingen achteraf.

“Alle partijen waren maximaal betrokken en het stellen van duidelijke doelen heeft voor een groot deel het succes bepaald. De deadline hebben we samen met SucceedIT gehaald en er waren weinig go-live naweeën, ondanks de hele snelle implementatie. Daar kijk ik heel tevreden op terug.” 

Een van de grootste valkuilen bij de implementatie van een nieuw ERP-systeem is te veel tegelijkertijd willen realiseren. Bij Dille & Kamille zijn in de eerste fase naast het implementeren van Business Central ook de essentiële onderdelen Warehouse Management System (WMS) en een Scanningsoplossing ingericht. Nu deze onderdelen goed zijn geïmplementeerd, wordt in fase twee gewerkt aan verdere optimalisatie van het systeem. Denk daarbij aan het vergemakkelijken van het beheer van artikelprijzen, een verbetering van de integratie met het kassapakket (Point of Sale POS) en het inrichten van de assemblagemodule in Business Central voor het samenstellen van cadeau- en kerstpakketten.

Efficiënter werken en groeien

Luuk kan concreet zijn over de voordelen: “We maken nu gebruik van scanners in de magazijnen waardoor het pick- en het put-away proces veel efficiënter verlopen. We besparen hiermee enorm veel tijd en geld. De efficiëntie van onze magazijnprocessen is enorm verhoogd, maar nog belangrijker: we beschikken nu over een toekomstbestendig systeem waarmee Dille & Kamille de volgende groeistappen op het gebied van omnichannel en de zakelijke markt (B2B) kan zetten.”