SucceedIT komt veel in contact met groothandels en e-commerce bedrijven. Vaak krijgen wij de vraag “ik wil mijn webshop koppelen aan Business Central, en nu?” Daar willen wij graag bij helpen! Vanuit SucceedIT hebben we verschillende projecten van klanten begeleidt en we delen graag onze ervaring. Het koppelen van een webshop aan Business Central is namelijk niet zomaar gedaan, hier komen een hoop keuzes bij kijken. Wel of niet werken met prijslijsten? Wel of niet klantengegevens van de webshop overhalen naar Business Central?
Wij hebben door de jaren heen wel geleerd dat ieder bedrijf anders is en de wens vanuit ieder bedrijf anders is, het is daarom goed dat er verschillende webshopplatformen zijn welke aansluiten bij de verschillende wensen. Voor Business Central zijn met verschillende platformen koppelingen mogelijk, er zijn veel standaard koppeling op de markt. Wij hebben goede ervaringen met Magento/Adobe, Shopware en WooCommerce. Met Shopify is een standaard koppeling vanuit Microsoft beschikbaar.
De koppeling is niet doorslaggevend voor het platform waar je voor kiest, met nagenoeg ieder platform is het mogelijk om te koppelen met Business Central. Het is veel belangrijker om te kijken welk platform aansluit bij jullie wensen. Zo zijn sommige platformen meer gericht op B2C terwijl andere platformen perfect geschikt zijn voor B2B. Uiteraard moet er wel rekening gehouden worden met de koppeling tijdens de oriëntatie naar een nieuw platform. Wij hebben onze klanten vaak geholpen met de keuze maken voor een nieuw platform.
Een grote valkuil van het koppelen van een webshop aan Business Central is dat het onderschat wordt. Vaak wordt er gedacht dat het koppelen van een webshop aan Business Central een kwestie is van een knop omzetten en het werkt, dit is in de praktijk niet zo. Er zijn tal van vragen die eerst beantwoord moeten worden voordat helder is wat er wel of niet opgenomen moet worden in de koppeling.
Dit zijn de 10 belangrijkste:
1. Welk systeem is leidend voor artikelbeheer?
Vaak zien wij dat Business Central leidend is voor het artikelbeheer aangezien hier ook de prijzen vastliggen. Welke informatie op de artikelstamkaart gaan we uitwisselen met de webshop en wat niet? En wat zijn hier de voor en nadelen van. Daarnaast is het ook mogelijk dat er gewerkt wordt met een PIM systeem, dit kan de werkwijze weer anders maken.
2. Werken met prijslijsten?
Voor B2B zien wij vaak dat er gewerkt wordt met verschillende prijslijsten, prijsafspraken en debiteuren korting. Je wilt dat een klant op de webshop zijn eigen afgesproken prijzen ziet, als dit zo is moet dit wel uitgewisseld worden. Voor B2C heb je vaak met een vaste verkoopprijs te maken.
3. Waar ga je de afbeeldingen beheren?
Het is standaard mogelijk om binnen Business Central 1 afbeelding per artikel vast te leggen, maar is dit voldoende? Mocht je meer afbeeldingen willen tonen bij een artikel kan je dit rechtstreeks beheren in de webshop óf kiezen voor een PIM systeem. Je gaat de artikelen dan verrijken in de webshop of middels een PIM systeem.
4. PIM Systeem of niet?
Een vervolg vraag kan zijn of er gewerkt gaat worden met een PIM systeem, nu of in de toekomst. Een PIM systeem zien wij vaak terug bij bedrijven met erg veel artikelen of webshops in meerdere landen met meerdere talen. Zie voor meer info over PIM onze factsheet.
5. Klanten uitwisselen of niet?
Wil je dat alle klanten vanuit de webshop worden aangemaakt als debiteuren in Business Central of juist niet. Bij B2C zien wij dat er regelmatig gewerkt wordt met een kapstokdebiteur binnen Business Central. Bij B2B wil je juist wel dat je klant zowel in Business Central als in de webshop staat. Beide opties hebben voor en nadelen, deze bespreken wij altijd uitgebreid om tot de juiste keuze te komen. Ook een vraag hierbij kan zijn of je wil dat een klant zelf zijn/haar gegevens kan aanpassen vanuit de shop.
6. Voorraad uitwisselen of juist niet?
Wil je dat in de webshop zichtbaar is dat een artikel op voorraad is? Zo ja, wil je hier het aantal tonen dat op voorraad is of alleen dat het artikel op voorraad is. En mogen producten zonder voorraad zichtbaar zijn en besteld worden?
7. Op welk moment wil je de order importeren in Business Central?
Bij B2C zien wij vaak dat de order pas in Business Central wordt ingelezen op het moment dat de klant via een online betaalprovider heeft betaald en daarmee de order definitief is. Bij B2B loopt dit proces vaak anders, de order wordt direct nadat de klant de bestelling heeft geplaatst doorgezet naar Business Central en de factuur verstuurd.
8. Wil je dat de klant zijn order en factuurhistorie kan inzien?
Uiteraard kan een klant in de webshop zien wat hij/zij vanuit de webshop heeft besteld. Toch gebeurt het regelmatig, vooral bij B2B, dat klanten ook nog per mail een order plaatsen of het doorbellen. Deze orders worden handmatig in Business Central aangemaakt en zijn daarmee standaard niet zichtbaar binnen de webshop. Ook orders die geplaatst zijn voordat je als bedrijf een webshop had zijn niet zichtbaar vanuit de webshop. Wil je wel dat deze orders zichtbaar zijn? Hier zijn mogelijkheden voor die toegevoegd kunnen worden aan de koppeling.
9. Track en trace code terugsturen naar webshop?
Nadat de order verwerkt is in Business Central is het mogelijk om een track en trace code terug te sturen naar de webshop, hiermee kunnen klanten geïnformeerd worden wanneer de order geleverd wordt. Hierbij is het onder andere belangrijk om te weten met welke vervoerder er gewerkt wordt, hoe de data uitwisseling met de vervoerder is en hoe dit geïntegreerd is met Business Central. Ook hierin kunnen wij advies geven.
10. Wil je een webshop zelf hosten of niet?
Dit kan invloed hebben op de keuze van het platform waarop je de webshop gaat bouwen. Webshops staan vrijwel altijd in de cloud, alleen kan je het ene platform als service afnemen en het andere platform zelf hosten. Als je de webshop als service afneemt is het bijvoorbeeld niet/beperkt mogelijk om maatwerk te maken binnen de shop, heb je dit niet nodig dat is het geen probleem, heb je het wel nodig dan zal dit minder goed aansluiten. Ook kunnen er bij service applicaties een maximum op het aantal API Calls zitten, als je bijvoorbeeld erg veel artikelen hebt kan je hier tegen beperkingen aanlopen. Voordeel van het afnemen als een service is dat je volledig ontzorgt wordt. Als je de webshop zelf host dan heb je vaak te maken met meer flexibiliteit en kom je minder snel beperkingen tegen.
Onze aanpak
Zoals je ziet zijn er meerdere vraagstukken waar je eerst goed over moet nadenken, en dit is pas het begin. Er zijn nog veel meer vragen waar eerst een antwoord op moet komen. Wij ondersteunen regelmatig bedrijven bij het maken van een keuze voor een nieuw platform. Er zijn heel veel verschillende platformen beschikbaar en nog veel meer bureaus waar je terecht kunt. Het kan moeilijk zijn om hier je weg in te vinden. Wij hebben veel kennis van de bestaande oplossingen op de markt en weten hoe je een platform het beste kunt integreren met Business Central. Ook benieuwd of wij wat voor jullie kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op.