Als ondernemer droom je weleens van de optimale workflow. Alles wordt op tijd aangeleverd, het productieproces verloopt zonder enige belemmering, de order wordt op tijd afgeleverd en de klant betaalt een uitstekende prijs. Lukt dit, dan is de optimale winst bereikt. Geen uitval of scrap, geen onnodige extra uren om bottlenecks te verhelpen en, na levering, geen overbodige voorraad.
Procesoptimalisatie
Om die droom waar te maken, staat procesoptimalisatie hoog op het verlanglijstje. Want kan de procesgang verbeterd worden, dan zal dat de workflow ten goede komen. Is dit haalbaar en wat is daarvoor nodig? Alles op een rij.
- Invoering van een Enterprise Resources Planning (ERP) systeem.
- Werken met CRM (Costumer Relation Management).
- Gebruik maken van een programma dat gegevens direct kan importeren en exporteren, ook gebruik makend van de financiële administratie.
- Personeel opleiden om hiermee te werken.
- Werken met verschillen in gegevensstructuren, data analyse en steeds weer zelf de aanwezige gegevens vertalen.
Dit maakt het proces wel doorzichtiger, maar het vereist inzicht en, steeds weer, een goed gevoel voor de verstrekte gegevens, die vanuit drie hoeken worden aangeleverd. De inkoop levert zo accuraat mogelijk feiten en cijfers voor wat betreft onderdelen en grondstoffen. De planning levert productiegegevens, uitvalpercentages en bottlenecks en de boekhouding laat zien waar kosten ontstaan die niet ingecalculeerd zijn. Zoals de aanwezige voorraden. Hoe onoverzichtelijk het misschien moge lijken, feit is dat dit proces sneller en beter gegevens produceert, dan oude werkmethoden ooit gedaan hebben. Of het ook efficiënt is, is de volgende vraag.
Dynamics NAV
Dankzij Dynamics NAV kan een veel hogere efficiency bereikt worden. Dit programma laat direct processtappen zien, biedt naast historische – ook de meest actuele data en geeft een goed beeld hoe de workflow eruit ziet. Dat biedt heel wat aan extra mogelijkheden. Het helpt bij nieuwe opdrachten of bij onderhandelingen met een klant, dankzij de meest actuele data, prijzen af te geven die realistisch zijn. Het helpt om kostenbesparingen te realiseren die eerder pas na afloop van een order zichtbaar werden. Het helpt om, waar nodig, direct in het werkproces in te grijpen. Uitvalgegevens, opstartmomenten, stokkende voorraad, al deze problemen worden snel zichtbaar. Zij verstoren de workflows en daarmee dragen ze bij aan extra kosten en dus een vermindering van de winstmarge.
Aanpassen
Wereldwijd hebben meer dan honderdduizend ondernemingen de overstap naar Dynamics NAV en ERP gemaakt. Hun procesgang is geoptimaliseerd en zij genieten van de extra winst die hieruit ontstaat. Om dit te kunnen bereiken, is echter meer nodig dan een nieuw programma installeren. Efficiency ontstaat niet vanzelf. Het vereist drie belangrijke stappen, die het mogelijk maken toekomstige kostenbesparingen te behalen. De noodzakelijke procestappen zijn:
- Het programma toepasbaar maken aan de omstandigheden van de onderneming. Er is een wereld van verschil tussen een productiebedrijf dat washers en ander hoogwaardige metalen onderdelen produceert en een bakkerij. Het nieuwe programma moet dus op het bedrijf en de processtappen worden aangepast.
- De medewerkers die met het programma aan de slag gaan, moeten worden geschoold en regelmatig bijgeschoold, zodat ze steeds met het nieuwste product kunnen werken. Dat vereist extra inzet, maar levert ook veel op.
- Het rust niet op een eenmalige investering, waarmee we dan jaren vooruit kunnen. Het besef moet er zijn dat gebruik maken van ingewikkelde datastromen vereist dat programma’s, net als machines, goed worden onderhouden. Door vakmensen die altijd klaar staan om problemen te helpen oplossen en die de medewerkers ondersteunen het programma optimaal te benutten.
Workflows
Workflows staan in deze voor twee verschillende begrippen. Een is, zoals hierboven omschreven, het bereiken van het optimale productieproces. Het ander is werken zonder problemen, met een programma dat niet slechts toepasbaar is, maar waarmee met plezier gewerkt wordt. Wie in een workflow zit, weet dat hij meer bereikt. Dat alles makkelijker van hand gaat. Valt dit samen dan heb je te maken met tevreden medewerkers en een hoge graad van procesoptimalisatie. Alle processtappen, van ieder afzonderlijk product zijn, op ieder gewenst moment en op iedere plek, direct opvraagbaar en inzichtelijk. Kostenbesparing begint op die manier bij de onderhandelingen, want wie weet hoe de nieuwe order zich binnen het productieproces zal inpassen, is bezig met het voorkomen van onnodige kosten. Daarnaast is het eenvoudig om de ideale ordergrootte te berekenen en, waar mogelijk, de klant te overtuigen een grotere opdracht, tegen een lagere prijs per eenheid, te nemen.
Wat te doen?
Wat doe je als ondernemer als je de inschatting maakt dat een investering zijn geld dubbel en dwars op zal leveren? Je bespreekt het binnen het team en kijkt hoe de collega’s reageren. Je laat een expert komen om vragen te beantwoorden. Je vraagt om een offerte om de kosten en nevenkosten zichtbaar te krijgen. En, je gaat in gesprek met hen die er mee moeten werken. Want niets is funester dan een stap zetten, waarvan de medewerkers het nut niet inzien. Een excursie naar “nieuwland”, waar al gebruik gemaakt wordt van het systeem, kan beter werken dan een prachtige presentatie. Efficiency ontstaat nooit vanzelf. Ze wordt gerealiseerd door betrokken medewerkers. De stap naar een NAV-systeem maken, betekent ook medewerkers nieuwe kansen bieden zich verder te ontwikkelen. Begint dat besef door te dringen, dan zal een dergelijk investering meer dan zijn geld opleveren. Dan houdt niets de modernisering en de verbetering van de workflow meer tegen. Op die manier kan NAV helpen dromen waar te maken!