Je medewerkers wil je zoveel mogelijk relevant en interessant werk laten doen. Mensen doen graag werk dat ertoe doet. Dubbel werk en eenvoudige repeterende handelingen wil je liever vermijden. Zo daalt de kans op fouten in processen en de daarmee gepaard gaande faalkosten.
Automatiseren van repeterende processen – onze case
Eenvoudige processen kan je in een ERP-systeem automatiseren met behulp van een workflow. Complexere processen waar meer mensen en systemen bij betrokken zijn, zijn te automatiseren door PLEUNZ | Uw Digitale Medewerker.
Denk daarbij aan complexere processen als: het verwerken van artikelmutaties, het aanmaken van stuklijsten, het aanmaken van projecten voor een projectadministratie inclusief taakregels, resourcetoewijzing en de stappen in een orderafhandeling.
Hoe werkt het? En wat levert het op?
Uiteraard moet je eerst zelf iets proberen voordat je het kunt aanbevelen aan klanten. Daarom hebben wij met PLEUNZ | Uw Digitale Medewerker recent ons proces voor het aanmaken van projecten in Dynamics 365 Business Central geautomatiseerd.
Ons proces bestond voorheen uit 6 stappen:
- Contact aanmaken (bedrijf en contactpersoon/-personen).
- Van een contact (type bedrijf) een klant aanmaken als deze nog niet bestaat.
- Een project aanmaken.
- Taakregels kopiëren uit een projecttemplate.
- Resources en tarief toewijzen aan een project.
- De medewerkers informeren dat het project is aangemaakt en dat er uren op geschreven mogen worden.
6 arbeidsintensieve stappen! Waarbij er eerst informatie moet worden verzameld van zowel binnen als buiten Dynamics 365 Business Central. Gemiddeld kosten de handelingen om dit proces te doorlopen 20 à 25 minuten per project. Bij 10 projecten per week ben je hier algauw een halve werkdag aan kwijt.
Wat moet er gebeuren om PLEUNZ dit proces te laten uitvoeren?
Het is heel eenvoudig. Je vult een goed doordacht template in (10 minuten werk) en mailt dit naar het e-mailadres van de digitale medewerker. De digitale medewerker start dan automatisch Dynamics 365 Business Central op en voert alle handelingen (stap 1 tot en met 6) volledig geautomatiseerd uit. Na uitvoering ontvang je van PLEUNZ | Uw Digitale Medewerker een terugkoppeling van de resultaten. Per project bespaar je al snel 15 minuten.
Voordelen van een digitale medewerker
De kosten-batenafweging is eenvoudig. Wat kost een medewerker? En wat kost PLEUNZ | Uw Digitale Medewerker? Het is zinvol om een proces via de digitale medewerker te automatiseren, als het proces vaak voortkomt, of als het om een relatief arbeidsintensief proces gaat. Deze mix van het aantal keer dat een proces moet worden doorlopen en de gemiddelde doorlooptijd is bepalend voor het financiële succes van de case.
Maar los daarvan: door een proces te automatiseren kunnen medewerkers belangrijker en interessanter werk doen. Zeker door krapte op de arbeidsmarkt wordt de afweging om met PLEUNZ | Uw digitale assistent starten niet alleen gemaakt vanuit financieel oogpunt!
Durf jij?
Wij dagen je uit na te denken over processen binnen je bedrijf die vaak herhaald worden en eigenlijk niet zo leuk zijn om uit te voeren. Kijk naar het hele proces en wat er nodig is om het proces uit te voeren. Overstijgt het proces meer dan één applicatie? Heeft het een repeterend karakter? En is het relatief arbeidsintensief? Laat ons dan eens bekijken of PLEUNZ de digitale medewerker is die jullie het werk uit handen kan nemen!