Hoe Peter en Henk complexe integraties simpel maken bij SucceedIT
In de moderne bedrijfswereld is een ERP-systeem zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central de motor van de organisatie. Maar de echte kracht komt pas vrij wanneer dit systeem naadloos communiceert met alles eromheen. We spreken met Peter van Daal (Lead Functional Consultant) en Henk Courtz (Integratie Consultant) bij SucceedIT. Samen vormen zij het brein achter de complexe integraties die bedrijven helpen groeien.
De wereld digitaliseert
Henk legt uit waarom integraties bij zo veel projecten inmiddels een sleutelrol spelen: “De wereld digitaliseert, waardoor software nooit meer op zichzelf staat. Systemen móéten met elkaar praten.” Peter vult aan: “Klanten worden steeds professioneler. Ze hebben betere webshops, werken met externe logistieke partners en willen dat alles naadloos aansluit. Bovendien zoeken wij als consultants ook graag die uitdaging op.”
Pas met de juiste integraties haalt een bedrijf écht het maximale uit Business Central en uit zichzelf. Bedrijven die goed integreren groeien sneller, maken minder fouten en schalen zonder meer personeel in te zetten.
Wat is integratie eigenlijk?
Voordat we de diepte in duiken, verduidelijkt Peter wat SucceedIT precies verstaat onder integraties: “Zie het als informatie die ‘onder water’ tussen Business Central en andere systemen wordt uitgewisseld. Denk aan een webshop die automatisch bestellingen doorschiet, of een logistieke partner die voorraadstanden automatisch bijwerkt in Business Central. Een integratie is wat anders dan een workflow. Waar een workflow vaak gaat over acties die een gebruiker binnen het systeem triggert, is bij integratie sprake van een automatische brug naar een derde partij.”
Bij SucceedIT gaat een integratie echter verder dan alleen het overschieten van platte informatie; het is een volledige procesflow geworden. Peter legt uit dat ze functionele stappen die normaal gesproken handmatig door een gebruiker worden uitgevoerd (dus een workflow), direct in de integratie verwerken. “De integratie drukt als het ware alvast op de knopjes waar een medewerker anders handmatig actie op moet ondernemen”, aldus Peter. Een concreet voorbeeld is een binnenkomende webshoporder waarbij de integratie automatisch de juiste leverancier bepaalt, de bijbehorende marges ophaalt en direct de actie aftrapt om de verkoopprijs te berekenen. Hierdoor wordt het proces in één vloeiende flow afgehandeld en hoeven orders niet te blijven liggen tot een gebruiker de volgende stap uitvoert.
In de praktijk zien de heren vooral vragen naar integraties met webshops (zoals Shopify of Magento), WMS-systemen van logistieke partners, PIM-systemen voor artikelbeheer en EDI voor gestandaardiseerde berichtuitwisseling. Door deze systemen te koppelen met Business Central worden de logistieke processen gestroomlijnd. Om de koppeling soepel te laten verlopen, wordt vaak gebruikgemaakt van een integratieplatform zoals Alumio, Azure Integrations of het Microsoft Power Platform. Dit fungeert als een slimme vertaallaag tussen de systemen.
Business Central als flexible kern
Waarom is Business Central zo’n sterk fundament voor deze complexe integraties? Volgens Peter zit de kracht in de aanpasbaarheid. “De kracht van Business Central is dat we niet beperkt zijn tot standaardoplossingen. Als een klant bijvoorbeeld unieke velden nodig heeft om vanuit de integratie een procesflow te starten, bouwen we die in. Standaard-API’s zijn mooi, maar de echte waarde zit in een integratie en procesflow die precies aansluit op hoe een organisatie werkt. Hoewel we wel altijd zo dicht mogelijk bij de standaard proberen te blijven.”
Tegelijkertijd waken ze voor de snelheid van het systeem. “We houden Business Central het liefst zo ‘schoon’ mogelijk,” legt Peter uit. “Zware berekeningen worden daarom liever verplaatst naar de middleware, zoals Alumion, in plaats van deze in Business Central zelf uit te voeren. Peter noemt hierbij het voorbeeld van voorraadberekeningen: “Beschikbare voorraad is vaak geen standaardveld in Business Central. Als een bedrijf 100 stuks op voorraad heeft en er staan 50 stuks in verkooporders, dan is de vrije voorraad 50. In plaats van Business Central te belasten met de rekenkracht om die 50 te bepalen, worden de ruwe getallen naar de middleware gestuurd. De middleware voert de berekening uit en schiet de uitkomst door naar de webshop. We brengen alleen processen naar Business Central als de gebruiker ze nodig heeft, zodat het systeem overzichtelijk en de performance snel blijft.”
In de praktijk
Een sprekend voorbeeld van hoe een slimme integratie een gamechanger kan zijn, is een project dat we hebben uitgevoerd bij een aanbieder van kindermeubels. Zij verkopen meubels die soms geleverd worden in meerdere dozen. Maar hun logistieke partner kon alleen overweg met losse colli, niet met ‘sets’. Dat terwijl Petite Amélie de dozen als één hoofdartikel in Business Central hebben staan.
“Vroeger was dit een handmatig proces dat extreem foutgevoelig was,” vertelt Peter. “Wij hebben een integratie gebouwd die de orderregel in Business Central automatisch splitst in doos A, B en C voordat de order naar het magazijn gaat. Zodra de dozen verstuurd zijn, wordt dit onder water weer samengevoegd tot één verzonden artikel voor de facturatie.”
Dit is geen uitzonderlijk geval. Of het nu gaat om een webshop die automatisch orders inschiet, een WMS dat voorraden bijwerkt, of een EDI-koppeling met een retailer, elk bedrijf heeft zijn eigen integratieprofiel. En voor elk profiel is een oplossing te bouwen.
Overzicht in de complexiteit
Het belangrijkste bij een dergelijk project is dat er vooraf overzicht wordt verkregen in de verschillende bedrijfsprocessen. “Voordat we starten, doorlopen we daarom een workshopfase,” vertelt Henk. “Daarin zitten alle betrokkenen aan tafel om het volledige logistieke proces te ontleden. “Van webshop-beheerder tot de logistiek manager, iedereen is nodig om het proces compleet te krijgen.”
Daarvoor werken Peter en Henk met visuele blauwdrukken in Lucidchart. “We tekenen exact uit welke informatie waarheen gaat en welke acties er getriggerd worden. Zo weten we precies waar een proces begint, waar het eindigt, en wat er tussenin gebeurt. Dat vormt de basis voor zowel ontwerp als testfase.”
Henk benadrukt de adviserende rol van SucceedIT: “Klanten onderschatten vaak hoe diep een integratie ingrijpt in hun processen. Wij helpen om die impact vooraf goed inzichtelijk te maken en nemen vaak de regie in het traject.”
De toekomst
De vraag naar integraties groeit hard. In de toekomst zien Peter en Henk een verschuiving naar nog meer procesautomatisering. Peter schetst een beeld van moderne magazijnen waar robots worden aangestuurd door de integratielaag, zonder dat er een mens aan te pas komt. “En Business Central wordt steeds meer de administratieve kern, terwijl alle acties en workflows in de integratielaag eromheen plaatsvinden.”
Zelfs de rol van de consultant verandert. “Wellicht dat we in de toekomst zelfs met AI-chatbots integraties kunnen configureren”, droomt Henk hardop. “Maar de proceskennis, het echt begrijpen hoe een bedrijf werkt, dat blijft mensenwerk.”
Meer weten?
Wil jij ook dat jouw IT-landschap voor je gaat werken in plaats van tegen je? Bij SucceedIT denken we niet vanuit het systeem, maar vanuit jouw belang. Met een team van dedicated integratieconsultants zorgen we dat groei niet wordt geremd door techniek, maar er juist door wordt versneld. Neem contact met ons op om vrijblijvend jouw mogelijkheden te bespreken!