Het implementeren van Microsoft Dynamics 365 Business Central is een fantastische stap naar een efficiënter bedrijf. Met een modern ERP-systeem haal je structuur in huis en leg je het fundament voor verdere groei. Maar na de livegang ontstaat in de praktijk vaak een hardnekkige uitdaging: de opgebouwde kennis over het systeem ebt langzaam weg.
Zoals Marloes (Lead Marketing – SucceedIT) en Anja (Support Engineer – SucceedIT) bespreken in de SucceedIT Podcast, raken medewerkers na verloop van tijd gewend aan hun eigen vaste handelingen. Nieuwe collega’s worden vluchtig ingewerkt en er ontstaan vragen waar niemand op de afdeling direct een antwoord op heeft. Het resultaat? Een stijging in het aantal support tickets, vertraging op de werkvloer en groeiende frustratie. En dat terwijl het ERP-systeem juist bedoeld is om te zorgen voor rust en grip in je IT-landschap.
In deze blog duiken we in de inzichten van Anja en Marloes over continue Business Central training en ontdek je hoe de SucceedIT Academy het verschil kan maken voor jouw bedrijf.
De verborgen valkuil: het gevaar van on the job training
Wanneer een nieuwe collega start, lijkt de keuze logisch: laat een ervaren kracht de nieuwkomer direct op de werkvloer inwerken. Anja legt in het gesprek met Marloes helder uit waarom zij absoluut geen fan is van deze on the job training bij ERP-systemen: in al haar jaren ervaring levert dit zelden het gewenste resultaat op.
Waarom ‘kennisoverdracht via collega’s’ leidt tot kennisverval
Stel dat een bedrijf net live is gegaan met Business Central. De key-users hebben een uitgebreide training gehad en nemen zo’n 75% tot 85% van de opgedane kennis mee naar de dagelijkse praktijk.
Anja schetst hoe dit proces zich vervolgens ontwikkelt:
- Na een halfjaar dagelijks werken is de focus verlegd naar vaste routines. Bepaalde knoppen of handige functies zakken weg en de actieve kennis daalt richting de 65%.
- Wanneer een nieuwe collega binnenkomt, draagt de key-user alleen die 65% over die hij of zij zelf nog actief gebruikt.
- De nieuwe collega onthoudt daar op zijn beurt weer 75%
“Je ziet dat die kennis met ieder stapje en met iedere maand eigenlijk een beetje afglijdt. Het is ontzettend zonde om een nieuw systeem te introduceren en vervolgens binnen drie jaar de helft van je kennis, en dus je efficiëntie kwijt te zijn.”
Na één overdrachtsslag werkt een nieuwe medewerker dus nog maar op minder dan de helft van de potentie van het systeem. Medewerkers kijken niet meer over de rand van hun eigen bord en efficiëntie gaat ongemerkt verloren.
Het gevolg: stijgende helptickets en afnemend werkgeluk
Marloes stipte in het gesprek een herkenbaar fenomeen aan: haken nieuwe medewerkers die via on the job training werken sneller af door frustratie? Anja geeft aan dat medewerkers vaak niet eens doorhebben dat ze inefficiënt werken, omdat ze simpelweg niet beter weten.
Pas na twee of drie jaar komt men erachter dat processen veel sneller hadden gekund. De gevolgen voor de supportafdeling zijn direct merkbaar:
- Stijging in support tickets: Zodra de oorspronkelijke key-user vertrekt en er een nieuwe medewerker start, schiet het aantal tickets immens omhoog met vragen die jaren geleden al beantwoord waren.
- Onterechte kritiek op het systeem: Omdat antwoorden op zich laten wachten, groeit de frictie. Business Central krijgt dan vaak onterecht de schuld (“het systeem is traag of inefficiënt”), terwijl de oorzaak puur het kennisverval binnen het bedrijf is.
Rust en grip in je IT-landschap met de SucceedIT Academy
Om het afglijden van kennis een halt toe te roepen en te zorgen voor rust en grip in je IT-landschap, biedt de SucceedIT Academy uitkomst met gerichte trainingen.
Microsoft brengt halfjaarlijks grote updates uit waarin menulijsten of functies veranderen. Denk aan de introductie van ingebouwde analysemogelijkheden waarvan negen van de tien gebruikers het bestaan niet weten.
Anja adviseert daarom om periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks een halve dag) een training te volgen. Dit geldt niet alleen voor nieuwe medewerkers, maar voor het hele team om de basis op peil te houden en op de hoogte te blijven van nieuwe functionaliteiten. Denk aan training als Wegwijs in business central in een dag.
Ontdek onbenut potentieel in Business Central
Tijdens de trainingen ziet Anja regelmatig ‘het licht aangaan’ bij cursisten.
Marloes vroeg in de podcast naar concrete voorbeelden van medewerkers die na een training direct anders aan de slag gingen. Anja noemt daarin onder meer de Taakwachtrijposten: voor veel mensen een groot mysterie, totdat ze ontdekken dat terugkerende taken hiermee volledig automatisch kunnen verlopen. Dat levert direct tijdwinst en werkgeluk op.
Kennis delen en community-opbouw
Een ander krachtig element van de SucceedIT Academy is de uitwisseling tussen deelnemers. Anja herinnert zich een van de eerste pilot-trainingen: twee cursisten uit verschillende bedrijven liepen tegen hetzelfde probleem aan. De één had de oplossing al paraat, de ander was nog zoekende. Na de training zochten ze contact met elkaar om kennis uit te wisselen. Zo ontstaat er een waardevolle community rondom Business Central.
Een bedrijf dat ERP-kennis op peil houdt, wint op alle gebieden
Training en change management worden binnen bedrijven nog te vaak onderschat of uit kostenoverweging overgeslagen. Maar wie vooraf investeert in een solide kennisbasis bij key-users en het gehele bedrijf meeneemt, legt de basis voor langdurig succes.
Marloes sloot de podcast af met een stelling die Anja feilloos afmaakte:
Marloes: “Een bedrijf dat ERP-kennis van haar personeel structureel op peil houdt, die…?”
Anja: “Wint. Op alle gebieden. In werkgeluk, in systeem-efficiëntie. In alles.”
Zet de volgende stap met jouw bedrijf
Wil je voorkomen dat kostbare Business Central kennis binnen jouw bedrijf wegsijpelt? Wil je nieuwe medewerkers een vliegende start geven en de efficiëntie van je huidige team naar een hoger niveau tillen?
Ontdek de trainingen van de SucceedIT Academy. Samen zorgen we voor een optimaal IT-landschap, maximale efficiëntie en rust op de werkvloer.