Negen jaar later dan oorspronkelijk gepland en met een budgetoverschrijding van 5 miljard euro (op een budget van 2 miljard euro) heeft de nieuwe luchthaven in Berlijn onlangs z’n deuren geopend. Een uiterst opmerkelijk projectresultaat, behaald in een land dat toch ooit om z’n stiptheid en betrouwbaarheid bekendstond.
Er is natuurlijk maar weinig fantasie nodig om parallellen met IT-projecten te trekken. En dan niet alleen die in Duitsland, maar over de hele wereld! Hier zijn 5 belangrijke lessen waarvan je bij je volgende ERP-project of digitale transformatie-initiatief kunt profiteren.
1. Zorg ervoor dat iedereen dezelfde doelen nastreeft
Besteed voldoende tijd aan het goed definiëren van de projectdoelen en de scope. En doe dat vroegtijdig, dus voordat het project echt begint.
Zorg voor betrokkenheid en instemming van alle belanghebbenden bij dit proces. Ondanks het optimisme bij de start van de meeste projecten, zullen er altijd negatieve verrassingen en onverwachte veranderingen zijn. Juist in die situaties is het superbelangrijk dat de doelen glashelder zijn en dat iedereen echt toegewijd is – niet alleen met woorden.
2. Beperk de projectomvang!
Met de beschikbaarheid van zoveel verleidelijke nieuwe technologieën is het erg aantrekkelijk om met een brede projectomvang te beginnen. In de praktijk helaas vaak te breed. En daar gaat het dan mis! De succesmantra luidt: ‘breed oriënteren, smal implementeren’. Het definiëren en uitvoeren van een reeks kleinere projecten is immers vaak veel effectiever dan te proberen de hele wereld in één grote stap te veranderen. Door een logische fasering aan te houden kan het totale project opgedeeld worden in voor de organisatie en leverancier behapbare deelprojecten en -activiteiten. Na afronding van een fase kan bepaald worden of de overige prioriteiten en volgorde van de opvolgende projecten nog overeind blijven.
3. Vasthouden aan het plan!
De belangrijkste oorzaak van veel ellende in bij de luchthaven in Berlijn was de tussentijdse aanpassing van de oorspronkelijke plannen. Dat zien we helaas ook vaak bij IT-projecten. Door zo te handelen loop je al snel het risico de weg kwijt te raken. Het is veel effectiever om alle goede nieuwe ideeën te verzamelen en deze te gebruiken om – pas na afronding van de huidige fase – de volgende (opnieuw kleine!) fase te definiëren. Het wordt natuurlijk moeilijker om je aan het oorspronkelijke plan te houden als je in een turbulente omgeving opereert. Een extra reden dus om je project in meerdere kleine stapjes op te splitsen.
4. Geen veranderingen in het projectmanagementteam
Zodra het doel, de projectomvang en het plan duidelijk zijn, is het belangrijk om aan de slag te gaan. Met het team dat er is. En idealiter heb je ook vanaf het prille begin jouw verantwoordelijkheid genomen bij het vinden en selecteren van het beste team. Doe dus geen concessies aan kwaliteit om zogenaamd slimme besparingen te realiseren, zoals te vaak gebeurt! Het telkens veranderen van het projectmanagementteam, zoals bij de luchthaven in Berlijn gebeurde, brengt ook steeds weer nieuwe ideeën met zich mee. Over de doelen. Over het plan. Over de projectomvang. En over de uitvoering. Met verdere vertragingen als logisch gevolg!
5. Maak één individu eindverantwoordelijk!
En ten slotte de meest interessante vraag: wie is verantwoordelijk voor het mislukken van het project? Over de luchthaven van Berlijn is dat moeilijk te zeggen, aangezien er drie verschillende organisaties bij betrokken waren. En allemaal hadden zij meerdere directeuren en managers die erbij betrokken waren. En dus ligt de dader op het spreekwoordelijke kerkhof! Wie is in jullie project degene die jullie kunnen eren als het een succes wordt? En terechtwijzen als dat onverhoopt niet lukt? Jullie kans op succes neemt fors toe als jullie één persoon met de juiste macht en positie uiteindelijk verantwoordelijk stellen. Zowel voor het succes als voor het eventuele falen.
Projectaanpak DynamicsConsultants
Hoewel wij geen luchthaven bouwen en onze projecten geen miljarden kosten, mogen ook onze klanten verwachten dat wij de afgesproken budgetten bewaken en er alles aan doen om nare verrassingen te voorkomen. Bovenstaande 5 inzichten spelen daarin ook een zeer belangrijke rol.
Door behapbare projecten en duidelijke afspraken over de doelstellingen en scope wordt aan de voorkant het risico op projectfalen grotendeels afgedekt. Wanneer je nu ook nog vasthoudt aan de scope en duidelijk de verantwoordelijkheden hebt belegd, kan het bijna niet meer misgaan. Dit geldt niet alleen voor de totale eindverantwoordelijkheid, ook op projectactiviteitsniveau moet duidelijk zijn wie de kartrekker is en ervoor moet zorgen dat acties worden opgepakt en afgerond.
Wij hanteren een heldere projectaanpak waarbij vooraf de scope in een begroting in detail is uitgewerkt. Als onderdeel van het contract wordt een deliverable-lijst opgesteld waarin is gedefinieerd wat de uitkomsten van het project moeten zijn. Dit op detailniveau zodat er zo min mogelijk mis kan gaan in de verwachtingen. Ook benoemen we waar mogelijk en relevant wat buiten de scope valt.
Als dit vastgelegd is, kunnen projecten fixed price worden aangeboden en kan er op basis van de scope en deliverable-lijst een gedetailleerde projectplanning worden opgesteld. Alle acties zijn vervolgens gericht op het opleveren van de in de deliverable-lijst gedefinieerde onderdelen. En weet je wat? Door deze benadering is er zelfs vaak nog tijd over om tussendoor wat extra’s te doen en processtapjes verder te optimaliseren. Daarnaast zijn de verwachtingen helder en is het duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke project-deliverable.
Ingrediënten voor succes: transparantie, heldere scope, deliverables in beeld, verantwoordelijkheden duidelijk belegd, eerlijke en open communicatie, en samenwerking.