Harmony Relocation zette in het najaar van 2020 samen met SucceedIT de stap van Navision 4.0 naar Business Central in de cloud.
Thuis of onderweg werken, internationaal samenwerken en het anywhere/anytime-principe zijn al jaren de normaalste zaak van de wereld voor Harmony Relocation. Er bestond dus geen twijfel over de overstap naar Dynamics 365 Business Central. Harmony wilde vooral wachten op een volledige en stabiele cloud-based ERP-oplossing van Microsoft.
Harmony Relocation is een ledenorganisatie die samen een wereldwijd netwerk van verhuisbedrijven vormt. Hoewel het een wereldwijd netwerk is, staan lokale waarden hoog het vaandel. Aangesloten bedrijven zijn veelal familiebedrijven die de lokale cultuur goed kennen en een lange historie in de eigen regio hebben.
Door de bundeling van lokale bedrijven in één internationaal netwerk wordt optimaal gebruikgemaakt van de wereldwijde infrastructuur en bundeling van kennis op het vlak van duurzaamheid en technologie.
Harmony Relocation is in 1992 opgericht, inmiddels hebben zich 140 bedrijven uit 60 landen bij hen aangesloten. De leden zijn mede-eigenaar waardoor een persoonlijke benadering gecombineerd met lokale expertise zorgt voor een hoge kwaliteit van dienstverlening.
Gezien het internationale karakter van Harmony is het niet vreemd dat gekozen is voor een modern en internationaal georiënteerde ERP-oplossing. Zij gebruikten al 16 jaar Navision voordat zij overstapten op Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Harmony is zeer gecharmeerd van de volledige cloud-based versie van de Microsoft Dynamics 365-oplossing. Het Microsoft 365-platform (voorheen Office 365) hadden zij al een tijdje in gebruik.
Van Navision 4.0 naar Business Central
Een upgrade van Navision 4.0 uit 2004 naar Microsoft Dynamics 365 Business Central was nog niet eerder uitgevoerd in Nederland. Een 16 jaar oude omgeving upgraden, met behoud van alle historische data en instellingen klinkt wellicht als iets wat zeer complex en kostbaar is, maar dat valt erg mee. In slechts 6 dagen tijd werd de technische upgrade uitgevoerd en werd de 4.0-versie omgezet naar het nieuwe cloud-based Business Central van Microsoft. De historische data (financiële boekingen, orders en facturen) is mee overgezet, evenals de stamgegevens (zoals klanten, het grootboek, leveranciers etc.).
De technische upgrade was niet de hoofddoelstelling van het project. De upgrade was vooral bedoeld om het applicatielandschap te vereenvoudigen en de bedrijfsprocessen te optimaliseren. Er zijn nu nog maar twee applicaties in gebruik om de bedrijfsprocessen te ondersteunen, in plaats van vier.
De upgrade en het optimaliseren van de processen in Business Central leveren, naast een vereenvoudigd applicatielandschap, veel extra tijd op. Vooral op het facturatieproces en de ledenadministratie wordt veel tijd bespaard, maar liefst 33%.
Met een projectleider (CFO Peter Harsma) in Spanje, medewerkers die vooral vanuit huis werken en de SucceedIT-consultants die gewend zijn projecten op afstand uit te voeren, bleek op afstand werken geen enkel probleem om het project succesvol af te ronden.
Hoe is het project verlopen?
Peter Harsma: “Met SucceedIT kan ik lezen en schrijven. Ik weet wat er moet gebeuren en jullie weten wat er moet gebeuren. Dat werkt heel prettig.”
Peter Harsma (CFO en projectleider Harmony): “We hebben wekelijkse Teams-sessies gepland. Nog belangrijker dan anders is een heldere scope en duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden. We hebben gekozen voor een klein effectief projectteam. SucceedIT heeft ervaren consultants op het project gezet. Het is altijd even afwachten of het goed gaat lopen, maar de kwaliteit van het geleverde werk is goed en de samenwerking verliep soepel.”
Bert Oostenbrug (lead-consultant SucceedIT): “De samenwerking verliep prima. Via Teams werkt het gewoon heel goed. We zijn gedurende het hele project nooit samen geweest. We hebben een keer op locatie in Weesp kennisgemaakt en gezamenlijk de scope bepaald. Natuurlijk is het fijn om iemand in levenden lijve een keer ontmoet te hebben voordat je nauw met elkaar gaat samenwerken op een project. Het project verliep verder heel goed, de klant leverde inhoudelijk goede input. Peter was zeer sterk betrokken bij het project. Dat maakt het project veel makkelijker en we kijken terug op een mooi project waarmee de vooraf gestelde doelen zijn gerealiseerd binnen budget!”
Peter Harsma: “Wij hebben het volste vertrouwen in IT-projecten op afstand, zolang je er maar zelf voldoende aandacht aan geeft en er de juiste consultants bij haalt. Ook de tweede fase van dit project zal op afstand worden uitgevoerd met hetzelfde team en dezelfde positieve energie!“