Je herkent het vast wel: je koopt na stevige vergelijkingen een fraaie magnetron en de verkoper legt je alle functies uit. Maar eenmaal thuis is het meeste vergeten en gebruikt je alleen de gewone functies nog.
Software aanschaffen gebeurt vaak weloverwogen en na een goede vergelijking van de mogelijkheden. Maar als een pakket eenmaal draait, wordt niet meer gekeken naar optimalisatie. Wordt het pakket echt optimaal benut? Is je eigen proces inmiddels veranderd? Daar zit veel winst! Bijvoorbeeld door meer informatie uit je systeem te halen.
Gebruikt je Dynamics (voorheen Navision)? Laat dan een korte maar gerichte scan uitvoeren. Je zult veel informatie verkrijgen. Als je je richt op basis EDP Audit zaken en op procesoptimalisatie bouw je aan een beheersbare IT omgeving die de basis is voor een beheersbare en toekomstgerichte ICT-omgeving.
Checklist van controlepunten
Wat kan er zoal verbeterd worden? We kijken naar een paar IT Audit kenmerken.
- Autorisaties, rollen en rechten. Hiermee realiseert u functiescheiding. Dat voorkomt ongewenste handelingen.
- Audit trail. Registreer de handelingen van gebruikers van het systeem. Laat jeniet wijs maken dat het activeren hiervan negatief is voor de performance van je systeem. Slim gebruik maken van logging maakt veel mogelijk.
- Check de financiële inrichting. Maak bijvoorbeeld gebruik van mogelijkheden om handmatige directe boekingen op grootboeken te voorkomen. Controleer gebruikersinstellingen die regelen of gebruikers wel financiële boekingen mogen doen. Check de kredietlimiet settings en bijvoorbeeld automatische aanmaningen.
- User management, change management, backup & recovery en stamgegevensbeheer. Dit zijn de belangrijkste en elementaire ICT beheermaatregelen. Zij hebben veel invloed op de efficiency van het proces.
Ga na hoe uw organisatie op deze punten scoort. Heb je goed in beeld? Heb je acties ingezet ter verbetering? Dan ben je ‘in control’ van je Dynamics omgeving.
Op weg naar procesoptimalisatie
Procesverbetering is uiteraard sterk afhankelijk van de bedrijfstypologie en daarmee de bedrijfsprocessen. Stel vast in welke processen je momenteel veel energie steekt door onverwacht herstel, adhoc activiteiten, handmatige en intensieve controles en invoer. Je komt al snel tot een waardevol overzicht van potentiele verbetermogelijkheden. De vertaling naar IT-oplossingen is de volgende slag.
Voorbeelden van verbeteringen in bedrijfsprocessen:
1 – Digitale factuurverwerking
Natuurlijk is het nut afhankelijk van de omvang van de factuurstroom en het controle protocol. Maar je kunt al snel geld verdienen met het digitaliseren van de inkomende en uitgaande factuurstroom. De mogelijkheden binnen je Dynamics oplossing zijn aanwezig. Daarnaast zijn er ook veel goede oplossingen beschikbaar die goed te koppelen zijn met je Dynamics oplossing. Het implementeren is vaak maar een beperkte investering. Per factuur kun je al snel enkele euro’s verdienen. De business case is snel gemaakt.
2 – CRM (customer relation management)
CRM binnen Dynamics NAV en AX standaard beschikbaar. De mogelijkheden zijn breder dan alleen het registreren van contacten en leads, maar beperkter dan bij Dynamics CRM. Maak een afweging of je de CRM mogelijkheden binnen je huidige oplossing wil gebruiken of dat je Dynamics CRM (of een andere CRM oplossing) wil gebruiken. Dat hangt af van de doelstellingen en het marketing en sales proces. Het inventariseren van het maximaliseren van de mogelijkheden van de CRM module is een goede start in de afweging of deze CRM functionaliteit voldoet. Een vergelijking kost alleen papier en denktijd!
3 – Management en proces informatie
Een ERP oplossing is rijk aan waardevolle informatie over uw bedrijfsprocessen. Hoe verzilver je deze rijkdom? Je kunt deze informatie gebruiken voor het monitoren en bijsturen van bedrijfsprocessen. De tevredenheid over het verkrijgen van management en procesinformatie uit Dynamics is soms laag. Dat heeft alles te maken met het niet inzetten van goede tools, terwijl die er wel zijn.
Zelf doen of laten doen?
Kan je een dergelijke scan zelf uitvoeren? Ja natuurlijk. Je komt heel ver met de nodige kennis van analyse op data, proceskennis en een inventarisatie van pijnpunten in je organisatie.
Je kunt ook een slag dieper gaan door gebruik te maken van speciale analyse tooling gericht op de belangrijkste IT Audit elementen, data analyse en procesoptimalisatie. Wij adviseren je hierbij graag.
Hoe dan ook: een kritische blik levert geld op! Neen contact met ons op of bekijk onze optimalisatie oplossingen