Gepimpte auto(matisering)
Stelt u zich voor. U kocht ooit een simpel basismodel auto, maar langzamerhand heeft u hem aangepast aan uw wensen, zodat het helemaal uw ‘voiture’ is geworden. Verfraaid met dubbele uitlaat, brede banden, spetterende wieldoppen, een opgevoerde motor, een volledig vernieuwd interieur, een stereo installatie die de helft van de kofferbakruimte inneemt en uiteraard mooie schijnwerpers voor. Op en top gepimpt. Maar dan krijgt u motorpech en haalt u nog net de garage van uw inmiddels bijna onherkenbare merk. Geen garantie meer, de onderdelen die vervangen moeten worden zijn niet meer standaard dus er zijn geen passende onderdelen, u weet zelf ook niet meer exact te vertellen wat er veranderd is ten opzichte van het standaard model en tot overmaat van ramp moet uw hele stereo-installatie gedemonteerd worden om bij de plek te komen waar het euvel mogelijk zit.
U krijgt een behoorlijk gepimpte rekening, een halfbakken oplossing en uw qua uiterlijk prachtige auto, die niet meer naar behoren rijdt.
Onderhoudbaar of onhoudbaar?
Maatwerk in relatie tot bedrijfsprocessen wordt vaak toegepast om tekortkomingen in ERP systemen op te vangen. Specifieke bedrijfsprocessen of processtappen die niet passen of beschikbaar zijn, worden met plakband gelijmd.
De roep om maatwerk leidt in sommige gevallen tot bijzonder creatieve innovatie. Maar het leidt in veel meer gevallen tot slecht onderhoudbare oplossingen. Slecht onderhoudbaar wordt vanzelf onhoudbaar.
Gedocumenteerd of gefactureerd?
Maatwerk in ERP wordt in de praktijk niet of slecht gedocumenteerd. Het is helder dát er wat is veranderd is, maar niet wát er veranderd is. Standaard onderdelen van de software, maar ook simpele add ons en plugin’s werken niet meer naar behoren. Bij problemen krijgt u te horen dat uw leverancier het alleen kan oplossen door veel tijd te steken in onderzoek. Uiteraard valt het niet binnen wat voor garantie dan ook. Het valt wel binnen facturabele uren voor uw leverancier.
De risico’s van maatwerk mogen dan ook duidelijk zijn
- Spaghetti automatisering
- Nieuwe releases werken niet meer
- U bent gebonden aan specifieke medewerkers van uw leveranciers die het maatwerk gebouwd hebben.
- De kennis over maatwerk binnen uw eigen organisatie verwatert: kennis vertrekt, hoe zat het ook al weer, waarom hadden we het nodig?
- Maatwerk is duur om te ontwikkelen, maar nog duurder om te onderhouden
Slecht onderhouden en slecht gedocumenteerd maatwerk leidt vrijwel altijd tot een kostbare her-implementatie in plaats van een upgrade of nieuw release.
Dan maar geen maatwerk?
Gelukkig is de situatie niet zo zwart wit. Maatwerk aan de rand van uw oplossing is heel goed mogelijk. Scherm-aanpassingen, nieuwe ontwerpen voor rapporten, een extra invoer-veldje: het zijn allemaal gebruikelijke ‘pimp-acties’ met een nuttig doel. Fine tuning naar de actuele situatie in uw organisatie. Het beste is om te zorgen dat u dit maatwerk duidelijk kan scheiden van de standaard modules van uw oplossing, zodat bij een upgrade of nieuwe release heel duidelijk is wat standaard is en wat maatwerk is.
Maak voordat u aan maatwerk begint een goede kosten/baten afweging. Heeft u er echt profijt van als organisatie? Bespaart het invoer- en/of wachttijd, reduceert het fouten? Weegt dit op tegen de kosten van het bouwen en onderhouden van het maatwerk?
Leg alle wijzigingen in de software goed vast. Documenteren is over het algemeen niet de sterkste kant van bedrijven en hun software partners bij ERP implementaties. In het geval van maatwerk is documentatie in verband met onderhoudbaarheid van de oplossing van onschatbare waarde. Het is niet leuk om te doen, het kost ook nog geld om het te maken. Maar wilt u een herimplementatie of kostbare upgrade voorkomen dan zijn dit noodzakelijke stappen. Bij een calamiteit of aanpassing prijst u zichzelf gelukkig met deze handleiding voor onder uw eigen motorkap.
Wat zijn goede alternatieven voor maatwerk?
1. Proces aanpassen
Kijk of u uw bedrijfsprocessen kunt aanpassen aan de tekortkoming van uw ERP. Dit moet natuurlijk alleen gedaan worden indien het anders werken een even goed alternatief is. Laat uw ERP niet uw wereld regisseren, alleen optimaliseren.
2. Bouwen buiten het systeem
Bouw losse software componenten buiten de ERP oplossing, om processtappen of berekeningen uit te voeren die te complex zijn voor uw huidige ERP. Communicatie tussen de losse componenten en ERP is tegenwoordig niet meer zo complex en voorkomt in ieder geval dat uw ERP oplossing niet meer standaard is. Ook hier geldt: maak goede beschrijvingen van het maatwerk en de koppelingen om in de toekomst makkelijk naar nieuwe versies van uw ERP over te gaan.
3. Kant-en-klare en geteste add-ons en modules
(Bijna) alles is al eens bedacht. (dus ook deze uitspraak) Ga op zoek naar gelijksoortige bedrijven met dezelfde ERP oplossing. Zoek uit hoe zij mogelijke tekortkomingen hebben ingevuld. Vaak zijn er losse add-ons of modules verkrijgbaar die uw specifieke vraagstuk oplossen. Praat met uw software leveranciers, uw collega’s op de markt en gespecialiseerde IT adviesbureaus. Goede raad is duurzaam!
4. Ga een half jaar zonder maatwerk aan de slag.
Laat u niet verleiden tot maatwerk tijdens de eerste implementatie van uw ERP. Ga eerst eens een halfjaar aan de slag zonder maatwerk. Neem de tekortkomingen voor lief en evalueer na een halfjaar welke pijnpunten u echt tijd en geld kosten. Los deze op.
Wat is uw ervaring met maatwerk in relatie tot bedrijfsprocessen? Laat het ons weten!