Een succesvolle implementatie van Business Central is een belangrijke stap. Processen zijn ingericht, key-users zijn meegenomen en medewerkers weten hoe ze met het systeem moeten werken.
Maar daarna begint de dagelijkse praktijk. Organisaties veranderen, nieuwe collega’s starten en Microsoft blijft Business Central ontwikkelen. Met Business Central training alleen tijdens de implementatie ben je er niet. Nieuwe collega’s starten, processen veranderen en Business Central blijft zich ontwikkelen.
Dat is iets wat we bij SucceedIT dagelijks zien.
In de nieuwste aflevering van de SucceedIT Podcast bespreken Marloes (Lead Marketing) en Anja (Support Engineer) waarom zij vanuit die praktijk de SucceedIT Academy zijn gestart. Niet omdat organisaties simpelweg meer trainingen nodig hebben, maar omdat blijvende kennis volgens hen een belangrijk onderdeel is van succesvol werken met Business Central.
De valkuil van ‘learning on the job’ bij Business Central
Een nieuwe collega laten inwerken door een ervaren collega klinkt logisch. Die kent de organisatie, de processen en Business Central. Toch ziet Anja in de praktijk dat juist bij deze vorm van kennisoverdracht ongemerkt veel ERP-kennis verloren kan gaan.
Ze geeft in de podcast een eenvoudig rekenvoorbeeld.
Stel dat key-users na een uitgebreide training zo’n 75 tot 85% van de opgedane kennis meenemen naar de dagelijkse praktijk. Een halfjaar later zijn vaste routines ontstaan. Functies die weinig worden gebruikt, zakken weg en van die oorspronkelijke kennis wordt bijvoorbeeld nog zo’n 65% actief gebruikt.
Komt er vervolgens een nieuwe collega? Dan wordt vooral dÃé kennis overgedragen. En ook de nieuwe medewerker onthoudt daar weer een deel van.
Zo wordt de beschikbare kennis bij iedere overdracht een stukje smaller.
Je ziet dat die kennis met ieder stapje en met iedere maand eigenlijk een beetje afglijdt.
Het zijn geen exacte percentages die voor iedere organisatie gelden, maar deze voorbeelden ziet Anja dagelijks in de praktijk: kennis die tijdens een implementatie aanwezig was, kan binnen een paar jaar voor een belangrijk deel naar de achtergrond verdwijnen.
Dat merk je niet altijd direct. Medewerkers werken zoals ze het geleerd hebben en weten niet welke mogelijkheden ze missen. Pas later komen vragen opnieuw bij support terecht, ontstaan workarounds of krijgt Business Central de schuld van een proces dat eigenlijk slimmer ingericht kan worden.
Daarom zijn we de SucceedIT Academy gestart
Ondertussen staat Business Central zelf niet stil. Microsoft brengt regelmatig nieuwe functionaliteiten en verbeteringen uit. Organisaties veranderen bovendien zelf: processen worden aangepast, teams groeien en medewerkers krijgen andere verantwoordelijkheden.
De kennis die bij livegang voldoende was, hoeft een paar jaar later dus niet meer voldoende te zijn.
Vanuit support, consultancy en het dagelijkse contact met Business Central-gebruikers zien we deze situaties steeds opnieuw. Precies daar ligt de oorsprong van de SucceedIT Academy.
Niet als een verzameling losse trainingen, maar vanuit het idee dat kennis moet kunnen meegroeien met de mensen, de organisatie én Business Central.
Dat kan betekenen dat een nieuwe medewerker een goede basis meekrijgt met Wegwijs in Business Central, maar ook dat ervaren gebruikers periodiek hun kennis opfrissen en ontdekken welke nieuwe mogelijkheden er inmiddels zijn.
Niet alleen weten waar je moet klikken
Goede kennis van Business Central betekent voor ons meer dan weten welke knop je nodig hebt.
Tijdens trainingen ziet Anja regelmatig dat deelnemers functionaliteiten ontdekken die al beschikbaar zijn, maar die ze in hun dagelijkse werk niet gebruiken. Simpelweg omdat ze niet weten dat ze bestaan of wat ze ermee kunnen.
Een voorbeeld uit de podcast zijn Taakwachtrijposten. Voor veel gebruikers klinkt dat in eerste instantie technisch. Totdat ze ontdekken dat terugkerende taken hiermee automatisch uitgevoerd kunnen worden. Dan wordt ineens duidelijk wat zo’n functionaliteit in de dagelijkse praktijk kan opleveren.
Dat is precies waarom we binnen de Academy niet alleen functies en schermen behandelen. We kijken naar het proces erachter. Waarom werkt iets op deze manier? Welke mogelijkheden heb je? En wat betekent een keuze verderop in het proces?
Wie begrijpt waarom iets werkt, is minder afhankelijk van een vast rijtje handelingen en kan zelfstandiger keuzes maken.
Onze trainers werken bovendien zelf dagelijks met Business Central-organisaties. Ze zien welke vragen bij support terugkomen, waar gebruikers vastlopen en welke mogelijkheden in de praktijk vaak onbenut blijven. Die ervaring nemen ze mee de Academy in.
Business Central leren vanuit de praktijk én van elkaar
De kennis tijdens een training komt niet alleen van de trainer.
Tijdens een van de eerste pilottrainingen bleken twee deelnemers uit verschillende organisaties met hetzelfde vraagstuk bezig te zijn. De één had al een oplossing gevonden, de ander was nog zoekende. Na de training wisselden ze ervaringen uit en hielden ze contact.
Juist dat maakt leren in een groep waardevol.
Organisaties verschillen, maar veel uitdagingen rondom Business Central zijn herkenbaar. Door ervaringen uit te wisselen, leer je niet alleen hoe Business Central bedoeld is, maar ook hoe andere organisaties ermee werken.
Kennis die met je organisatie meegroeit
Aan het einde van de podcast legt Marloes een stelling voor aan Anja:
Een bedrijf dat ERP-kennis van haar personeel structureel op peil houdt, die…?
Anja hoeft daar niet lang over na te denken:
Wint. Op alle gebieden. In werkgeluk, in systeem-efficiëntie. In alles.
Die uitspraak vat goed samen waarom de SucceedIT Academy bestaat.
Niet om zoveel mogelijk trainingen te geven, maar om ervoor te zorgen dat kennis niet langzaam verdwijnt nadat een implementatie is afgerond. En om gebruikers te laten ontdekken wat er vandaag méér mogelijk is dan wat ze gisteren al deden.
Want Business Central blijft zich ontwikkelen. De vraag is vooral: groeit de kennis van je medewerkers mee?
Benieuwd naar het verhaal achter de SucceedIT Academy? Luister naar de podcast met Marloes en Anja. Of bekijk de trainingen en ontdek welke kennis jouw team verder kan helpen.
Zet de volgende stap met jouw bedrijf
Wil je voorkomen dat kostbare Business Central kennis binnen jouw bedrijf wegsijpelt? Wil je nieuwe medewerkers een vliegende start geven en de efficiëntie van je huidige team naar een hoger niveau tillen?
Ontdek de trainingen van de SucceedIT Academy. Samen zorgen we voor een optimaal IT-landschap, maximale efficiëntie en rust op de werkvloer.