In Nederland zijn er veel bedrijven die hoogwaardige artikelen fabriceren en leveren. Maar in onze dagelijkse praktijk zien wij dat de systemen waar zij mee werken lang niet altijd even efficiënt zijn. Met als uitgangspunt ‘papierloos en Lean werken’ kunnen interne processen snel gemoderniseerd worden.
Quick-wins zijn vooral te behalen bij een overstap van veel papier naar papierloos werken. We zien dat er nog veel ‘papieren processen’ zijn. Denk aan inkoopfacturen die worden geprint om de organisatie door te gaan voor goedkeuring. Maar bijvoorbeeld ook geprinte verkooporders die van de orderverwerking naar de boekhouding gaan voor verdere afhandeling. Mochten jullie nog ‘papieren processen’ hebben, vraag je dan af waarom. En wat je kunt doen om het papier uit het proces te laten verdwijnen. Gegarandeerd dat het proces daardoor ook efficiënter wordt.
Papierloos werken
We starten altijd met een korte analyse van de belangrijkste processen: waar zit papier, waarom is er papier, wat moet er nog handmatig en wat is te automatiseren? Daarnaast kijken wij vanuit Lean-perspectief direct of processen vereenvoudigd kunnen worden. Minder processtappen, geen overbodige controles, en duidelijke en geautomatiseerde triggers om de volgende processtap in gang te zetten.
Papierstromen kunnen simpelweg verdwijnen door ze te digitaliseren, maar ook door zogenaamde procestriggers in te bouwen waardoor benodigde vervolgacties in het systeem inzichtelijk worden. Waarom zou je een kopie van een pakbon van uitgeleverde goederen naar de boekhouding brengen om te laten factureren, als het systeem je simpelweg laat zien welke orders zijn uitgeleverd en dus gefactureerd kunnen worden? Of nog beter, waarom factureer je niet automatisch op het moment dat de goederen het pand verlaten?
Wij hebben tal van bedrijven papierloos gemaakt door het invoeren van een digitaal proces voor de verwerking van inkoopfacturen, het scannen in het magazijn (geen pickbon meer nodig) en geautomatiseerde orderafhandeling en facturatie.
De winst
Bij papierloos werken worden inkomende facturen gedigitaliseerd en moet voor het goedkeuren van die facturen de betreffende medewerker inloggen op een portal. De uitgaande stroom documenten verloopt per mail in de vorm van pdf’s. Bankafschriften die voorheen met de hand werden ingevoerd, worden nu geïmporteerd. Alle documenten zijn eenvoudig in een digitaal archief op te slaan. Dergelijke aanpassingen in het proces leveren een aanzienlijke tijdswinst op.
Voor de interne planning en realtime inzichten creëren wij zogeheten werktegeltjes. Die krijgen de medewerkers op hun beeldscherm te zien. Deze tonen relevante informatie uit het systeem, hun lopende taken en bijvoorbeeld ook een overzicht van de na te bellen verkoopkansen, de inkooporders die al geleverd hadden moeten zijn, of een overzicht van de backorders. Nadat veel documenten en processen gedigitaliseerd zijn, ontstaan er ook meteen nieuwe en heldere inzichten die volledig up-to-date en voor iedereen beschikbaar zijn.
Wil je nog een stap verder gaan, denk dan aan RPA (Robot Proces Automation). Hiermee worden processtappen in je bedrijf die een repeterend en gestandaardiseerd karakter hebben, volledig geautomatiseerd.
Voor al deze aanpassingen in het werkproces gebruikt SucceedIT bestaande oplossingen; zo blijven maatwerk en ook de kosten tot een minimum beperkt.
Gefaseerd aanpakken
Een ‘papierloos’ project kan met een doorlooptijd van slechts twee à drie maanden gerealiseerd worden. Wij pakken de processen één voor één aan in logische en korte verbetertrajecten. Vaak kost het de meeste tijd om de medewerkers aan de nieuwe werkwijze te laten wennen.
Continu verbeteren
Ons advies: blijf je processen beoordelen. Welke stappen zijn overbodig? Welke stappen kunnen worden vereenvoudigd? Blijf onderzoeken hoe je jullie processen Lean kunt maken en pak dat vervolgens gefaseerd op. Met kleine stapsgewijze verbeteringen valt al veel en snel resultaat te boeken.