“Boekhouden natuurlijk”, zult u misschien zeggen, of: “financiële administratie”. Maar weet u ook waar u precies op moet letten, als u een boekhoudprogramma zoekt? Er is veel boekhoudsoftware op de markt. Voor kleine ondernemers zijn er heel eenvoudige, zelfs gratis, oplossingen. Voor middelgrote tot grote ondernemingen zijn er complete Enterprise Resource Planning‑systemen (ERP), waar veel meer mee gedaan kan worden dan ‘alleen maar’ boekhouden. Hoe de software ook heet, het is belangrijk dat u weet wat uw boekhoudprogramma moet doen.
Hieronder worden wat afwegingen gemaakt en de specifieke functies van een boekhoudprogramma toegelicht.
Afwegingen bij de keuze van een boekhoudprogramma
Vrijwel iedereen zal het erover eens zijn dat boekhoudsoftware:
- ervoor moet zorgen dat de organisatie aan haar wettelijke verplichtingen voldoet;
- eenvoudig te leren en te gebruiken moet zijn;
- moet passen bij bestaande systemen en werkprocessen;
- moet meegroeien met het bedrijf, veranderende regelgeving en technologieën.
Welke boekhoudsoftware voor uw onderneming de juiste is, hangt in de eerste plaats af van de omvang van uw bedrijf. Verder maakt het verschil of u zelf de boekhouding doet ― inclusief jaarrekening en belastingaangifte ― of dat u dit aan een accountantskantoor of belastingadviseur overlaat.
Denkt u met deze afwegingen in het achterhoofd eens na over de functies die boekhoudprogramma’s vaak bieden:
Boekhouden
Al bij de kernfunctie ‘boekhouden’ valt er iets te kiezen. Uiteraard kunt u met elk boekhoudprogramma de financiële feiten vastleggen en de balans opstellen. Toch is zelfs hier het ene boekhoudprogramma het andere niet. Kan er bijvoorbeeld met het RGS‑rekeningschema gewerkt worden? Kunnen bankafschriften ingelezen en automatisch verwerkt worden met het formaat CAMT? Hoe flexibel en gebruiksvriendelijk zijn subadministraties? En hoe zit het met afschrijvingsmethoden? Verder zijn er boekhoudprogramma’s die taken vergaand automatisch kunnen doorvoeren, zoals het boeken van periodiek terugkerende journaalposten. Zelfs het uitvoeren van controles op boekingen op basis van data-analyse is mogelijk.
Betalingsverkeer
Op betalingsverkeer kunt u geld besparen, als u het uw bank zo gemakkelijk mogelijk maakt. Daarom is het belangrijk dat een boekhoudprogramma ingericht is op telebankieren. Ook moet het programma batchbestanden van betalingsopdrachten kunnen maken en aanbieden. De meeste boekhoudpakketten zullen in de afgelopen tijd zijn aangepast aan de invoering SEPA, maar het programma moet de ruimte hebben voor verdere ontwikkelingen.
Workflowmanagement
Betalingen moeten geaccordeerd worden, rekeningen en boekingen gecontroleerd. Afhankelijk van de omvang van uw bedrijf zal digitaal workflowmanagement belangrijk voor u zijn. Er moet een systeem zijn dat de stappen in een werkproces bewaakt en gebruikers op basis van verschillende rollen en bevoegdheden die stappen laat uitvoeren. Een belangrijke vraag is hierbij, of u deze functionaliteit binnen een boekhoudprogramma zoekt. Een koppeling van uw boekhoudpakket met een workflowmanagementsysteem kan in grotere organisaties een betere keuze zijn. Dat pakket moet dan voldoende integratiemogelijkheden bieden.
Documentmanagement
Boekstukken vormen het fundament van uw boekhouding. Een boekhoudprogramma biedt soms mogelijkheden om boekstukken in te scannen en op te slaan. Maar let op: alle boekstukken zijn documenten, niet alle documenten zijn boekstukken. Bij grotere organisaties is het vaak beter om te werken met een echt documentmanagementsysteem. Boekstukken kunnen dan duidelijker worden gelinkt en gecombineerd met andere relevante stukken, bijvoorbeeld over een bepaalde klant. Het boekhoudprogramma moet dan koppelingsmogelijkheden hebben voor dit soort systemen.
Aangiften en verplichte rapportages
De Belastingdienst wil periodiek het een en ander van u ontvangen en stelt digitale aanlevering (via Digipoort) verplicht. Ook uw (al dan niet geconsolideerde) jaarstukken deponeert u via Digipoort. Uw opgaven aan het CBS gaan langs dezelfde weg. Het is daarom van belang dat een boekhoudprogramma de gegevens voor deze documenten automatisch kan samenstellen, en wel volgens de SBR-normen (Standard Business Reporting). Dit geldt ook voor eventuele kredietrapportages, die u aan de bank moet leveren via BIV (Bancaire Infrastructurele Voorziening).
E-facturatie
Hoewel nog lang niet alle organisaties elektronisch factureren, zal dat in de toekomst steeds meer gaan gebeuren. Bij e-facturatie versturen u en uw leveranciers de facturen alleen nog maar digitaal. Dit kan in de vorm van een PDF-bestand zijn, maar het is zelfs denkbaar dat leveranciers en klanten toegang tot elkaars systemen krijgen. Aan digitale facturen zal steeds vaker extra informatie worden gekoppeld die boekhoudprogramma’s in staat stelt om de factuur te lezen en automatisch te verwerken. Een boekhoudprogramma moet daarom e-facturen kunnen maken en lezen.
Inkoop en verkoop
Boekhoudprogramma’s bieden vaak mogelijkheden voor offerte-, order-, voorraad- en relatiebeheer. Deze systemen, zoals Dynamics NAV, zijn dan geen eenvoudige boekhoudpakketten meer, maar ERP-systemen. Behalve deze uitgebreide mogelijkheden in het systeem zelf, kan het erg efficiënt zijn wanneer de boekhouding gekoppeld kan worden aan een webshop of een kassasysteem. De omzet en veranderingen in de voorraad kunnen dan automatisch worden overgenomen.
Planning en control
Gegevens uit de boekhouding vormen niet alleen de basis voor rapportages aan derden, maar zijn ook voor uw eigen planning en control van belang. Het kan daarom belangrijk zijn dat een boekhoudprogramma:
- flexibele mogelijkheden heeft voor het indelen van kosten;
- uitgebreide mogelijkheden heeft voor het maken van een kostenverdeelstaat;
- kan werken met verschillende soorten prijzen (vaste verrekenprijzen, actieprijzen);
- kostprijzen kan berekenen en voor- en nacalculaties kan uitvoeren;
- de mogelijkheid heeft om budgetten aan het grootboek te koppelen;
- liquiditeitsoverzichten en -prognoses kan leveren.
Managementinformatie
In de eenvoudigste vorm moet een boekhoudprogramma de mogelijkheid hebben om gegevens te exporteren, zodat ze in een programma als Excel kunnen worden geanalyseerd. Aan de andere kant zijn er ook systemen die prachtige dashboards hebben met kleurrijke managementinformatie, of uitgebreide rapportagetools bieden. Hier geldt het advies: laat u niet afleiden door de vorm, maar ga uit van de informatie die u nodig heeft.
Welke oplossing past het beste bij mijn organisatie?
Welke keuze u ook maakt, een boekhoudprogramma of ERP, het is belangrijk om – met de bovengenoemde punten in het achterhoofd – een weloverwogen keuze te maken. U moet immers een tijd doen met het systeem.