Alle voorraad de deur uit?

Alle voorraad de deur uit?

Veel organisaties sturen niet alleen aan op het reduceren van voorraad –met het oog op kostenreductie- maar willen nog een stap verder gaan; het volledig terugbrengen van de voorraad tot een nulpunt (denk aan “just-in-time” methodiek etc.). Het is simpelweg te kort door de bocht. De functie van voorraad is duidelijk, echter worden de uitwerkingen van beslissingen omtrent voorraad in de praktijk vaak vergeten of worden deze niet in acht genomen.

Dat organisaties proberen geen voorraad te houden kan bijvoorbeeld verklaard worden door de trend van “lean manufacturing”. Dit gaat hand in hand met het bovengenoemde just-in-time management. De bedoeling hierachter is om levering en productie zodanig op elkaar af te stemmen dat er nauwelijks tot geen voorraden in een bedrijf nodig zijn. Een groot probleem hiermee is dat de supply chain kwetsbaar wordt; één keer een te late levering en de productie ligt stil.

Bedrijven zijn in de praktijk continu bezig met voorraadbeheer- het analyseren en optimaliseren; echter zoals bovengenoemd is de simpele aanname dat minder of geen voorraad voordeliger is te kort door de bocht. Er word over het hoofd gezien dat voorraad een belangrijk doel heeft in de supply chain. Denk aan het realiseren van besparingen door in bulk in te kopen of het garanderen van een korte levertijd richting klantorders of een veiligheidsbuffer. Vaak denken bedrijven onvoldoende na over waarom ze voorraad houden, en het blind reduceren van voorraad zal eerder een schadelijk effect op het bedrijf hebben dan dat het kosten bespaart.

warehouse voorraad

De buffer: veiligheidsvoorraad

De vraag of er voorraad gehouden moet worden is veelal een stuk minder interessant. De grote vraag is eigenlijk hoeveel voorraad moet er gehouden worden. Dit bepaalt uiteindelijk de balans tussen kostenefficiëntie en een optimale bedrijfsvoering. Als de voorraadniveaus op het juiste peil gehouden worden zullen klanten altijd snel bedient kunnen worden, dit resulteert in een optimale service. Door voorraad op het juiste niveau te houden kunnen ook onzekerheden en eventualiteiten opgevangen worden. Dit is de ‘veiligheidsvoorraad’  of buffer, waardoor voorkomen word dat productie stil komt te liggen of tijdens een vraag die groter is dan geschat niet meer geleverd kan worden.

Denk ook aan het opvangen van afstemmingsverschillen tussen het verbruik en zowel de levervoorwaarden als  levertermijnen van je leverancier. In de praktijk gaan organisaties vaak te gemakkelijk om met het vaststellen van de hoogte van hun veiligheidsvoorraad en ordergrootte; prognoses worden amper- of op gevoel gemaakt, en als er al enig rekenwerk aan te pas komt is het vaak een handmatige benadering. Dit resulteert vaak in opslingereffecten in de vorm van veiligheidsvoorraad parameters die in het ERP flink zijn opgeschroefd op het moment dat er een leveringsprobleem plaatsvindt, die vervolgens niet worden teruggeschroefd zodra het probleem is opgelost. Kortom; veel bedrijven proberen vandaag de dag nog steeds in de keten veiligheid in te bakken door “maar een beetje – meer” voorraad aan te houden, dit foutieve gedachtegoed resulteert in onnodig hoge voorraden en een stijging van de incourante voorraad. Nog erger is een dogmatische instelling tegenover deze dure veiligheidsvoorraad; Dat is berekend, en al tijden zo, dus daar moet niks aan veranderd worden.

Service versus Liquide kapitaal

Een ander oogpunt op deze zelfde afweging is de eeuwige strijd tussen de CFO en Sales verantwoordelijke. De CFO zou het liefste zo min mogelijk voorraad willen waardoor investeringen, rente/ruimte/risico tot een minimum beperkt kunnen worden en liquide kapitaal beschikbaar is. De Sales afdeling daarentegen zou makkelijk gezegd de producten of componenten het liefst tot het dak stapelen zodat er altijd “ja” verkocht kan worden aan de klant. De supply chain managers en logistieke afdeling zit tussen deze partijen in en worden verwacht de balans te zoeken.

Voorraad analyseren en optimaliseren

Een vraagstuk binnen de logistiek is hoe de voorraden geoptimaliseerd kunnen worden. Hoe bepaalt een bedrijf de hoeveelheid voorraad die ze moeten aanhouden, hoeveel veiligheidsmarge er ingebouwd moet worden en wat het ideale bestelpunt is?
ERP- en WMS systemen bevatten informatie over gerelateerde zaken als; openstaande orders, beschikbare voorraad, orderhistorie, gemiddelde vraag, bestelhistorie en afspraken met leveranciers. Echter wordt deze informatie niet met elkaar verbonden om een totaalplaatje te vormen. Om de processen omtrent de supply chain ook daadwerkelijk te optimaliseren zijn ERP- en WMS systemen niet toereikend en is het noodzakelijk om deze factoren en informatie te verbinden om zo gegevens uit verschillende bedrijfsprocessen te combineren en analyseren alvorens de stap gemaakt kan worden tot optimalisatie. Deze berekeningen zijn van een dermate complexe aard en nemen een dusdanig aantal factoren mee dat dit handmatig altijd een benadering blijft, en vaak in de praktijk door een softwarematige oplossing gedaan wordt.  Bovendien bevinden deze gegevens zich in verschillende modules binnen de ERP- & WMS- systemen, hierdoor is het lastig om deze analyses gestructureerd uit het systeem te halen.

EazyStock

Een voorbeeld van voorraadoptimalisatiesoftware is EazyStock. Hiermee is het niet meer nodig om gebruik te maken van Excel of statische ERP- & WMS systemen uit te lezen en handmatige berekeningen of schattingen te maken om voorraad in de greep te houden.
De krachtige gespecialiseerde oplossing voor vraagvoorspelling, voorraadbeheer en voorraadoptimalisatie is eenvoudig te koppelen aan bestaande ERP- & WMS oplossingen en uitermate geschikt voor middelgrote organisaties in handel en industrie. De toepassing van een oplossing als deze heeft specifieke voordelen:

1. Het reduceert voorraadniveaus; Cash in plaats van goederen.
2. Het verhoogd de servicegraad, wat leid tot minder incourantie en nee verkoop.
3. Dynamische vraagvoorspelling i.p.v statisch
4. Reductie in rente/ruimte/risico kosten
5. Betere grip op leveranciersprestaties
6. Geen hoge investering in software, hardware en mensen (alles in de cloud)
7. Focus op uitzonderingen geeft meer rust in het logistieke proces

EazyStock

Mocht u geïnteresseerd zijn over wat voorraadoptimalisatiesoftware aan specifieke besparingen voor u kan betekenen of verdere informatie willen, neem dan gerust contact met ons op.

})(jQuery)