Je bedrijf groeit, klanten verwachten steeds meer en ondertussen merk je dat je huidige ERP niet altijd meer meewerkt. Medewerkers houden informatie bij in Excel, gegevens worden op meerdere plekken ingevoerd en aanpassingen aan je software kosten steeds meer tijd. Herkenbaar? Dan is het misschien tijd om opnieuw naar je ERP te kijken. Maar hoe bepaal je welke oplossing écht bij jouw organisatie past?
Met deze vijf stappen helpen we je om een onderbouwde keuze te maken. Niet door direct naar software te kijken, maar door eerst te begrijpen wat jouw organisatie nodig heeft.
1. Begin bij je processen, niet bij de software
2. Bepaal welke rol ERP krijgt binnen je applicatielandschap
3. Kijk verder dan vandaag: waar sta je over 3 tot 5 jaar?
4. Vergelijk ERP-oplossingen op basis van jouw praktijk
5. Het juiste ERP begint niet bij de keuze voor software
De beste keuze begint niet bij de software, maar bij je plannen
1. Begin bij je processen, niet bij de software
De verleiding is groot om je zoektocht te beginnen met software. Je bekijkt een paar demo’s, vergelijkt functionaliteiten en maakt een lijst met wat het nieuwe ERP allemaal moet kunnen. Maar daar zit een risico in. Een pakket kan tijdens een demonstratie precies laten zien wat je wilt zien, terwijl de echte problemen op de werkvloer ergens anders zitten.
Begin daarom bij je eigen processen. Loop samen met de mensen die er dagelijks mee werken door verkoop, inkoop, voorraad, logistiek en finance. Waar ontstaat vertraging? Waar wordt informatie overgetypt? Waarom ontstaan er Excel-lijsten naast je bestaande software? En welke informatie krijg je pas als het eigenlijk al te laat is?
Kijk daarbij niet alleen naar wat beter moet, maar ook naar wat al goed werkt. Niet ieder proces hoeft te veranderen omdat je nieuwe software gaat gebruiken.
Leg per proces de belangrijkste knelpunten en verbeterwensen vast. Zo voorkom je dat je straks vooral een nieuw systeem kiest dat je bestaande werkwijze kopieert, inclusief de problemen die je juist wilde oplossen.
Webinar
Van Exact Globe naar Business Central
Werk je momenteel met Exact Globe en vraag je je af of het nog aansluit bij de toekomst van je organisatie? Tijdens ons webinar op 26 november om 11.00 uur ontdek je wat Microsoft Dynamics 365 Business Central je kan bieden, wanneer overstappen interessant is en waar je rekening mee moet houden tijdens een migratie.
2. Bepaal welke rol ERP krijgt binnen je applicatielandschap
Waar ERP vroeger vaak het middelpunt van bijna alle bedrijfsprocessen was, werken veel organisaties tegenwoordig met meerdere gespecialiseerde applicaties. Denk aan een webshop, PIM, WMS of CRM. Dat hoeft geen probleem te zijn. Sterker nog, het kan juist verstandig zijn om bepaalde processen onder te brengen in software die daar specifiek voor ontwikkeld is.
De vraag is vooral: welk systeem doet wat, en waar leg je welke informatie vast? Je wilt voorkomen dat dezelfde gegevens op verschillende plekken worden beheerd of dat je ERP volloopt met maatwerk voor processen die een andere applicatie beter ondersteunt. Daarom is het verstandig om zoveel mogelijk volgens het fit-to-standard-principe te werken. Je kijkt dan eerst hoe je processen kunt ondersteunen met standaardfunctionaliteit, voordat je besluit om maatwerk toe te voegen. Dat maakt toekomstige aanpassingen en updates doorgaans eenvoudiger.
Microsoft Dynamics 365 Business Central is een interessante oplossing om in deze afweging mee te nemen. Het biedt een brede basis voor onder andere finance, inkoop, verkoop en voorraadbeheer en kan via koppelingen samenwerken met andere applicaties.Dat betekent niet dat je alles binnen Business Central moet oplossen. Soms past een gespecialiseerd WMS of PIM beter bij jouw processen. Juist door die keuzes vooraf te maken, houd je je applicatielandschap overzichtelijk en beheersbaar.
Besteed daarbij voldoende aandacht aan integraties. Als meerdere applicaties informatie uitwisselen, moet je goed nadenken over hoe je die koppelingen ontwikkelt, beheert en controleert. Een iPaaS-oplossing kan daarbij helpen, afhankelijk van de complexiteit van je landschap.
3. Kijk verder dan vandaag: waar sta je over 3 tot 5 jaar?
Je kiest je ERP niet voor één of twee jaar. De oplossing moet ook passen bij de organisatie die je over een aantal jaren wilt zijn.
Stel dat je de komende jaren nieuwe vestigingen opent, je assortiment uitbreidt of een groter deel van je omzet online gaat realiseren. Dan wil je niet bij iedere verandering opnieuw tegen de grenzen van je software aanlopen. Denk daarom na over de richting waarin je organisatie zich ontwikkelt.
Verwacht je flinke groei? Dan worden schaalbaarheid en de mogelijkheid om processen verder te standaardiseren belangrijker. Krijg je te maken met personeelstekorten? Dan wil je misschien meer handmatige werkzaamheden automatiseren. En als je internationaal wilt uitbreiden, moet je rekening houden met verschillende administraties, valuta en lokale wetgeving.Je hoeft niet precies te weten hoe je organisatie er over vijf jaar uitziet. Maar je wilt wel voorkomen dat beslissingen van vandaag toekomstige groei onnodig ingewikkeld maken.
Kijk daarom niet alleen naar wat software nu kan, maar ook naar de flexibiliteit van de oplossing en hoe deze wordt doorontwikkeld.
Blog
Exact Globe Next: doorgaan met Globe+ of overstappen naar Business Central?
Je werkt al jaren met Exact Globe Next. Je kent de software, je medewerkers weten hoe alles werkt en de dagelijkse processen draaien. Maar nu de overstap naar Exact Globe+ op tafel ligt, ontstaat een interessante vraag: blijf je bij wat je kent, of is dit het moment om verder te kijken?
4. Vergelijk ERP-oplossingen op basis van jouw praktijk
Nu je de processen hebt uitgewerkt, de rol van ERP kent en weet waar je organisatie naartoe wil, wordt het tijd om de markt te verkennen. Er zijn verschillende ERP-oplossingen die op het eerste gezicht vergelijkbare mogelijkheden bieden. Meer grip op je processen, minder handmatig werk en betere informatievoorziening. De echte verschillen worden pas zichtbaar wanneer je kijkt naar hoe de software jouw dagelijkse werkzaamheden ondersteunt.
Laat leveranciers daarom niet alleen hun standaarddemo zien, maar geef ze concrete situaties uit jouw organisatie mee. Werk per belangrijk proces één of twee praktijkscenario’s uit. Denk bijvoorbeeld aan een verkooporder die invloed heeft op de voorraad en inkoopplanning, of aan de financiële afhandeling van orders vanuit verschillende verkoopkanalen. Laat leveranciers vervolgens demonstreren hoe zij deze situaties zouden oplossen. Geef ze daarbij ook ruimte om vanuit hun ervaring een andere werkwijze voor te stellen.
Microsoft Dynamics 365 Business Central is hierbij zeker een oplossing om te onderzoeken, vooral wanneer je zoekt naar een brede ERP-basis die kan samenwerken met andere applicaties. Werk je al veel met Microsoft 365, dan is het bovendien interessant om te bekijken hoe die omgeving aansluit op Business Central. Maar ook dan blijft dezelfde vraag belangrijk: past de standaardfunctionaliteit bij jouw processen, welke aanvullende oplossingen zijn nodig en hoeveel maatwerk vraagt de gewenste inrichting?
Vraag leveranciers ook hoe hun oplossing wordt doorontwikkeld. Hoe gaan ze om met nieuwe technologie, integraties, updates en veranderende bedrijfsprocessen? Een goede demo laat niet alleen zien wat er mogelijk is, maar helpt je vooral begrijpen welke keuzes je moet maken.
5. Het juiste ERP begint niet bij de keuze voor software
De keuze voor een nieuw ERP is meer dan het vervangen van je huidige applicatie. Het is een kans om opnieuw te kijken naar hoe je organisatie werkt, waar processen beter kunnen en welke ondersteuning je de komende jaren nodig hebt.
Microsoft Dynamics 365 Business Central kan daarin een goede basis vormen. Maar of het ook voor jouw organisatie de juiste keuze is, hangt af van je processen, je ambities en de applicaties waarmee je wilt samenwerken. Bij SucceedIT geloven we daarom dat een goed ERP-traject begint met de juiste vragen, niet met een softwaredemo. Eerst begrijpen hoe je werkt en waar je naartoe wilt. Daarna pas bepalen welke technologie daarbij past.Want uiteindelijk gaat het niet om wat je ERP allemaal kan, maar om wat jouw mensen ermee kunnen bereiken.
Sta je voor de keuze om je ERP te vernieuwen? We denken graag met je mee over de mogelijkheden en de afwegingen die daarbij komen kijken.
De beste keuze begint niet bij de software, maar bij je plannen
Als je al jaren met Exact Globe Next werkt, is Exact Globe+ een begrijpelijke vervolgstap. Je kent de oplossing en weet wat je eraan hebt. Maar juist omdat je nu voor een verandering staat, is het verstandig om jezelf een andere vraag te stellen. Als je vandaag opnieuw zou beginnen, zou je dan dezelfde software kiezen?
Kijk daarbij niet alleen naar wat je organisatie vandaag nodig heeft. Denk ook aan wat er verandert als je nieuwe verkoopkanalen toevoegt, internationaal groeit of meer processen wilt automatiseren. Business Central biedt interessante mogelijkheden dankzij de cloudarchitectuur, het Microsoft-ecosysteem en de ontwikkelingen rondom AI. Exact Globe+ kan juist aantrekkelijk zijn wanneer continuïteit, bestaande processen en de huidige inrichting zwaar meewegen.
Welke keuze het beste is, hangt af van je processen, ambities en de investeringen die je al hebt gedaan. Bij SucceedIT vinden we dat technologie moet aansluiten op de manier waarop mensen werken, en niet andersom. Daarom kijken we liever eerst naar wat je wilt bereiken dan naar welke software daarbij hoort.Want uiteindelijk gaat het niet om de keuze tussen Exact Globe+ en Business Central. Het gaat erom dat je een basis kiest waarop je de komende jaren verder kunt bouwen. En als je daar eens over wilt sparren, denken we graag met je mee.