ERP voor het MKB

ERP

ERP of te wel Enterprise Resource Planning is bedrijfssoftware dat wordt gebruikt om bedrijfsprocessen te ondersteunen. Meestal is dit systeem opgedeeld in verschillende modules of pakketten die een specifiek proces ondersteunen. Dat kan bijvoorbeeld om financiële activiteiten gaan of voorraadbeheer.

Hoe weet je of jij zou moeten werken met ERP?

Je hebt gemerkt dat bepaalde dingen niet helemaal lekker lopen binnen je bedrijf en dat het tijd is voor verbetering. Tijd om je bedrijf te professionaliseren en mee te gaan met de rest! Meer dan 39% van alle bedrijven met minder dan 20 medewerkers in Nederland werkt met een ERP systeem. Niet zo gek dus dat er zoveel aanbod is op het gebied van ERP systemen en dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet.

Om jou te ondersteunen bij het kiezen van het juiste ERP-systeem voor jouw bedrijf, hebben we dit artikel geschreven. Hier vertellen we je waar je naar moet kijken bij de keuze van het juiste ERP-systeem voor jouw bedrijf. Ieder bedrijf is immers anders, met andere wensen en eisen aan een ERP-systeem. Daarnaast werk je er lang en vaak mee, plús het is een investering in je bedrijf. Logisch dus dat je deze keuze weloverwogen wilt maken.

10 voordelen van een ERP systeem

Het maakt niet uit op welke manier je een ERP systeem implementeert, het is altijd een investering. Je betaalt geld voor de licentie en daarbij komen de kosten voor het correct inrichten van je systeem. Deze investering moet zich terugverdienen en je bedrijf verbeteren. Wij leggen je graag uit wat een ERP implementatie voor impact heeft en wat de 10 belangrijkste voordelen zijn van een ERP systeem.

1. Registratie en koppeling van alle actuele gegevens over productie, in- en verkoop, logistiek en de financiële administratie.

Een van de grootste voordelen van een ERP systeem is dat gegevens gekoppeld zijn met elkaar en niet statisch en onafhankelijk zijn van elkaar. Wanneer er iets wordt verkocht, heeft dit ook gevolgen voor de gegevens van je omzet, je voorraad, je crediteuren, je inkoop en ga zo maar door. Wel zo handig dat een ERP systeem dit allemaal automatisch en nauwkeurig bijhoudt, verwerkt op alle plekken waar nodig en zelfs advies geeft.

2. Automatische aansturing van processen.

Een ERP systeem kan automatisch handelingen verwerken binnen bedrijfsprocessen. Een ingevoerde bestelling kan bijvoorbeeld door het ERP-systeem worden verwerkt tot een inkooporder en automatisch de gewenste verdere handelingen verrichten. Minder handelingen zelf hoeven doen, betekent meer tijd voor andere taken.

3. Duidelijkheid over producten, processen, resources (personeel), middelen en cijfers.

Een logisch maar groot voordeel is het hebben van duidelijkheid en overzicht. Een ERP-systeem maakt het mogelijk om te allen tijde de status van je bedrijf weer te geven.

4. Rapportages en overzicht en op basis daarvan gericht sturen van je bedrijf.

Een ander voordeel van het samenbrengen van alle belangrijke data op één plek is dat er met al die data een goede en overzichtelijke weergave kan worden gemaakt. Zo’n weergave is niet alleen handig voor werknemers om werkzaamheden goed uit te voeren, maar vooral waardevol voor het management om de juiste keuzes te maken voor het bedrijf. Wanneer een ERP-systeem deze data simpel en duidelijk kan weergeven, is dat een groot voordeel, omdat je in één oogopslag ziet wat je nodig hebt.

5. Meer efficiency: snellere doorlooptijden, kleinere foutkans.

Een ERP-systeem heeft als een van de hoofddoelen sneller, beter en efficiënter werken. Door handelingen over te slaan of makkelijker te maken en fouten te beperken kun je dezelfde werkzaamheden doen in een kortere tijd. De meeste fouten die worden gemaakt in een bedrijfsproces zijn toe te rekenen aan menselijke fouten. Het minimaliseren van fouten door een digitaal systeem toe te passen, bespaart een hoop werk en tijd.

6. Lagere voorraadkosten.

Te veel producten op voorraad kost geld. Een product niet op voorraad hebben kost daarentegen ook geld vanwege het mislopen van omzet. Het is daarom zaak om de ideale balans te vinden tussen niet te veel voorraad en niet te weinig. Een ERP systeem helpt jou de kosten te drukken door je inkoopproces te automatiseren.

7. Actuele informatie over producten, doorlooptijden, aanlevertijden, etc.

Het is niet meer dan logisch dat je te allen tijde belangrijke data kunt zien die jij op dat moment nodig hebt. Nog belangrijker is dat deze data klopt en up-to-date is. Een statisch bestand op je computer of een papiertje voldoet niet aan deze criteria. Een cloudbased ERP systeem geeft je wel de juiste en meest actuele data die je op dat moment nodig hebt.

8. Beter reageren op veranderingen (markt, klantwensen, wet- en regelgeving).

Keuzes maken en reageren op verandering gaat meestal gepaard met data die jij ontvangt en tot je neemt. Op basis van die data anticipeer je en maak je keuzes. Wel zo handig dat de data waarop jij je keuzes baseert netjes en overzichtelijk worden weergegeven en altijd kloppen.

9. Dezelfde actuele data voor iedereen binnen het bedrijf toegankelijk.

In een groeiend bedrijf met verschillende afdelingen ontstaan er al snel en onbewust eilandjes. Data en cijfers raken kwijt, worden op briefjes ergens neergelegd en verschillende mensen of afdelingen werken langs elkaar heen. Een ERP systeem zorgt ervoor dat verschillende afdelingen dezelfde actuele databron gebruiken om hun werkzaamheden uit te voeren.

10. Meer klantgerichtheid, betere service.

Doordat je meer inzicht creëert en efficiënter werkt, weet je meer. Je kunt die ene klant betere service bieden omdat je simpelweg alle data die je nodig hebt over die klant in één overzicht kunt zien.

Wat is Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Wat zijn de nadelen van een ERP systeem?

Het grootste nadeel van een ERP-systeem is voor de meeste bedrijven de investering. Het implementeren en goed inrichten van een ERP systeem kan veel geld kosten, helemaal als je dit verkeerd aanpakt, niet het juiste systeem kiest, te veel maatwerk toepast of met een slechte IT partner het traject ingaat.

Het positieve aspect aan dit grote nadeel is dat je er zelf een groot aandeel in kunt hebben om onnodig hoge kosten te beperken of voorkomen. Dit kan bijvoorbeeld door eerst genoeg informatie te verzamelen over de stappen bij een ERP implementatie, je te verdiepen in verschillende systemen, zoveel mogelijk te kiezen voor een bewezen standaardoplossing en eerst de juiste vragen te stellen aan je potentieel nieuwe IT partner. Voor informatie over al deze kritische punten hebben we een gratis en praktisch e-book beschikbaar waarin we al deze punten behandelen.
Een ander nadeel aan een ERP systeem is de slechte naam die is ontstaan in de loop der jaren als het gaat om implementatietrajecten. Verhalen over veel te lange implementatietrajecten door slechte IT partners zijn veel bedrijven niet onbekend. Dit maakt het kiezen van een goede IT partner des te belangrijker.

Je bedrijf moet er klaar voor zijn. Indien je alle signalen heb herkent om te digitaliseren en de keuze maakt om een ERP systeem te implementeren, ben je er nog niet. Een ERP pakket kiezen, achterover leunen en de IT partner alles laten doen, behoort niet tot de mogelijkheden. Eigenaren, managers en personeel zullen zich er allemaal bewust van moeten zijn dat er veranderingen zullen plaatsvinden in belangrijke bedrijfsprocessen. Dit kan als nadelig worden ervaren door bedrijven omdat ze hier simpelweg niet klaar voor zijn, geen tijd voor hebben of nog erger: geen zin in hebben.