Hoeveel maatwerk zit er (inmiddels) in uw Dynamics NAV‑omgeving? En hoeveel procent van uw maatwerk wordt ook daadwerkelijk en goed gebruikt? En weet u nog via welk veranderingsproces het maatwerk tot stand is gekomen? Vaak is dit het gevolg geweest van een serie pragmatische beslissingen.
Bijvoorbeeld ‘omdat de klant het wil’. Dat lijkt zeer klantvriendelijk, maar deze reden leidt vaak tot suboptimale oplossingen. Of ‘omdat het technisch kan’. Technisch kan bijna alles, maar waarom zou u het willen? Soms is het maatwerk ook een gevolg van een politiek spel. Zo krijgt elke key-user een paar ‘kersen op de taart’ om zijn input en motivatie binnen het project op een positieve manier te beïnvloeden.
Met welke verwachting zijn uw key‑users aan het project begonnen? Met de verwachting dat al hun bestaande processen ‘met één druk op de knop’ volledig door het systeem worden opgelost? Dat gaat u veel geld kosten! Zeker als dit projectdeel niet actief gemanaged wordt. Zet een creatieve consultant, een goede programmeur en een key‑user met een wishlist bij elkaar, en er komt veel druk op de projectscope. Voordat u het weet bent u een met goud ingelegde oplossing boven op de standaardoplossing aan het bouwen.
Ik noem dat prag-matig. Want wat is vaak het gevolg? Het gebouwde maatwerk in uw Dynamics NAV‑omgeving wordt (vaak) niet, niet meer of niet goed gebruikt. U heeft projectrisico’s gelopen in resourcetijd en projectdoorlooptijd, omdat u zich op dat moment op de verkeerde dingen heeft gericht. Kortom, het heeft u dus veel geld gekost.
Daarnaast bestaat het gevaar van overprocessing. Niet alles dat technisch kán, is vanuit een lean bedrijfsproces ook slim om te dóén.
Door te veel maatwerk worden toekomstige upgradetrajecten complexer, en daardoor vaak langer uitgesteld. Omdat het zo’n groot project is geworden, ziet iedereen in de organisatie er als een berg tegenop.
Het is een ongelooflijk lastig spanningsveld om dit proces effectief te begeleiden. Want wie zitten er aan tafel tijdens een BPR‑sessie (Business Process Redesign)? Aan de ene kant de key‑users; zij hoeven niet dagelijks IT-systemen in te richten of aan te passen. En aan de andere kant de consultant of de ontwikkelaar; zij ervaren niet dagelijks de dynamiek van het bedrijfsproces van binnenuit. Een ervaren procesbegeleider of projectmanager die regelmatig op de rem durft te gaan staan, kan structuur brengen in dit type gesprekken.
Wie is binnen uw managementteam verantwoordelijk voor het optimaliseren van uw ERP‑oplossing? In de praktijk haalt vaak iedereen opgelucht adem als ‘het project’ voorbij is, en hopen ze dat er voorlopig geen nieuw project wordt gestart.
Met welk type vragen kunt u een BPR-fase nu effectiever samen vormgeven? Probeert u eens heel expliciet aandacht te geven aan de volgende onderwerpen:
Wat is de payback van de bedachte oplossing? (Geef de key-user een deel budgetverantwoordelijkheid)
Hoe vaak en hoelang per jaar wordt de bedachte oplossing gebruikt?
Is er een krachtige of op zijn minst werkbare workaround beschikbaar?
Wat gaat er eigenlijk mis als deze oplossing er niet komt?
Welk ander mogelijk maatwerkpunt zou u laten varen om deze oplossing te laten bouwen?
Of een iets aardigere manier van op de rem trappen: Wat als we dit punt over de livegang heen tillen en in fase 2 nog eens bekijken? Goede kans dat het nooit meer ter tafel komt. En dus bij nader inzien niet zo heel belangrijk was.
Het advies is in ieder geval om niet ‘on the fly’ even snel wat te bouwen, omdat dat tegenwoordig technisch nu eenmaal zo eenvoudig is geworden.
Moeten we dan maar helemaal stoppen met het bouwen van maatwerk?
Zeker niet! Maatwerk kan absoluut een zinvolle aanvulling zijn op de standaardmogelijkheden van uw ERP‑systeem. Maar het gaat er vooral om dat u zich zeer bewust bent van de mogelijke gevolgen van uw maatwerkkeuzes. Anders krijgt u te veel prag-matige oplossingen die lekker snel en slecht getest in uw ERP‑omgeving terechtkomen en later mogelijk niet gebruikt worden, met als voornaamste gevolg dat u toekomstige upgrades maar blijft uitstellen, terwijl u zich afvraagt waar uw budget is gebleven.