Magazijnbeheersystemen en hun rol in veerkrachtige toeleveringsketens

Sinds de uitbraak van het coronavirus en het bedrijven overal ter wereld in het hart heeft geraakt, is digitalisering van de toeleveringsketen een prioriteit geworden in de meeste bestuurskamers. Bedrijven die hun toeleveringsketens robuust willen maken, kijken in toenemende mate naar technologie om de impact van verstoringen in de toekomst te minimaliseren.

Veel bedrijven hebben geïnvesteerd in digitale bedrijfssystemen, zoals moderne magazijnbeheersystemen (Warehouse Management Systems, WMS), ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) en kunstmatige intelligentie. In deze blog kijken we naar WMS en hoe deze toeleveringsketens robuuster kunnen maken.

Magazijnbeheersystemen

Magazijnbeheersystemen (WMS) ondersteunen het functioneren van magazijnen en distributie. Deze systemen overzien de ontvangst en opslag van voorraadartikelen, voorraadtellingen, het toewijzen, verzamelen, verpakken en scannen van orders en het beheer van bedrijfsmiddelen.

Doordat magazijnbeheersystemen alle informatie op één centraal punt bewaren, is onmiddellijk duidelijk of artikelen op voorraad zijn en of een order gevuld en verzameld kan worden. Hierdoor hoeven magazijnmedewerkers niet langer handmatig voorraden te controleren voordat zij een order vullen.

Magazijnbeheersystemen kunnen de meest efficiënte verzamelpaden aanbevelen. Omdat deze systemen weten waar alle voorraadartikelen zich bevinden, kunnen verzamelaars onmiddellijk worden geïnformeerd als zij het verkeerde artikel pakken. Hierdoor gaat het vullen van orders sneller en met minder fouten.

Een magazijnbeheersystemen kan bedrijven ook helpen begrijpen wat hun best en slechtst verkopende artikelen zijn. Door inzicht te krijgen in de omzetsnelheid, kan de lay-out van het magazijn worden geoptimaliseerd door bijvoorbeeld de bestverkopende artikelen dichter in de buurt van de verpakkingszone te plaatsen, en minder goed verkopende artikelen verder daarvandaan.

Soorten WMS

Er bestaan drie soorten WMS:

• Afzonderlijk
• Softwaremodules voor toeleveringsketens
• Geïntegreerd

Afzonderlijke WMS

Afzonderlijke WMS doen wat hun naam suggereert: dit zijn programma’s exclusief voor magazijnbeheer, zoals het verzamelen van orders, tellen van cycli en volgen van elk artikel in het magazijn. De naam is enigszins verwarrend, want hoewel we over afzonderlijke WMS spreken, integreren deze vaak met andere systemen zoals software voor voorraadbeheer of boekhouding.

Omdat afzonderlijke WMS beperkte functionaliteit hebben naast magazijnbeheer, moeten bedrijven informatie ophalen uit (en invoeren in) andere systemen. Hierdoor zijn afzonderlijke WMS minder efficiënt dan geïntegreerde oplossingen, vooral omdat gegevens niet in realtime beschikbaar zijn.

Deze systemen lijken in eerste instantie een kosteneffectieve oplossing. Als er echter meerdere systemen aangeschaft moeten worden, kan dit uiteindelijk een flinke investering worden.

Softwaremodules voor toeleveringsketens

Softwaremodules voor toeleveringsketens zijn add-on-WMS of applicaties die integreren met bestaande ERP-systemen of zakelijke softwaretoepassingen. Er zijn verschillende aanbieders van dit soort modules, waarmee bedrijven effectief een op maat gemaakt WMS kunnen bouwen. Dankzij de integratiemogelijkheden van deze modules kunnen gegevens uit het centrale ERP worden gehaald, waardoor het niet meer nodig is om verschillende systemen naast elkaar te gebruiken.

Dit kan een voordeel zijn voor bedrijven met beperkte budgetten, omdat zij alleen de modules aan hoeven te schaffen die zij nodig hebben. Als het orderbeheer momenteel bijvoorbeeld tot problemen leidt, kan hiervoor een specifieke module worden aangeschaft.

Geïntegreerde WMS

Een geïntegreerd WMS is één systeem dat wordt gebruikt voor alle magazijnbeheertoepassingen. Hierdoor is het niet meer nodig om verschillende systemen aan elkaar te koppelen en worden workflows gestroomlijnd voor maximale efficiëntie.

Met een geïntegreerd WMS kunnen voor het beheer van magazijnen en voorraden, verwerken van orders en retourzendingen, de boekhouding, HR en inkopen allemaal dezelfde nauwkeurige gegevens in realtime worden gebruikt.

Geïntegreerde WMS zijn in aanschaf duurder dan afzonderlijke of modulaire systemen, maar zijn op lange termijn goedkoper in gebruik. Doordat geïntegreerde oplossingen veel functiegebieden bedekken, is het echter mogelijk dat bepaalde nichefunctionaliteit ontbreekt of sommige functies juist overbodig zijn.

Hoe maken we WMS-toeleveringsketens robuuster

Een robuuste toeleveringsketen bestaat uit systemen en processen die het dagelijks risico van verstoringen minimaliseren, wat we in meer detail in ons White paper bespreken. Het kiezen van het juiste WMS geeft flexibiliteit bij het aanpassen van plannen doelen bij veranderende marktomstandigheden. Dit biedt bedrijven de mogelijkheid om schokken te absorberen en snel te herstellen, waardoor negatieve effecten worden geminimaliseerd.

Met een WMS dat realtime gegevens kan leveren, kunnen bedrijven de planning van hun toeleveringsketen optimaliseren en knelpunten ontdekken. Het vroeg identificeren van eventuele problemen zorgt vaak voor een snellere en effectievere oplossing.

Het gebruik van een WMS in combinatie met een modern ERP-systeem dat grote hoeveelheden gegevens kan verwerken, geeft een bedrijf de mogelijkheid om geavanceerde gegevensanalyses uit te voeren. Zo kunnen voorspellingen vrijwel in realtime worden geoptimaliseerd en kan er snel en proactief worden gereageerd op eventuele verstoringen.

Voorraad- en toeleveringsteams kunnen deze realtime-inzichten gebruiken om meer inzicht in hun voorraden te krijgen en magazijnprocessen te stroomlijnen. Daarnaast zijn deze gegevens ideaal voor het verbeteren van de verzamelnauwkeurigheid, magazijnflexibiliteit, responsiviteit, veiligheid en klanttevredenheid.

Een WMS kiezen

Met de juiste software en gegevens kan je team efficiënter werken en geïnformeerde besluiten nemen. Hier volgen een aantal tips om je te helpen met het kiezen van het juiste WMS voor jouw bedrijf.

1. Waar heeft het bedrijf behoefte aan?

Om te weten welke WMS-functies je nodig hebt, moet je weten in welke situatie het bedrijf zich op dit moment bevindt en waar het behoefte aan heeft. Denk aan de integraties die je nodig hebt en hoe schaalbaar de oplossing moet zijn om je groeidoelstellingen te behalen.

2. Wat is het budget?

Je budget is van grote invloed op welk systeem je kiest. Weten waar je bedrijf behoefte aan heeft, helpt je met het prioriteren van je uitvagen. Kijk naar je groeiplannen en bepaal of het gekozen systeem deze ondersteunt, of dat er na verloop van tijd weer een overstap nodig is. Door te kiezen voor het juiste systeem in plaats van het goedkoopste systeem, maak je je bedrijf toekomstbestendig. Hierdoor kun je de efficiëntie van je magazijn behouden of verbeteren, waardevolle gegevens produceren en groeidoelstellingen behalen. Ook voorkom je dat je over een paar jaar weer het systeem moet vervangen.

3. Hoe gebruiksvriendelijk is het?

Om het maximale uit een WMS te halen, moet het gebruiksvriendelijk zijn en de beste informatie leveren voor het nemen van goed onderbouwde strategische beslissingen. Daarnaast werkt personeel graag met toegankelijke systemen, wat de effectiviteit ervan ten goede komt. Door juist nu te investeren, zorg je ervoor dat je in de toekomst gemakkelijker met uitdagingen in de toeleveringsketen kunt omgaan. Je bent in staat om beter om te gaan met verstoringen dan concurrenten die geen actie hebben ondernomen. Speel daar slim op in, vergroot je marktaandeel en neem een onneembare voorsprong op andere spelers.