Ga naar de inhoud

Kosten besparen met Business Central

Uit onderzoek van Microsoft blijkt dat medewerkers van bedrijven  70% van hun tijd niet besteden aan het vastleggen van hun gestructureerde data, dus niet in het ERP. Maar vooral besteden aan het archiveren van e-mails, communiceren met klanten of het vastleggen van ongestructureerde data.

Hoe kan je jouw externe en interne processen je data overzichtelijk vastleggen? 

Microsoft ontwikkelingen

Microsoft als enige leverancier applicaties van ongestructureerde en gestructureerde data. Je kan denken aan de office producten met emails, losse excel documenten, maar ook Business Central een gestructureerd systeem wat data omzet tot informatie!

Deze combinatie van verschillende applicaties kunnen dankzij het Microsoft platform samen gebruikt worden om processen te automatiseren. Dat is ook de reden dat Microsoft in 2016 heeft gezegd: ‘laten we al die applicaties bij elkaar brengen in Microsoft 365 cloud platform’, het platform waar ook Business Central onder valt. Omdat de applicaties allemaal gebruikmaken van dezelfde omgeving en hetzelfde data platform kun je eenvoudig koppelingen maken. Zo kun je bijvoorbeeld ongestructureerde data vanuit e-mails op een gestructureerde wijze verwerken in Business Central. Een groot voordeel dat Navision mist.

Maak goede afwegingen

  1. Op het moment dat je overgaat naar de cloud heb je te maken met minder kosten voor beheer en updates. Van onze klanten zijn 80-85% geüpdatet naar Business Central en we zien die kostenreductie terug.
  2. De koppelingen tussen Office 365 en Business Central online zijn beter. Denk aan de directe koppeling van email met Business Central en Office 365 en de koppeling met Business Central.
  3. Als je Business Central online gebruikt ben je minder afhankelijk van externe partijen.
  4. Daarnaast zien we ook de noodzaak ontstaan om over te stappen. Het is nu een goed moment om stappen te ondernemen. Bepaalde bedrijven werken nog op versies van Navision die niet meer ondersteund worden door Microsoft. Ze lopen hierdoor nieuwe functionaliteiten mis en lopen risico omdat de security niet meer wordt uitgevoerd.

Prijsontwikkelingen

Door de integratiemogelijkheden van Office 365 met Business Cental en email en Business Central kijken veel bedrijven naar manieren om over te stappen naar Dynamics 365 Business Central Online. De vraag is, wat kost een upgrade en wat levert het uiteindelijk op. De belangrijkste overwegingen:

  1. Prijswijzigingen voor NAV-klanten. Microsoft heeft een prijsstijging aangekondigd die geldt voor de onderhoudskosten. Momenteel betalen NAV-klanten 16% van de licentieaanschaf voor het onderhoud op de software. En vanaf oktober zal dit stijgen naar 17%.
  2. Universal Code Initiative (maatwerkbelasting). Klanten krijgen bij een volgende on-premise update te maken met extra kosten wanneer het maatwerk wat zij gebruiken niet voldoet aan de nieuwste Microsoft standaarden. Het gaat hierom ontwikkeld maatwerk wat klant specifiek is en ingrijpt op de basisfunctionaliteiten van Business Central en nog niet klaar is voor de cloud. De extra kosten lopen in 2025 op tot € 425 euro per gebruiker per jaar.

Kosten besparen door te upgraden naar Business Central?

Lees er meer over in ons Whitepaper Upgraden van NAV naar Business Central. Je leest niet alleen waarom overstappen naar Business Central een goed idee is maar ook vertellen we je hoe je het project aanpakt. We doen dit allemaal voor een vaste prijs, geen verrassingen, je weet precies waar je aan toe bent.

Promotie

Microsoft biedt klanten die een overstap maken naar Business Central 60% korting op het nieuwe abonnement. Daarnaast behoud je 3 jaar lang toegang tot de on-premise NAV-omgeving. Die kostenbesparing is zo groot dat je op basis daarvan vrijwel over kan gaan zonder extra kosten naar BC online. Als je overgaat naar Business Central ga je van een jaarlijkse betaling naar een maandelijkse betaling.

Microsoft wil het gebruik van Navision (lokaal) ontmoedigen en klanten steeds meer begeleiden naar de overstap naar de cloud. Omdat daar nieuwe integratiemogelijkheden ontstaan en daardoor innovatie kan stimuleren.

Prijsoverzicht

De eerste stap om het kostenoverzicht te maken is het inzichtelijk maken van de huidige kosten. Deze kosten bestaan uit; jaarlijkse onderhoud voor Dynamics, server kosten (SQL, Operating System, energieverbruik en afschrijving) en systeembeheer:

1). Licentieaanvraag

Om de jaarlijkse onderhoudskosten in kaart te brengen starten we altijd met een licentie aanvraag bij Microsoft. Hieruit blijkt uit waar de onderhoudskosten uit bestaan. Op basis van deze details zie je direct welk onderdeel uit onderhoud bestaat voor add-ons. Ook kunnen we op basis hiervan de toekomstige kostenontwikkelingen in kaart brengen. Denk aan de impact van maatwerk belasting. Bij Navision wordt er 17% over de licentiewaarde berekent.

2). Hosting kosten

We hebben alle hosting kosten in kaart gebracht om de onderliggend kosten in beeld te krijgen. In dit overzicht is dat circa 21.000 euro op jaarbasis.

Na het invullen van alle data  in de calculator kwam nar boven dat de besparing 17.000 per jaar is.

Microsoft ontmoedigt Navision met die prijsverhoging en geeft 60% korting aan klanten die overgaan naar Business Central online. Op deze wijze hebben zij het interessant gemaakt waarbij de kosten een stuk lager komen te liggen bij een overstap. In tegenstelling wat veel mensen denken en verwachten dat een overstap naar Business Central extra geld kost zien we dat dit in de praktijk niet het geval is.

Kostenbesparing

De kostenbesparing van Business Central is in 3 jaar tijd ongeveer 50.00 euro per jaar, hier is de maatwerkbelasting nog niet in meegenomen. De besparing dekt een groot deel van de upgrade. En het mooie daarvan is, is dat je hiermee kan focussen op het vernieuwen van processen. Om te innoveren en samen voorop te lopen in de markt. En hiermee willen we het werk leuker en makkelijker maken.

Meer weten over kosten besparen met Business Central?

Dat kan al met een simpele aanpassing. In ons webinar vertellen we hoe dat kan.