Afgelopen weekend heb ik het boek ‘Komt een CEO bij de IT-dokter’ van Wolter Toet gelezen. Een ‘must read’ voor iedere CEO of operationeel verantwoordelijke die:
- op het punt staat een oud ERP te vervangen
- nog weinig of geen ervaring heeft met ERP-selectie en -implementatie
Dit boek van Wolter Toet (2019) is een aanrader voor DGA’s, CEO’s en andere operationeel verantwoordelijken die van plan zijn hun oude systemen te vervangen. Zeker als je hier nog weinig ervaring mee hebt en wilt voorkomen dat je in een van de vele valkuilen trapt bij de selectie en implementatie van een nieuw ERP.
Het boek is prettig geschreven en leest makkelijk weg (was in een weekendje gepiept). Als je al wat langer meeloopt in de automatisering of ervaring hebt met meerdere ERP-trajecten zul je veel herkennen en is het een beetje een opendeuren-boek. De onderbouwing is soms beperkt, maar het geeft wel een goed beeld van valkuilen en een paar nieuwe inzichten.
Valkuil 1 Het oude denken
Als grootste valkuil wordt het oude denken genoemd. Ofwel vasthouden aan oude patronen en processen en vergeten te vernieuwen en te veranderen. Zeker als een backoffice-systeem al de nodige jaren in gebruik is. Je bedrijf is immers wel veranderd in die jaren, de mogelijkheden van IT ook en je eigen strategische plannen waarschijnlijk ook.
Valkuil 2 Geen concrete doelen
Een andere valkuil is het niet stellen van een concrete scope of concreet doel van het project. Stel een concreet strategisch doel voor de implementatie. Wat moet de implementatie van het systeem op strategisch niveau opleveren? Sturen op deze strategische doelstelling voorkomt dat het oude denken en kopiëren van wat er al is, de overhand krijgt. De focus van het project ligt immers op de strategische doelstelling.
Valkuil 3 Heldere verantwoordlijkheden
Een volgende valkuil is de interne taken en verantwoordelijkheden bij de verkeerde persoon of afdeling leggen. IT is betrokken, maar zeker niet leidend bij een ERP-implementatie. Waar traditioneel een CFO of IT-manager verantwoordelijk is voor het project, moet deze verantwoordelijkheid eigenlijk bij de CEO of DGA liggen. Hij of zij is de initiatiefnemer, stelt de strategische doelen en zorgt voor duidelijke interne communicatie over het project en de doelstellingen.
Valkuil 4 Onvoldoende tijd
Nog een valkuil is onvoldoende tijd nemen om het project uit te voeren en de veranderingen te realiseren. Gebruikers en projectleden moeten de beoogde veranderingen begrijpen en kunnen doorvoeren. Zij moeten geholpen worden bij het loslaten van het oude denken. Dat is niet iets wat je er even naast doet.
Er moet standaardisatie en vereenvoudiging worden doorgevoerd. Dat vergt overtuigingskracht en tijd. Ook de CEO moet het project serieus nemen en voldoende tijd besteden aan het begeleiden van het bedrijf naar de stip op de horizon, het strategische eindresultaat.
Daarnaast worden er nog een aantal valkuilen genoemd als goede interne communicatie, vasthouden aan de scope en afspraken etc.
Selectie- en implementatieaanpak
Wat ik persoonlijk interessanter vond, is de benadering van het selectie- en implementatietraject. Maak geen uitgebreide procesbeschrijvingen, maak geen ellenlange requirementlijsten (RFI’s). Nee, kies voor een benadering waarbij jij als verantwoordelijke voor het project bij vergelijkbare bedrijven gaat onderzoeken wat daar gebruikt wordt. Je hoeft je niet te onderscheiden met je backoffice-systeem. Als het bij gelijksoortige bedrijven werkt, werkt het bij jouw bedrijf ook. Stel op basis daarvan je shortlist op. Een backoffice-systeem valt in de categorie ‘standaard software’. Je moet daar ook geen (zware) aanpassingen aan willen doen.
Laat de verandering van je bedrijf, de strategie, je ambities en de veranderingen in IT leidend zijn voor de keuze van je systeem. Kijk daarbij goed naar wat concurrenten of gelijksoortige bedrijven recentelijk hebben gekozen en doen.
Na het opstellen van de shortlist laat je 1 of 2 bedrijven een proof-of-concept doen. Je stelt dan vast of je met de software je doelstellingen kunt bereiken.
Blijf tijdens de implementatie aandacht geven aan de doelstellingen en stuur strak op deadlines. Ga discussies over het oude denken en oude processen niet uit de weg.
Als afsluiter nog de visie van Wolter Toet op een ERP (backoffice-software): “Het is standaard software, ga er niet aan lopen sleutelen en blijf bij de standaard. Wees bereid om je processen aan te passen aan de software en laat je niet verleiden tot het nabouwen van oude processen in een nieuw systeem!” Een heel belangrijke tip!
Martin Plaat, directeur-eigenaar
[mkdf_separator class_name=”” type=”full-width” position=”center” color=”#fe5000″ border_style=”solid” width=”” thickness=”2″ top_margin=”” bottom_margin=””]
Over dit boek
Wolter Toet heeft een bedrijfskundige achtergrond en is al 25 jaar als programmamanager en CIO gespecialiseerd in het managen van complexe IT-projecten in competitieve omgevingen, zoals die van productie- en retailbedrijven.
Titel: Komt een CEO bij de IT-dokter
Auteur: Wolter Toet
ISBN: 9797090103841
Jaar: 2019
O.a. verkrijgbaar bij: Management Boek