Wij geloven dat ICT-verandertrajecten succesvoller zouden kunnen verlopen bij MKB’ers. Om deze reden gaat Martin Plaat, oprichter van SucceedIT, in gesprek met experts die veel ervaring hebben met verandertrajecten rondom IT-projecten. De eerste expert in de reeks is Wolter Toet, bekend van het boek ‘Komt een CEO bij de IT-dokter’. We praten met Wolter over het belang van verandering in mkb-organisaties als basis voor succesvolle IT-projecten. Zonder verandering in een bedrijf en verandering van processen is het succesvol uitvoeren van een IT-project, zoals een ERP-implementatie, namelijk redelijk kansloos.
Wie is Wolter Toet
Wolter Toet is een ervaren IT-projectmanager, of liever gezegd: changemanager. Hij begeleidde onder andere Foot Locker en Pearl bij hun digitale transitie. Daarnaast bekleedde Wolter functies als CIO en programmamanager bij verschillende bedrijven. Hij begon in de harde IT: hardware, programmeren en dergelijke. Daarna was hij verantwoordelijk voor grotere projecten en nu, zeker 15 grote ERP-trajecten verder, meer verandermanager dan IT-projectleider. Hij is het type pragmatisch, poten in de klei en doen wat nodig is.
Hoe het allemaal begon
“Eind jaren 90 was er een grote schaarste aan IT-ers en ontwikkelaars, net zoals nu.” Bij het bedrijf waar Wolter toen werkte, maakte ze gedwongen de keuze om de standaard te implementeren, aangezien er geen ontwikkelaar op de arbeidsmarkt te vinden. “Wij kochten een nieuwe systeem dat was voorbereidt op de millennium problematiek en hebben 100% standaard geïmplementeerd. Na 3 maanden was het live, de standaard bewees zich en niemand sprak meer over maatwerk” aldus Wolter. Wolter was toen overtuigt dat de standaard de manier was. Bij implementeren zonder maatwerk is het verander-element nog belangrijker. Het huidige systeem wordt losgelaten en wordt vervangen door een totaal nieuw systeem.”
Een succesvol IT-project
“Momenteel realiseren zich steeds meer organisaties dat het een ERP traject geen IT kunstje is. Project eigenaarschap op het hoogste niveau is nu niet vreemd meer. Dat was 15 jaar geleden compleet anders waarbij de directie moeilijk te betrekken was. IT problemen moesten destijds door IT opgelost worden. De nieuwe generaties hebben het belang van betrokkenheid en draagvlak veel beter in de gaten.”
Volgens Wolter is het maken van een goede start de essentie van succes waarbij de juiste mensen betrokken moeten worden. “Maximaal 1 of 2 van buiten de organisatie en de rest moet eigenlijk van binnen je organisatie komen. Deze groep moet de kernvragen van de directie vertalen naar wat het bedrijf nodig heeft. De eerste stappen op vlak van het concretiseren we het proces, het verdienmodel, de informatie en de applicatie architectuur moeten genomen worden. Het is verstandig om niet alles in detail uit te werken maar wel een goede vertaling te maken.”
Hoe kun je het veranderproces nu pragmatisch invullen bij een mkb-bedrijf?
“Bij kleinere bedrijven moet je maximale betrokkenheid hebben van de directeur, waarbij je in gesprek blijft en de DGA duidelijk maakt dat ze (mogelijk) anders moeten gaan werken en werkzaamheden mogelijk anders moeten gaan aansturen. De ideeën van verandering dienen duidelijk te zijn en iedereen moet erachter staan. De directie dient de projectgroep duidelijk te informeren over wat er wordt verwacht en wat de doelstelling is. Vervolgens dient dat vertaald te worden naar de oplossing.
Door in verschillende stappen te werken neem je de organisatie veel meer mee. Je wilt als eigenaar de verschillende fases meemaken en de opbouw voelen, vergelijkbaar met het bouwen van een huis. Je wacht dan ook niet tot je de sleutel hebt om het huis te bekijken!
De uitdaging is om mensen mee te nemen in de functionaliteit en in steeds meer details. De happy flow is 80% van het werk, dat zijn de normale werkzaamheden, de normale orderafhandeling etc. Dit richt je eerst in en test je. Daarna werk je de uitzonderingen uit, die al geïdentificeerd en besproken zijn, en los je deze op. Stel jezelf hierbij steeds de vragen: Hoe vaak komt dit nu werkelijk voor? Waarom vinden we dat het nodig is? Een uitzondering die maar beperkt bijdraagt aan de omzet, ga je niet bouwen voor een klant. Uitzonderingen inbouwen kost meestal ook meer dan je denkt – en zullen de doorlooptijd enorm vertragen.”
Advies aan de directie
Welke stap dient elke CEO / CFO / DGA, die nu opkijkt tegen het starten van een ERP-/CRM-traject, als eerste nemen? Het antwoord is eenvoudig: “Oriënteer je breed voordat je een systeem kiest en begin pas met het implementatieproces als je ziet dat het werkt. Lees je in en informeer bij een concurrent.”
Interesse in het boek van Wolter? Bestel het hier: Komt een CEO bij de IT-dokter door Wolter Toet – Managementboek.nl
DynamicsConsultants
Benieuwd hoe wij jouw processen succesvol kunnen automatiseren en je klaar te maken voor de toekomst? Neem dan contact met ons op!