Factuurverwerking in Dynamics NAV

Het inkoopfactuurverwerkingsproces verloopt bij veel bedrijven nog handmatig. Nog altijd worden blokstempels op inkoopfacturen geplaatst, waarna de crediteurenadministratie de fiatteurs voor de binnenkomende facturen handmatig vastlegt. Daarna gaat de binnenkomende factuur op reis door de organisatie. Hij gaat langs bij inkopers, uitvoerders en projectleiders, bij magazijnbeheerders en accountmanagers. Kortom, aan alle betrokkenen wordt gevraagd of de ontvangen factuur juist is, en dus rechtmatig betaald kan worden. Factuurverwerking kan zoveel simpeler!

De zorgvuldigheid van dit proces is van groot belang voor de administratieve controlefunctie van de organisatie. Het is een tijd- en energieverslindend proces om dit handmatig uit te voeren, waarbij onduidelijk is bij welke fiatteur een bepaalde ontvangen factuur nu ligt en wat de status ervan is. Het proces wordt nog duurder en onoverzichtelijker als een fiatteur de binnenkomende factuur afkeurt of als een verkeerde fiatteur is opgegeven … dit moet anders!

Uit welke stappen bestaat het inkoopfactuurafhandelingsproces?

Hoe ziet het proces er in het algemeen uit? Hier volgt een beschrijving van het proces dat elke binnenkomende factuur doorloopt, onafhankelijk van de manier waarop het wordt uitgevoerd; handmatig of in een ERP-software, zoals Dynamics NAV.
De eerste stap van het proces voor de factuurverwerking is de eerstegangsboeking. Dat is de stap waarin de inkoopfactuur wordt vastgelegd in de financiële administratie. Dit gebeurt gewoonlijk vooraan in het proces om de openstaande schuld zo snel mogelijk inzichtelijk te krijgen. Na deze eerste stap volgt dan de stap om te bepalen waar de inkomende factuur betrekking op heeft. Is het een inkoop voor het productieproces? Of heeft de inkoopfactuur betrekking op algemene kosten? De derde stap is het fiatteren van de inkomende factuur. Dit is de stap die in de praktijk de meeste energie en doorlooptijd kost. De vierde en laatste stap is het betaalbaar stellen van de inkoopfactuur. Na deze stap begint het betalingsproces, maar dat is een geheel ander administratief proces.

De eerste gang

Hieronder wordt beschreven hoe het verwerkingsproces eruit zou zien als je gebruik zou maken van bedrijfssoftware. Bijvoorbeeld de factuurverwerking in Dynamics NAV

De eerste stap van het proces voor het verwerken van inkomende facturen, de eerstegangsboeking, kan worden versneld door te investeren in hardware en software om de ontvangen facturen direct na de ontvangstregistratie in te scannen. Na de factuurscanning kunnen de gegevens van de factuur met OCR-software geautomatiseerd worden omgezet naar een XML-bestand, dat vervolgens als eerstegangsboeking kan worden geïmporteerd in uw ERP-systeem. Deze eerstegangsboeking kan eventueel direct worden verwerkt. Dan heeft u, vrijwel zonder handmatige tussenkomst, in een oogwenk uw binnenkomende factuur beschikbaar in uw ERP-systeem. Hard- en software voor deze eerste stap zijn in de markt verkrijgbaar. Cruciaal in deze stap is de kwaliteit van de factuurscanning, ofwel het algoritme om de inkoopfactuur van een specifieke crediteur te herkennen en de diverse posities van bepaalde velden te herleiden. U begrijpt dat volledige automatisering van deze stap aanzienlijke besparingen tot gevolg kan hebben.

De tweede gang

De tweede stap van de factuurverwerking is de tweedegangsboeking. Besparingen in dit deel van het proces kunnen bereikt worden door de gegevens die nodig zijn voor het opstellen van de tweedegangsboeking, automatisch aan te bieden op basis van herkenning van de ontvangen factuur.

De goedkeuring

De derde stap, waarin de inkoopfactuur wordt goedgekeurd voor betaling door de diverse fiatteurs, kost vaak de meeste tijd. Onnodig, als vooraf, bij elke grootboekrekening of elk project, de fiatteurs zijn vastgelegd en vervolgens het goedkeuringsproces voor de gedigitaliseerde inkoopfactuur op geautomatiseerde wijze wordt doorlopen. Hierbij krijgt elke fiatteur via de mail een notificatie over de goed te keuren inkoopfacturen. Daarna openen de fiatteurs deze notificaties en krijgen zij een digitale weergave van de inkoopfactuur te zien, inclusief bijlagen. In het ideale geval zal de fiatteur ook zien welke voorafgaande fiatteurs de inkoopfactuur al hebben goedgekeurd en kunnen zij eventueel zelf vragen stellen aan andere functionarissen binnen de organisatie over deze ontvangen factuur. Op deze wijze wordt het hele goedkeuringsproces geautomatiseerd doorlopen. Het mooie van dit proces is dat elke, voor een bepaalde stap verantwoordelijke functionaris via een notificatie wordt geïnformeerd over de noodzaak om actie te ondernemen. Hetzij door de factuur goed te keuren, hetzij door antwoord te geven op lopende vragen. Daarnaast is op elk moment vanuit de beheerfunctie duidelijk bij wie een inkoopfactuur ligt, zodat desgewenst op gepaste wijze kan worden verzocht tot enige spoed. Ten slotte is het gebruikelijk om niet alleen fiatteurs vast te leggen, maar ook een bedrag, zodat een inkoopfactuur van 50 euro niet langs dezelfde fiatteurs hoeft als een inkoopfactuur van 50.000 euro.

Betaalbaar stellen

De laatste stap, het betaalbaar stellen van de inkoopfactuur, kan automatisch plaatsvinden, nadat de laatste fiatteur zijn zegen aan de inkoopfactuur heeft gegeven.

Fata morgana?

Voor veel organisaties klinkt het hierboven beschreven proces als een fata morgana. Het is echter geen onrealistisch vergezicht, maar de realiteit als u met inkoopfactuurverwerking in Dynamics NAV werkt. Met de inkomende factuurverwerking van Dynamics NAV kunt u uw verwerkingsproces voor inkomende facturen aanzienlijk versnellen en kwalitatief verbeteren. Het hele proces wordt automatisch aangestuurd.

Besparingen bij automatisering van factuurverwerking in Dynamics NAV?

Toegegeven, er is vaak een significant bedrag gemoeid met een investering in het optimaliseren van het verwerkingsproces. Voor een verantwoorde investering is het daarom van belang naar de terugverdientijd te kijken. In de vakliteratuur wordt vaak voorgespiegeld dat een volledig handmatig inkoopfactuurproces ongeveer 25 euro per inkoopfactuur kost. Dit bedrag is met name het gevolg van de lagere efficiency en de personeelskosten die verbonden zijn aan het monitoren van het goedkeuringsproces. Door het proces volledig te automatiseren op de wijze zoals hierboven is beschreven, wordt de efficiency van het proces verhoogd en de kosten verlaagd tot onder de 10 euro per inkoopfactuur. Dit verschil van 15 euro per inkoopfactuur, vermenigvuldigd met het aantal inkoopfacturen per jaar, bepaalt dan de brutomarge die het automatiseren van de factuurverwerking uw organisatie oplevert.