Should I stay or should I go? Een bekende vraag als je niet meer helemaal gelukkig bent met wat je hebt. Dat geldt ook voor uw ERP systeem. Misschien bent u trouwens zelf nog wel gelukkig, maar geven uw medewerkers of uw IT-consultant aan dat de optimalisatie ver te zoeken is. Laten we er even vanuit gaan dat uw ERP systeem niet meer optimaal werkt. Dat betekent actie.
Welke actie voor uw bedrijfsproces?
Maar betekent actie dat u de aanbevolen upgrade(s) moet laten uitvoeren en eventueel add-ons aanschaffen? Of kunt u beter migreren naar een compleet nieuw systeem? Voor beide moet u tijd en geld steken in plannen en acties.
Welke keuze is de beste? Wij geven u 5 vragen, die u elk kunt beantwoorden met ‘verbouwen’ of ‘vervangen’. Daarna kunt u voor uzelf 5 punten verdelen tussen verbouwen (upgraden en add-ons en vervangen) of een volledig nieuw ERP systeem.
5 bouw-of-verbouw-vragen over ERP
- Wat kost het?
Een gloednieuw ERP systeem is een behoorlijke investering. Afhankelijk van de situatie kan de prijs oplopen tot 5000 euro per gebruiker of zelfs meer.
Let op: Een upgrade is over het algemeen goedkoper, maar niet altijd!
Doe uw huiswerk en bereken van beide alternatieven de kosten. Verdeel daarna de punten. - Wat levert het op en tegen welk risico?
Welke voordelen kunt u behalen met een nieuw systeem ten opzichte van een upgrade? Zet dit tegenover de risico’s die dit met zich meebrengt.
Let op: elke implementatie brengt risico’s met zich mee. Hoe meer veranderingen, hoe meer risico. - Past uw ERP nog wel bij uw bedrijfsproces?
Een ERP systeem kan een levensduur hebben van 15 of 20 jaar. Maar hoeveel is uw business veranderd in de afgelopen tijd? Als de veranderingen erg groot zijn, past uw huidig systeem, ook na updates, wellicht niet meer bij uw bedrijf.
Let op: definieer in elk geval welke kritieke ERP-functies per se aangepast moeten worden. - Welke verandering kunnen uw mensen aan?
Hoe open staan uw medewerkers tegenover iets nieuws? Kunnen uw medewerkers wel zonder het oude systeem? Hebben ze moeite met nieuwe dingen en werkprocessen? Wat vinden ze prettig in het oude systeem en wat vervelend? Kunnen de negatieve zaken misschien met een upgrade opgelost worden? Of is er een ERP oplossing waarmee ze veel beter hun werk kunnen doen?
Bedenk wel dat uw mensen het uiteindelijk moeten doen! Dat geldt ook voor een upgrade die wijzigingen met zich meebrengt. Verwacht bij de implementatie niet alles van een leverancier. Die wil uiteraard graag verkopen, maar laat u op een gegeven moment toch alleen achter. Aandacht voor de situatie van uw mensen is al de helft van de oplossing. - Hoe goed communiceert uw ERP met andere systemen?
Hoe makkelijk kan uw ERP systeem gegevens uitwisselen met uw overige systemen? Is een nieuw systeem makkelijker of juist moeilijker inpasbaar in uw applicatielandschap? En in hoeverre gaat dat applicatielandschap de komende jaren wijzigen?
Punten tellen
Misschien hebt u punten geteld. Wint ‘verbouwen’ of ‘vervangen’? Maar niet alle vragen wegen even zwaar. Welke is het belangrijkste? Het klinkt misschien flauw, maar het antwoord luidt: “Dat hangt er van af”. Directe kosten zijn over het algemeen wel te berekenen, indirecte kosten (door verloren productiviteit) zijn al moeilijker. Ook de (verwachte) baten zijn soms moeilijk te kwantificeren. Dat is helemaal het geval bij de risico-inventarisatie. Maar juist die laatste mag u niet vergeten! Ook de impact op uw mensen is van belang. Welk signaal geeft u af als u – met en voor hen – een nieuw ERP systeem aanschaft? Zie het ook als de nieuwe vorkheftruck of de nieuwe PC.
Kies en doe
Het belangrijkste advies: maak een duidelijke keuze. Informeer uw mensen en laten zij de consequenties ook aangeven. Geef na uw keuze ook de redenen aan. Meestal heeft ú het totaalplaatje wel, maar uw mensen niet. Medewerking bij de implementatie van een upgrade óf een nieuw systeem is van groot belang. Als ze weten waarom deze keuze is gemaakt, levert dat betere medewerking op. Die medewerking krijgt u dan ook als die keuze in hun individuele situatie even een verslechtering lijkt te zijn of moeite kost. Zo komt iedereen in actie. “
Zoals Yoda in StarWars zei: “Try not. Do…. or do not. There is no try.
Heeft u net een verbouwing of vervanging van uw ERP systeem achter de rug of staat er een op de planning? Deel uw ervaringen dan hier met ons.