Wist u dat een gemiddelde medewerker gemiddeld zeven bomen aan papier en andere houtproducten verbruikt?
Wist u dat de hoeveelheid papier en hout die we jaarlijks weggooien genoeg is om 50 miljoen huishoudens te voorzien van warmte voor 20 jaar?
Deze statistieken geven voldoende aanleiding om zuiniger met papier en hout te zijn en te streven naar een papierloze omgeving.
Hoe kan automatisering hierbij helpen? De meest efficiënte manier om papieren processen te automatiseren, is de implementatie van een documentmanagementsysteem. Er zijn ook minder ingrijpende mogelijkheden om te komen tot het minimaliseren van papierverbruik.
Op de website van Lifehack – highlighted steps – staan tien tips in het kader van ‘een betere wereld begint bij jezelf’. De hoeveelheid papier dat kan worden gereduceerd is per bedrijf verschillend, maar er zijn maar weinig bedrijven waar niets te winnen valt.
Hier volgen een aantal stappen die uw organisatie kunnen helpen om afscheid te nemen van papierbergen en uw organisatie voorbereiden op een documentmanagementoplossing.
- Stel duidelijke doelstellingen voor papierloze initiatieven in uw organisatie. Bepaal hoeveel papier u nu jaarlijks per medewerker verbruikt en stel een doelstelling om dit met 10, 25, 50 of zelfs 100% te reduceren. Maak de doelstelling SMART en betrek medewerkers bij uw initiatief.
- Inventariseer uw interne papierberg en stel vast welke documenten relevant zijn en welke documenten makkelijk elektronisch kunnen worden gedeeld en – indien nodig –bewaard. Bepaal een slimme wijze van documentstorage (slimme structuur en zoekmogelijkheden implementeren). Een product als SharePoint kan u hier goede diensten bewijzen.
- Vraag klanten en leveranciers zoveel mogelijk documenten elektronisch aan te leveren. Denk hierbij aan facturen, offertes, orderbevestigingen, etc. De meeste ERP‑omgevingen zullen dit wel ondersteunen, maar er worden dagelijks nog enorme hoeveelheden papier tussen bedrijven uitgewisseld. Voorkom hoe dan ook dat medewerkers door leveranciers en klanten elektronisch verstrekte documenten uitprinten! Een gewoonte die helaas nog lang niet verbannen is.
- Zoek naar interne mogelijkheden om documenten en processen te koppelen middels een workflow. Denk hierbij aan processen als declaraties, factuurgoedkeuringen, vakantie-aanvragen, klachtafhandelingen, etc. Dit zijn allemaal documenten die gekoppeld zijn aan uw bedrijfsprocessen. Door een directe, geautomatiseerde koppeling te leggen, worden processen niet alleen efficiënter, maar komt u dichter bij papierloosheid.
- Overweeg een documentmanagementoplossing. Onderzoek mogelijke oplossingen voor een papierloos bedrijf. Met behulp van de juiste oplossing kunt u papieren processen volledig integreren met uw ERP‑oplossing zoals Microsoft Dynamics NAV. Minimaliseer handmatige invoer door gebruik van OCR‑technologie en bewaar documenten niet in archiefkasten, maar op servers.
Door stappen te zetten naar een papierloos bedrijf, verhoogt u efficiëntie, bespaart u kosten en werkt u mee aan een betere wereld. Het is echt tijd om de stap te zetten naar een papierloze omgeving; de mogelijkheden zijn er. Papierloos is geen illusie. Denkt u nu bij uzelf: ‘what’s new?’, kijk dan eens om u heen op kantoor. Hoeveel papier ziet u nog liggen? Hoeveel papier wordt maandelijks nog afgevoerd of gearchiveerd?
Wilt u meer weten over de mogelijkheden voor een papierloze werkelijkheid met Dynamics NAV? Bel of mail gerust voor een afspraak – +31 (0)6 428 45 559 / [email protected].
Bron: Nick Sprau – Metafile Information Systems Inc.
www.metaviewer.com/for‐microsoft‐dynamics.