Hadec bespaart veel tijd door taken te automatiseren en te optimaliseren met Business Central

HADEC Duurzame energie levert complete zonnepanelen installaties aan installateurs door heel Nederland. Het bedrijf is onderdeel van de Koninklijke Oosterberg, de al meer dan 125 jaar oude groothandel voor de installatiebranche.

Als je bij HADEC binnenstapt proef je direct de informele sfeer en het pragmatisme zoals je vaker aantreft bij technische groothandels. Dagelijks houden de medewerkers zich bezig met de inkoop en de verkoop van de diverse onderdelen van zonnestroominstallaties. Remon Hansté is inmiddels 7 jaar lang directeur van het bedrijf in een zeer dynamische markt, en heeft automatisering hoog in het vaandel staan. HADEC maakte al lange tijd gebruik van Dynamics NAV en besloot in het voorjaar van 2021 de stap van Microsoft NAV 2016 naar Microsoft 365 Dynamics Business Central te maken.

Een goede match

Na een korte zoektocht op de markt kwam Remon bij SucceedIT terecht. SucceedIT heeft immers veel ervaring met het upgraden van NAV naar Business Central en heeft de nodige klanten in de installatiebranche en in de zonnepanelen (o.a. Vihamij, Natec Sunergy en Maretec).

Los van de puur technische upgrade van NAV 2016 naar Business Central is er bij HADEC een sterke behoefte aan optimalisatie van haar bedrijfsprocessen. Betere informatie-uitwisseling met de Koninklijke Oosterberg en een optimale integratie met de webshop. Om de groei van de activiteiten op te vangen is verdere automatisering van orderafhandeling essentieel. Daarnaast speelde nog de uitdaging om dit met een minimale hoeveelheid aan maatwerk te doen. Het is HADEC duidelijk dat maatwerk kostenverhogend werkt en het beheer compliceert.

De aanpak

SucceedIT heeft samen met HADEC een roadmap opgesteld waarin alle verbeterpunten zijn benoemd, een project fasering is aangebracht en de aanpak is bepaald.

Martin Plaat: “Wij hebben gekozen voor Business Central in de Cloud aangevuld met een aantal apps om procesverbeteringen zonder maatwerk te kunnen realiseren. Zo is er gebruik gemaakt van de E-commerce connector van Ecomwise en een workflow oplossing binnen Business Central om alle processen zo strak mogelijk uit te kunnen voeren (Aptean Advanced Workflow). Daarnaast zijn nog twee Apps (Document Capture en Advanced Forms) in gebruik genomen om alle documentstromen zoals inkomende facturen, pakbonnen, verkoopfacturen, offertes enz. te digitaliseren. Op het krachtige Microsoft365 platform vind je een groot aantal gecertificeerde Apps waarmee je de functionaliteit van Business Central verder kan uitbouwen zonder maatwerk te bouwen!”

Wat is jullie ervaring met SucceedIT als Dynamics-partner?

Remon: “Het is natuurlijk belangrijk dat SucceedIT ons type bedrijf goed kent, ze hebben ervaring in de installatiebranche bij vergelijkbare bedrijven. Wij zijn tevreden over hoe het project is verlopen. De consultants kwamen ongeveer 1 dag per week bij ons op kantoor om samen aan de slag te gaan en daarnaast was er veel contact via MicrosoftTeams. We hebben de processen met elkaar getest en gezorgd voor een veel betere koppeling tussen onze webshop en Business Central. De samenwerking is prettig, SucceedIT is een pragmatische club. Proactief, zij regelen het gewoon.”

Wat heeft het project jullie gebracht?

Remon: “Gebruikers zitten op een hoger kennisniveau dan voorheen, we hebben bijna geen maatwerk meer en de koppeling met het e-commerce platform is sterk verbeterd. Nu we een paar maanden onderweg zijn gaan we verder met het optimaliseren van processen waarbij de workflow oplossing zorgt dat routinematige processen verder worden geautomatiseerd, wij gaan zeker nog groeien en daarvoor hebben wij nu een goede basis staan!”.