Van complexe informatiepuzzel naar grip en controle met Business Central
MBOwebshop.nl is geen alledaagse webshop. Het is een complex regieplatform dat de schakel vormt tussen 480.000 mbo-studenten, honderden scholen en een netwerk van ruim 300 leveranciers. Om de enorme stroom aan data, geld en goederen in deze complexe keten foutloos te verwerken, verving de organisatie haar verouderde ERP-systeem door Microsoft Dynamics 365 Business Central. “Wij zijn geen traditionele distributeur; wij lossen elke dag een enorme informatiepuzzel op. En dat vraagt om de juiste tooling.” verteld Henk Voermans, Directeur Operations bij MBOwebshop.nl.
Bij MBOwebshop.nl draait alles om de juiste informatie op de juiste plek krijgen. Of het nu gaat om boeken, digitale licenties of fysieke materialen zoals koksmessen en gereedschap: het platform zorgt dat de student precies krijgt wat nodig is voor de studie. Het bedrijf heeft geen eigen warehouse, maar koppelt met diverse partners waaronder uitgeverijen, het Centraal Boekhuis en shop-in-shop-leveranciers.
De complexiteit binnen de keten is groot. Henk legt uit: “Scholen zijn voor ons zowel klant als leverancier. Zo innen wij via ons platform bijvoorbeeld ook de huur voor kluisjes of bijdragen voor excursies. Ook de geldstromen zijn gelaagd: een bestelling van een student kan deels door een uitgever en deels door Centraal Boekhuis worden gefactureerd, terwijl de goederen fysiek van verschillende locaties komen.”
De overstap naar de cloud
Het sterk verouderde on-premise Dynamics NAV kon deze complexiteit niet aan en vormde een rem op de efficiëntie. “De eis voor de vernieuwing was helder: een moderne SaaS-oplossing met minimaal maatwerk die naadloos aansluit op ons eigen platform zodat de verslaglegging en financiële opvolging perfect loopt”, verteld Henk.
SucceedIT werd gekozen als partner vanwege hun kennis en de gedeelde visie op samenwerking, maar ook door een sterke aanbeveling vanuit het netwerk van de CFO van de webshop. Henk verteld: “Wat de doorslag gaf, was de open en heldere communicatie vanaf de eerste verkennende gesprekken. Direct vanaf het begin hadden we het gevoel dat de neuzen dezelfde kant op stonden.”
Henk benadrukt dat eigen inzet hierbij de doorslag gaf: “Als je een partner hebt waarmee je dit samen doet, dan is ‘samen’ ook echt het sleutelwoord. SucceedIT had een gefaseerd en helder plan waarbij we wekelijks in een vaste werkgroep samenkwamen om onze complexe processen te vertalen naar de standaard van Business Central. Door onze key-spelers erbij te houden en tijd vrij te maken, zorgden we ervoor dat we de strakke planning ook echt konden waarmaken. Dat kost tijd en geld, maar het levert uiteindelijk gewoon echt resultaat op”.
Rust, controle en efficiëntie
De livegang vond plaats vlak voor het hoogseizoen, de periode waarin MBOwebshop.nl 85% van haar omzet draait. Dankzij een strakke planning en slimme keuzes, zoals het gebundeld registreren van iDEAL-transacties van studenten, bleef Business Central ook tijdens de piekdagen uiterst stabiel.
“De implementatie was een intensief traject”, verteld Henk. “Maar door de korte lijnen met zowel de consultants als de accountmanager van SucceedIT verliep dit heel soepel. Het was gewoon fijn schakelen; als er ergens wat stokte of we vonden dat er net even wat extra aandacht nodig was, was een belletje genoeg om direct actie te ondernemen. Deze nauwe samenwerking en de deskundigheid van hun mensen waren cruciaal om de strakke deadline voor de livegang te halen.”
MBOwebshop.nl is met de overstap naar Business Central getransformeerd tot een toekomstbestendig regieplatform. Henk sluit af met het volgende: “Waar voorheen handmatige correcties aan het einde van het jaar de norm waren, zorgt Business Central nu voor een foutloze afhandeling van de complexe geld- en goederenstromen tussen scholen, studenten en honderden leveranciers.”
Dit alles geeft de organisatie de ruimte om verder te kijken en nieuwe ambities waar te maken. Zo wordt het platform inmiddels ook voor het 2e jaar als leermiddelenregieplatform in het voortgezet onderwijs.
Business Central als fundament
De situatie van MBOwebshop.nl laat zien dat een complexe organisatie niet automatisch vraagt om veel maatwerk. Juist door processen goed te doorgronden, keuzes samen te maken en zoveel mogelijk vanuit de standaard van Business Central te werken, ontstaat een fundament dat ook op langere termijn beheersbaar blijft.
Daarbij gaat een succesvolle implementatie wat ons betreft niet alleen over technologie. Het vraagt om kennis van processen, korte lijnen en vooral om samenwerking. Want uiteindelijk bereik je het beste resultaat wanneer je niet tegenover elkaar aan tafel zit als klant en leverancier, maar samen werkt aan hetzelfde doel.
Werk je zelf met complexe processen, veel verschillende informatiestromen of een ERP-omgeving die niet meer goed aansluit op je organisatie? Sparren over jullie situatie kan altijd. Neem gerust contact met ons op, voor een vrijblijvende kennismaking!