Peppol & Microsoft Dynamics 365 Business Central

Een van de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van elektronische handel en facturatie is de komst van Peppol. Deze ontwikkeling is vooral voor belang voor bedrijven die binnen de B2B actief zijn. Wat is Peppol en wat moet jij als B2B bedrijf met Peppol? We vertellen je in deze blog. Of klik direct door naar de onderwerpen die jij interessant vindt!

• Wat is Peppol?
• Waarom wordt Peppol steeds actueler?
• Hoe werkt Peppol?
• Peppol & Business Central
• Wat moet je doen om met Peppol te werken?

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk dat veilige uitwisseling van zakelijke documenten mogelijk maakt, zoals facturen en procurement. Via Peppol kan je gestandaardiseerd en veilig zakelijke documenten zoals facturen, inkooporders en andere handelsdocumenten uitwisselen tussen bedrijven en overheden, ongeacht hun locatie of gebruikte systemen.

Waarom wordt Peppol steeds actueler?

1. Europese Richtlijnen

De Europese Unie heeft richtlijnen uitgevaardigd die het gebruik van e-facturering verplicht stellen bij overheidsopdrachten. Peppol voldoet aan deze richtlijnen, wat de adoptie in Europa versnelt. Sommige landen binnen de Europese unie hebben Peppol al verplicht gesteld voor zakelijke transacties met de overheid. Overige landen moedigen het gebruik wel aan, maar het (nog) niet verplicht gesteld.

2. Efficiëntie en Kostenbesparing

Elektronische facturering vermindert de administratieve lasten en verlaagt de kosten die gepaard gaan met papierwerk, postverzending en handmatige verwerking van documenten. Door meteen gebruik te maken van Peppol als standaard ben je voorbereid. Daarnaast worden e-facturen via Peppol sneller verwerkt en betaald, wat een positieve invloed heeft op je cashflow.

3. Betrouwbaarheid en Veiligheid

Peppol biedt een betrouwbaar en veilig netwerk voor de uitwisseling van documenten. Dit vermindert de kans op gegevensverlies en fraude. Met Peppol voldoe je aan de Europese en internationale standaarden, waardoor je makkelijker aan de wettelijke eisen kan voldoen, wat het risico verlaagd op boetes of juridische problemen in de toekomst.

4. Globalisering

Peppol vergemakkelijkt grensoverschrijdende handel dankzij de gestandaardiseerde manier om met klanten en leveranciers in verschillende landen te communiceren. Dit opent nieuwe marktkansen en maakt internationale handel eenvoudiger en goedkoper.

Hoe werkt Peppol?

Het gebruik van Peppol voor elektronische gegevensuitwisseling, zoals e-facturering, omvat verschillende stappen.

Peppol werkt via een netwerk van gecertificeerde Access Points die zorgen voor de connectiviteit en veilige uitwisseling van documenten. Kies een betrouwbare serviceprovider die als jouw Access Point kan fungeren. SucceedIT heeft hier al relaties die we kunnen inzetten voor je.

Hoe werkt Peppol met Business Central?

1. Registratie en Setup

1. • Registratie: Kies en registreer bij een gecertificeerde Peppol Access Point (AP) provider.
   • Technische Setup: Configureer Business Central voor Peppol-communicatie, eventueel met een app zoals Advanced Forms.

2. E-factuur Aanmaken

1. • Gegevens verzamelen: Verzamel factuurdetails, klantinformatie en betalingsvoorwaarden.
   • E-factuur maken: Maak de e-factuur in Business Central volgens Peppol BIS specificaties.

3. Validatie en Verificatie

1. • Validatie: Controleer of de e-factuur aan de Peppol-standaarden voldoet.
   • Verificatie: Verifieer de authenticiteit van het document.

4. Document Verzenden

1. • Naar Access Point: Zet de factuur om naar het juiste formaat en stuur deze naar je AP provider.
   • Via Peppol-netwerk: Het AP stuurt het document door naar het AP van de ontvanger.

5. Ontvangst en Verwerking

1. • Ontvangst: Het AP van de ontvanger ontvangt en valideert het document. Business Central verwerkt de ontvangen berichten.
   • Verwerking: Facturen kunnen direct gematcht worden met inkooporders.

6. Bevestiging en Acknowledgement

1. • Ontvangstbevestiging: De ontvanger stuurt een ontvangstbevestiging terug via Peppol.
   • Acknowledgement: De verzender ontvangt en registreert de bevestiging.

7. Verwerking en Archivering

1. • Verwerking: De ontvanger verwerkt het document in Business Central.
   • Archivering: Beide partijen archiveren het document voor toekomstige referentie.

Wat moet je nu doen om met Peppol te kunnen werken?

1. Kies een access point: Peppol werkt via een netwerk van gecertificeerde Access Points die zorgen voor de connectiviteit en veilige uitwisseling van documenten. Kies een betrouwbare serviceprovider die als jouw Access Point kan fungeren. SucceedIT heeft hier al relaties die we kunnen inzetten voor je.
2. Integratie je huidige systemen: Zorg ervoor dat je boekhoudsysteem compatibel is met Peppol. Dit kan door de integratie via bestaande software of in sommige gevallen vereist het de aanschaf van een nieuw systeem wat Peppol ondersteunt. Business Central heeft al de standaarden om via Peppol facturen te versturen en te ontvangen. Meerdere bedrijven werken hier al met succes mee.
3. E-facturatie: Zorg dat je met een facturatiesysyteem werkt wat e-facturatie ondersteund. Voor Business Central betekent dat je een app via AppSource installeert die elektronische facturatie mogelijk maakt, bijvoorbeeld Continia. Die heeft een heel geschikte app gemaakt die alle vereiste gegevens uit Business Central kan invullen volgens de Peppol BIS specificaties.
4. Training: Zorg ervoor dat jouw team getraind is in het gebruik van Peppol en de voordelen van de nieuwe processen inzien.
5. Compliance en Certificering: Controleer of jouw processen voldoen aan de lokale en internationale regelgeving omtrent e-facturering en gegevensuitwisseling. Zorg ook voor de nodige certificeringen indien vereist.
6. Testfase: Voer een testfase uit waarin je Peppol in een beperkte omgeving implementeert om eventuele problemen vroegtijdig te identificeren en op te lossen voordat je volledig overstapt.

Door deze stappen te volgen, bereid jij je bedrijf voor op een soepele overgang naar het gebruik van Peppol voor elektronische gegevensuitwisseling.

Maak jouw Business Central omgeving klaar voor Peppol

Microsoft Dynamics 365 Business Central heeft uitgebreide ondersteuning voor de integratie met het Peppol-netwerk, waardoor je gemakkelijk e-facturen en andere elektronische documenten kunnen uitwisselen. Door de juiste apps te installeren en je Business Central te configureren, kun je berichten via Peppol verzenden en ontvangen.

Binnen Business Central wordt het Peppol-proces voor de export van de factuur in het juiste Peppol-formaat gestuurd naar het Peppol netwerk. Via onderstaande linkjes vind je meer informatie over hoe je de instellingen goed inricht.

• Informatie over het exporteren van een factuur in Peppol-formaat in plaats van PDF-formaat. Dit doe je via het verzendprofiel op de klant kaart.
• Informatie over het aanleveren van een e-document aan een standaard service naar het Peppol-netwerk. Microsoft biedt hiervoor in BC een app aan via Tradeshift.

Voor het proces van ontvangen en verwerken met van de berichten met het Access Point zijn gecertificeerde Apps van Microsoft beschikbaar op AppSource. Voorbeelden hiervan zijn AdvancedForms (Quadira) en Document Output (Continia). Deze oplossingen bieden meer functionaliteiten om het proces te vergemakkelijken.

Door deze processtappen te volgen, kunnen organisaties efficiënt en veilig elektronische documenten uitwisselen via het Peppol-netwerk, wat leidt tot een gestroomlijnde en betrouwbare facturerings- en procurement. Heb je vragen over Peppol en Business Central,of over het ontvangen of verzenden van Peppol berichten met Business Central? Neem dan gerust contact met ons op, wij helpen je graag verder!