Waar het in de e-commerce automatisering vooral om gaat, is processen op zo’n manier vormgeven dat fouten worden voorkomen (door geautomatiseerde controles), de handmatige data-invoer vermindert (door koppelingen tussen systemen en het inlezen van data) en de zoektijd vermindert (bijvoorbeeld door te zorgen dat per weborder de bestelling, factuur en betaling overzichtelijk en snel te vinden zijn). Met een B2B-klantbestelportaal – Minder fouten, minder handwerk en minder zoeken
Automatisering is voor e-commerce bedrijven (ongeacht of het B2C- of B2B-bedrijven zijn) enorm belangrijk. Je wilt immers zoveel mogelijk kunnen verkopen en leveren met zo min mogelijk handmatige handelingen. De marges op de producten zijn wellicht niet zo hoog, maar de massa bij voorkeur groot en dan wil je geen arbeidsintensieve werkzaamheden.
Voorbeelden van wat je in ieder geval niet wilt:
- Je weborders overtypen in een back-end systeem.
- Je artikelen en prijzen handmatig invoeren in je webshop en/of back-end omgeving.
- In het magazijn moeten kijken of je een bepaald artikel nog wel op voorraad hebt.
- Iedere betaling moeten uitpluizen en de betaling moeten matchen met een weborder.
- Mailtjes of telefoontjes van klanten ontvangen over de status van hun bestelling.
- Veel mailen en bellen met de pakketdienst om pakketjes te laten vervoeren of vast te stellen waar een pakketje is.
- Veel uitzoekwerk hebben om te komen tot een kloppende financiële administratie (volledigheid van in- en verkoop, juiste prijzen en een kloppende voorraad).
- Veel tijd steken in retouren en terugbetaling.
Als je kijkt naar informatie-uitwisseling tussen je webshop en Dynamics 365 Business Central kun je twee soorten informatie onderscheiden.
1. Informatie om je proces soepel te laten verlopen zoals de artikelen, prijzen en bestellingen
Als deze informatie niet tussen de systemen wordt uitgewisseld, zul je altijd handmatig informatie moeten verwerken. Handmatige informatieverwerking (overtypen) kost je meer tijd en geeft meer risico op fouten. Je kunt je voorstellen dat wanneer je artikelen en prijzen in Dynamics niet gelijk zijn aan die op je webshop, er van alles mis kan gaan. Hetzelfde geldt voor je bestellingen van de webshop. Deze wil je automatisch in de Dynamics-oplossing inlezen om te voorkomen dat je de bestellingen moet overtypen en daarmee veel tijd verliest en fouten maakt.
De minimale set van informatie-uitwisseling tussen de webshop en de Dynamics-oplossing moet dan ook bestaan uit: productinformatie (artikelen), prijzen en bestellingen.
Artikelen en prijzen
Artikelen en prijzen worden meestal vastgelegd in het ERP-systeem en vervolgens naar de webshop gestuurd. Soms wordt de data daar nog verrijkt (extra informatie bij een artikel zetten zoals extra foto’s en commerciële teksten). De prijzen kunnen het beste in het ERP-systeem worden beheerd. Je kunt hier op basis van klanten, klantgroepen of acties de juiste prijzen op de webshop presenteren. Met grote afnemers heb je waarschijnlijk andere prijsafspraken gemaakt dan met kleinere afnemers. Het goed managen van deze prijzen gaat meestal beter in het ERP-systeem. Daarnaast moet je er zeker van zijn dat je prijs in het ERP en in de webshop gelijk is om problemen bij de financiële afhandeling te voorkomen. In Business Central kun je werken met complexere prijsstructuren, maar ook met artikelvarianten en alternatieven.
Bestellingen
Bestellingen die gedaan worden in het orderportaal wil je in veel gevallen in je ERP-systeem hebben voor de verdere logistieke en administratieve afwikkeling. Ook voor een goed inzicht in cijfers (verkopen per product, per klant, regio of klantgroep) kun je het ERP-systeem gebruiken. De webshoporder komt in Business Central terecht en daar wordt zoveel mogelijk bepaald of de order mag en kan worden uitgeleverd. Indien de order vrijgegeven wordt voor uitlevering, kan het systeem automatisch een pickopdracht naar het magazijn sturen. Van daaruit wordt de order verzameld en uitgeleverd.
De orders in Business Central zijn verder nodig om de juiste inkoopbeslissingen te kunnen nemen en de voorraad administratief juist te houden.
2. Informatie om je klant goed te kunnen informeren
Je wilt je klant snel en goed kunnen informeren over de orderstatus. Is de bestelling in behandeling? Is het bestelde product op voorraad? Wanneer wordt het geleverd? Etc.
Informatie die je kunt delen zijn de bestel- en betaalstatus van een order, de retourafhandeling, beschikbare voorraad, bestel- en factuurstatus en bestel- en factuurhistorie.
In het B2B-kanaal is het vaak voldoende om de informatie voor de klant inzichtelijk te maken in het orderportaal. Vermoedelijk zit je B2B-klant niet te wachten op een berichtje bij iedere stap in de bestelling, zoals we dat inmiddels gewend zijn van Bol.com en Coolblue. Wel wil je klant per order in het portaal kunnen zien of de order in behandeling is en wanneer deze geleverd wordt.
Bestelstatus
Als een order geplaatst is, moet bepaald worden of de order uitgeleverd kan worden. Is het product op voorraad? Moet de order betaald zijn voor deze wordt uitgeleverd? Als de bestelling aan alle voorwaarden voldoet kan de order gepickt worden en uitgeleverd. Het is dan fijn voor de klant dat deze in het portaal kan zien of de order goedgekeurd is voor uitlevering en wat de verwachte leverdatum is. Hiervoor kun je eenvoudig een berichtje van Business Central naar het webportaal sturen met de orderstatus en leverdatum.
Bestelhistorie
Daarnaast is het handig om de bestelhistorie terug te zien en eventuele herhaalbestellingen makkelijk op het portaal te kunnen doen. Wanneer klanten vaker hetzelfde bestellen, kun je het ze makkelijk maken door te werken met een bestellijst. Deze bestellijst kan automatisch gevuld zijn met vaak bestelde producten zodat de klant alleen nog maar het aantal hoeft in te geven. Ook kun je het mogelijk maken voor de klant om een eerder uitgevoerde bestelling in het portaal te selecteren en nogmaals te bestellen (herhaalorders).
Facturen
Daarnaast scheelt het veel werk om de facturen simpelweg op het orderportaal te plaatsen zodat je klant zijn facturen altijd terug kan vinden en weet welke betaald zijn.
Beschikbare voorraad tonen
Voorraad is een wat ingewikkelder onderwerp. Wat wil je de klant laten weten qua beschikbaarheid van de producten? Veel bedrijven kiezen ervoor om in het B2B-kanaal geen voorraad te tonen. Bestellingen worden altijd geaccepteerd, en of en wanneer het geleverd kan worden volgt bij de orderverwerking. Om een goede werkelijk beschikbare voorraad te tonen, heb je veel accurate en bijna realtime informatie nodig.
Hoeveel voorraad ligt er in je eigen magazijn? Welk deel daarvan is echt beschikbaar voor de verkoop? Wat zit er nog in inkooporders en wanneer verwacht je dat het binnenkomt? Wellicht is er nog voorraad op een externe locatie of wordt een product rechtstreeks door de leverancier aan de klant geleverd. Het al dan niet tonen van beschikbare voorraad is een strategische en commerciële keuze. Mocht je besluiten de voorraad te tonen, wees er dan zeker van dat je alle informatie hebt en weet wat je kunt aanbieden!