Ga naar de inhoud

Managementinformatie: uw ERP beter gebruiken

Voor u het weet, heeft u er een. Een ERP. Een onbegrensd systeem dat alles kan. Het zou u veel managementinformatie moeten opleveren en ook de werkprocessen in uw organisatie moeten helpen stroomlijnen. Nog ambitieuzer geformuleerd gaat het om BI, oftewel business intelligence. Het systeem helpt u om de juiste beslissingen te nemen en uw concurrenten een stap voor te blijven. Maar zegt u eens eerlijk, hoe wordt de managementinformatie echt gebruikt in uw organisatie? Hoe vaak, door wie, en waarvoor?

De uitdaging bij dit soort systemen is om de grote hoeveelheden gegevens en de vele rapportagemogelijkheden echt bruikbaar te maken voor uw bedrijfsvoering. Alleen dan benut u de kracht van een ERP. Dat gaat niet vanzelf; u moet er eerst wat tijd in investeren.

Managementinformatie moet gebruikt worden

De waarde van een ERP vooManagementinformatie rapportager uw organisatie staat of valt met het aantal mensen dat het gebruikt. Soms blijven medewerkers liever met eigen systemen werken (bijvoorbeeld een spreadsheet), om verschillende redenen. Misschien kan het ERP net niet dat wat zij nodig hebben, of hebben ze de mogelijkheden gewoon nog niet leren kennen. Vaak wordt het gebruik van zo’n systeem opgelegd en ervaren medewerkers het als een verplichting.

Hoe bereikt u dan dat de managementinformatie in een ERP echt wordt gebruikt? Er is maar één manier: geef zelf het goede voorbeeld. Als mensen merken dat u naar de informatie kijkt en er serieus mee bezig bent, dan krijgt die informatie voor hun werk betekenis.

Organisatiedoelen concreet maken

Intussen zit u nog steeds met die overvloed aan gegevens en rapportagemogelijkheden. Het systeem kan alles met alles combineren, dat is juist het idee achter een ERP. In een systeem als Dynamics NAV (voorheen Navision) kan iedere gebruiker ook eigen rapportages samenstellen en exporteren naar Microsoft Excel voor verdere analyse. Op zich is dit prachtig, maar u krijgt al snel het gevoel dat u werkelijk alles moet weten, bestuderen en sturen.

Waar gaat u uw tijd aan besteden? Die vraag kunt u beantwoorden, als u uitgaat van uw eigen doelstellingen.

Sluit het systeem af en concentreer u op de visie en doelstellingen van uw organisatie. Dat kunnen algemene doelen zijn, die bijna iedere ondernemer zich stelt, zoals winstmaximalisatie, maar er kunnen ook heel specifieke doelen zijn voor een bepaalde periode of situatie. Denk bijvoorbeeld aan de gevolgen van een wijziging in wettelijke tarieven of voorschriften, of van een staking. In sommige organisaties zullen de managementdoelstellingen al concreet uitgewerkt zijn, in andere moet u ze zelf wat concreter maken.

Bedenk vervolgens welke informatie u zou willen hebben om op die doelstellingen te kunnen sturen. Wees ambitieus – dat zijn de aanbieders van ERP-systemen ook! Benoem per doelstelling indicatoren, zowel voor de inhoud als voor het proces. Verzamel benchmarks uit uw eigen organisatie (bijvoorbeeld resultaten van voorgaande perioden en taakstellingen) of uit de branche.

Voorbeeld: financiële rapportage

Veel ERP-systemen zijn ontstaan uit financiële systemen. In een ERP kunnen dan ook veel financiële gegevens worden opgeroepen. Boekhoudkundige gegevens kunnen op alle mogelijke manieren worden getoond, in details of samengevat, als voorlopige rekening, etc. Ook kunnen sommige ERP-systemen automatisch kostprijzen berekenen.

Stel, u heeft vastgesteld dat u sterker moet sturen op winstmaximalisatie. Dan is margebeheer misschien een van uw concrete doelen. Dit betekent bijvoorbeeld dat kostprijzen en verkoopprijzen voor u van belang zijn. U heeft een managementrapportage nodig, waarin deze twee gegevens met elkaar worden vergeleken. Nu hoeft u alleen nog maar te beslissen of u dat rapport zelf gaat samenstellen via uw dashboardscherm, of een specialist zult vragen om dat te doen. Afhankelijk van de ERP-modules die geïnstalleerd zijn is zo’n rapport misschien ook al standaard beschikbaar.

Omgaan met managementinformatie: do’s en don’ts

U beschikt nu over relevante managementinformatie, althans in theorie. Om daadwerkelijk het juiste voorbeeld te geven, moet u goed omgaan met deze informatie. Enkele belangrijke spelregels voor het omgaan met managementinformatie zijn:

  • Trek niet te snel conclusies. Stel vooral vragen.
  • Gebruik de managementinformatie om mee te denken, niet om te controleren.
  • Beperk u tot uw eigen taken en verantwoordelijkheden.
  • Betrek anderen bij uw gebruik van het ERP, vraag om hulp en advies.
  • Maak het gebruik van het ERP tot een leertraject voor de organisatie, neem er de tijd voor.

 

Voorbeeld: verkoopanalyse

Laten we nog even terugkeren naar het voorbeeld van het margebeheer. Als u bijvoorbeeld heeft vastgesteld, dat de marge op een bepaald product erg laag is, dan luidt natuurlijk de vraag hoe deze verhoogd kan worden. Met deze vraag in gedachten kunt u heel gericht naar een verkoopanalyse in het ERP-systeem kijken. Wordt er veel van dit product verkocht? Hoeveel procent van de offertes leidt tot een opdracht? Is er misschien ruimte voor een kleine prijsverhoging?

Uit de rapportage zal blijkpower bi managementinformatieen welke verkoper de hoogste aantallen van dit product heeft verkocht. U hoeft deze man of vrouw niet voor te dragen als verkoper van de maand, maar kunt direct overgaan tot het stellen van gerichte vragen. U kunt dan dingen over het product leren en antwoord krijgen op uw vraag. Maar het kan ook zijn dat u naar aanleiding daarvan heel andere inzichten krijgt, die u helpen bij het verder ontwikkelen van het ERP-gebruik in de organisatie. Zo kan blijken dat de erg succesvolle verkoper ook voor een collega de verkopen invoert. Die collega is niet zo handig met het systeem en is dus blij met deze hulp.

Uiteindelijk ontdekt u, vanuit uw doelstellingen en door veel vragen te stellen, de mogelijkheden van uw ERP-systeem. U zult elke ochtend direct dat ene rapport bekijken op uw dashboardscherm. U heeft dan uw managementinformatie gevonden. Daarmee stimuleert u anderen om het systeem meer te gebruiken en verder te ontwikkelen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.