Ga naar de inhoud

Gras groeit niet door er aan te trekken

Vorige week schreef ik over Lean & Six Sigma, na aanleiding van een sessie van Share4. Deze week het vervolg, maar dan vooral gericht op IT afdelingen en software leveranciers die bijvoorbeeld ERP of CRM oplossingen implementeren en software bouwen.

LeanLean gaat uit van waarde vermeerdering voor klant, medewerkers of product. Lean haalt al het overbodige uit het proces. Er is alleen focus op waarde toevoegen voor de klant en stappen die je moet doen (bijvoorbeeld in verband met wet- en regelgeving). In ICT zijn we nog sterk geneigd om allerlei zaken te ontwikkelen en te koesteren die geen enkele waarde toevoegen voor de klant of het product. Met “we” wordt bedoeld de IT-afdeling of software leverancier. Ook valt er nog veel te verbeteren aan de efficiency van het uitvoeren van ICT-projecten.

Tip 1: Bouw alleen dat wat de (interne) klant echt nodig heeft. ICT afdelingen en software leveranciers zijn nog steeds te veel geneigd om zelf functionaliteit te bedenken of functionaliteit te bouwen zonder een gedegen business onderbouwing.

Tip 2: Kijk eens kritisch naar de wijze van implementeren. Dus hoe het project wordt uitgevoerd, hoe Lean is dat? Welke stappen in het implementatie proces voegen echt waarde toe voor de klant, de medewerkers of het product?

Lijst van Lean verspillers

Lean gaat uit van het maximaal reduceren van verspillers in het bedrijfsproces of in het uitvoeren van een ICT project. Onderstaande opsomming zijn de meest belangrijke verspillers in ons werk:

  • Dubbel werk & handmatige invoer
  • Controles
  • Zoeken/wachten
  • Onbenutte kennis
  • Meer doen dan nodig
  • Fouten
  • Transport (verplaatsingen)
  • Voorraad
  • Over productie

Tip 3: Zeker de eerste drie zijn zeer herkenbare verspillers bij het gebruik van ERP en CRM systemen. Bij functionele ontwerpen en optimalisatie stappen is het zinvol om te zorgen dat handmatige invoer, zoeken, wachten en controles tot een minimum worden beperkt.

Tip 4: Ook bij het uitvoeren van een ICT project lopen we massaal aan tegen dubbel werk. Controles, zoek- en wachttijd, het onbenut laten van kennis en het meer doen dan eigenlijk nodig is.

Nog twee van die prachtige uitgangspunten van Lean die goed toepasbaar zijn op ICT-projecten.

Het is pas af als het klaar is

Tip 5: Deze is wel heel herkenbaar in implementatie trajecten. Iets is niet af wanneer het gebouwd is. Nee, het moet getest en geaccepteerd zijn door de klant en het heeft geleidt tot aantoonbare verbetering. Maak een implementatie of ontwikkelcyclus écht af, voordat het volgende wordt opgepakt.

Gras groeit niet door er aan te trekken

Tip 6: Een ICT project loopt niet vanzelf. Zonder de support van management en directie, of zonder draagvlak binnen de organisatie is een project kansloos. Open deur? Ja absoluut, maar nog lang niet verbannen.

Ik ben inmiddels fan van de basisprincipes van Lean. Hier en daar probeer ik ze toe te passen en beter te begrijpen. Bovenstaande heb ik er in ieder geval uitgepikt. Deels bekende punten, maar goed om weer eens actief over na te denken en deels nieuwe inzichten die mij helpen projecten efficiënter te laten verlopen en systemen te optimaliseren. Dus iedereen die beweert dat Lean principes los staan van automatisering… helemaal mis wat mij betreft.

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.