Wilt u uw facturen digitaliseren? Vraagt u zich af wat dat oplevert? Dan moet u vooral eens kijken naar de mogelijkheden van uw ERP-systeem. Vaak kan dat systeem veel voordelen bieden, als het gevoed wordt met digitale facturen.
Facturen digitaliseren, wat bedoelen we daarmee?
Dit lijkt een overbodige vraag. Gewoon alle facturen scannen die binnenkomen, toch? Dat klopt, maar dat is niet alles. Facturen die u in papieren vorm ontvangt, moeten inderdaad eerst gescand worden. Sommige facturen ontvangt u waarschijnlijk al digitaal, omdat steeds meer organisaties overgaan tot elektronische facturatie. Maar het belangrijkste is wat er met de digitale factuur gebeurt. ‘Digitaliseren’ betekent digitaal benutten van het document en de inhoud daarvan in uw bedrijfsprocessen. Zowel het bestand (in de regel een pdf‑document) als de daaruit gelezen informatie wordt ingevoerd in uw ERP-systeem. Ze vormen dan de basis voor een digitaal werkproces.
Automatische factuurverwerking
Gedigitaliseerde facturen kunnen automatisch worden verwerkt. Dit wordt
vaak als hoofddoel en grootste voordeel van het digitaliseren genoemd. De term ‘automatisch’ is wat misleidend: de facturen worden nog steeds door mensen beoordeeld. In de eerste plaats wordt alleen het overnemen van de gegevens op en over de factuur geautomatiseerd, en de verspreiding ervan door de organisatie. Daarbij kan het systeem ook bepaalde gegevens van tevoren invullen, zoals het bedrag, het crediteurennummer en de boekingsaanwijzing – als suggestie voor degene die de factuur moet coderen.
De meeste ERP-systemen, waaronder ook Dynamics NAV, bieden de mogelijkheid om het document zelf op te roepen. De behandelaar hoeft dan niet meer te raden wat de ingevulde boekingsomschrijvingen of verzamelposten betekenen. Vaak kan hij of zij ook zelf documenten aan het systeem toevoegen, zoals een berekening of correspondentie en meestal kan er ook een opmerking bij worden geplaatst. Tegenwoordig zijn er ook oplossingen die automatisch de inkoopfacturen uit de mailbox kunnen importeren. Dit zorgt voor een aanzienlijke tijdsbesparing.
Overal beschikbaar, nooit meer zoek
Er hoeven dus geen papieren facturen meer door de organisatie verspreid en weer verzameld te worden. De papieren factuur kan na het scannen direct worden gearchiveerd en zal niet zoekraken. De digitale factuur wordt in de meeste systemen maar op één plek opgeslagen. Het systeem faciliteert het werkproces door de juiste mensen bij de juiste processtappen toegang te geven tot het document.
Als u voor een webbased systeem kiest, of als uw medewerkers van buitenaf op het bedrijfssysteem kunnen inloggen, dan kunnen ze de facturen nu overal afhandelen. Niet alleen op kantoor, maar ook onderweg of thuis. Ze hoeven geen papieren meer bij zich te hebben.
Managementinformatie
ERP-systemen zoals Dynamics NAV bieden vaak brede en aantrekkelijke rapportagemogelijkheden.
De dashboardschermen met grafieken en tabellen zien er prachtig uit. De bruikbaarheid van deze rapportages staat of valt echter met de kwaliteit van de gegevens waarop ze gebaseerd zijn. Door de digitale factuurverwerking wordt die kwaliteit, en dus de bruikbaarheid van de rapportages, sterk verbeterd. De gegevens zijn actueler, vollediger en bevatten minder fouten. Door deze managementinformatie verliest het management geen tijd meer aan onjuiste signalen en bedragen.
Procesoptimalisatie
Naast inhoudelijke informatie komt ook veel nieuwe procesinformatie beschikbaar. Die biedt kansen om het werkproces beter te sturen en te optimaliseren. Uw ERP-systeem zal u antwoord geven op vragen als:
- Hoe snel handelen teams en medewerkers facturen af?
- Waar zitten eventueel knelpunten?
- Hoeveel facturen worden afgekeurd?
- Wat zijn de redenen daarvoor?
- Wie behandelt de meeste facturen, heeft de hoogste werklast?
- Betalen we facturen vaak te laat, op tijd of juist te vroeg?
Door deze procesinformatie wordt ook de interne controle in uw organisatie versterkt.
Beperkingen van OCR
Bij het scannen van facturen wordt een beeld met behulp van optical character recognition (OCR) vertaald naar digitale tekst. Zo worden alle benodigde gegevens, zoals de naam en het adres van de leverancier, maar ook het bedrag en het factuurnummer, uit de factuur overgenomen in het systeem. Er is veel mogelijk met OCR, maar het gaat niet altijd goed. Elke leverancier heeft weer een eigen indeling en lettertype voor zijn facturen en soms worden de gegevens op de factuur niet goed herkend.
Laat de werking van de techniek goed testen wat dit betreft. Gebruik voor de geautomatiseerde factuurverwerking alleen die gegevens, die foutloos gelezen kunnen worden. Werk zo nodig met sjablonen per leverancier en handhaaf voor de uitvoering van de betaling altijd een menselijke controle. Uw leverancier zal misschien blij zijn met dat extra geld, maar toch …
Denk aan informatiebeveiliging
Door de invoer van automatische factuurverwerking kunnen nieuwe fouten ontstaan. Digitale factuurinformatie kan heel gemakkelijk worden ingezien en verspreid. Het systeem moet goed worden ingesteld, bijvoorbeeld om te voorkomen dat declaraties van extern personeel voor iedereen zichtbaar zijn. Ook kan het nodig zijn om de doorzendmogelijkheden van digitale facturen per e-mail te beperken.
Houd het simpel
Vaak wordt de rekensom gepresenteerd dat het digitaliseren van facturen zich terugverdient in besparingen verderop in het proces. Dit geldt alleen, als u de implementatie simpel houdt. De meeste ERP-systemen, maar ook financiële systemen, hebben standaard mogelijkheden die gebruikt kunnen worden voor digitale factuurverwerking. Vermijd maatwerk op en aan uw bestaande systemen. Maatwerk is kwetsbaar en duur.
Ook is het belangrijk om u te realiseren dat uw werkproces in de kern niet verandert. Het is goed om nog eens op een rij te zetten, welke rol de mensen binnen uw organisatie hebben en wie welke bevoegdheden heeft. Het systeem kan daar dan op worden ingesteld. Maar laat u niet verleiden tot uitgebreide procesanalyses.
Ondanks de drie valkuilen die hier zijn genoemd, biedt het digitaliseren van facturen toch vooral kansen. Als u het slim aanpakt, is er veel mee te winnen.
Whitepaper: Waarom ERP-maatwerk eigenlijk schandalig is
Met meer dan 20 jaar IT‑ervaring heeft DynamicsConsultants) al heel wat door maatwerk veroorzaakte ellende gezien. Daarom geloven wij in bewezen standaardoplossingen en zijn wars van maatwerk. Simpelweg omdat een standaardoplossing in bijna alle gevallen de beste en meest voordelige keuze is. Vraag ons gratis whitepper aan en lees waarom!
[mkdf_button size=”” type=”” text=”Download hier” custom_class=”” icon_pack=”font_awesome” fa_icon=”” link=”https://www.dynamicsconsultants.nl/e-book-waarom-erp-maatwerk-eigenlijk-schandalig-is/” target=”_self” color=”#ffffff” hover_color=”#ffffff” background_color=”#fe5000″ hover_background_color=”#fe5000″ border_color=”#fe5000″ hover_border_color=”#fe5000″ font_size=”” font_weight=”” margin=””]