Zou je het ziekenhuis om de hoek uitkiezen voor je openhartoperatie? Lekker dichtbij. Zou je dan ook de aanbieder met de laagste prijs kiezen? Natuurlijk bespaart een poliklinische ingreep overnachtingskosten! Je vindt het dan vast ook niet erg als de chirurg een assistent in opleiding is.
Een ERP-implementatie is prima te vergelijken met een openhartoperatie. Jouw favoriete nieuwe softwareoplossing wordt immers ook het nieuwe hart van jouw bedrijf. En zoals een hart dat doet in een menselijk lichaam, pompt het ERP-ysteem cruciale materie door de organisatie: nauwkeurig en met up-to-date data.
In één keer slagen
De medische wetenschap is inmiddels zover ontwikkeld dat zij complexe operaties goed kan uitvoeren. Maar dat betekent niet dat elke persoon met een witte jas over de noodzakelijke vaardigheden beschikt! Tijdens de operatie moet het hart immers blijven kloppen. Daar komt bij dat de ingreep al bij de eerste poging moet slagen. Er zijn doorgaans geen tweede kansen!
Net als een openhartoperatie kan ook een ERP-implementatie op de juiste manier en met succes worden uitgevoerd. Maar dit betekent niet dat elke aanbieder van ERP-software voldoende gekwalificeerd is! En ja, ook tijdens de implementatie moeten de processen binnen jouw bedrijf continu blijven draaien.
Belang onderschatten
Het succes of falen van een ERP-project hangt nauw samen met de aanpak en de aandacht voor de implementatie. De soms roekeloze manier waarop organisaties met dit cruciale proces omgaan is opmerkelijk. Veel bedrijven hebben nog steeds de neiging om het belang van kwaliteit te ‘vergeten’ zodra er kortingen te behalen zijn. Zij accepteren bijna elke consultant zolang zijn tarief maar laag genoeg is. Ook accepteren zij implementatiepartners die vooraf geen eisen stellen aan de kwaliteit en beschikbaarheid van de mensen in hun bedrijf.
Bereid je goed voor
Wie hoge eisen stelt aan de kwaliteit van zijn ERP-implementatie moet zich goed voorbereiden. Een aantal vragen die je kunt meenemen in de interne besluitvorming:
- Welke implementatiepartner heeft het hoogste slagingspercentage?
- Welke partij heeft aantoonbare ervaring? Met de softwareoplossing natuurlijk, maar ook binnen jouw branche?
- Welke partner is in staat om te verduidelijken wat je eigen taken en verantwoordelijkheden precies zijn?
- Hoe kun jij jouw organisatie het beste op dit project voorbereiden?
- En wie is in staat om de noodzakelijke veranderingen in de organisatie te realiseren?
Vraag altijd om de cv’s van de professionals in het door de leverancier voorgestelde implementatieteam. Maar wees ook bereid om jouw eigen mensen op geschiktheid voor hun rollen te laten beoordelen. Beslis ook niet voordat jij face-to-face met de toekomstige projectleider hebt gesproken, zodat je de ‘chirurg’ nog voor de operatie diep in de ogen kunt kijken.
Kwaliteit van jouw ERP-implementatie vraagt om een grote investering! Vergeet nooit dat de voordelen van een (te) lage prijs snel verdwijnen als de frustratie over de slechte kwaliteit aanhoudt.
Een ERP-implementatie met DynamicsConsultants
Wij zijn geen hartchirurgen en hebben geen medische achtergrond maar we zorgen wel dat de nieuwe ERP-oplossing, het hart van je organisatie, op de juiste manier en succesvol geïmplementeerd wordt.
Wij starten elk implementatieproject met een goede analyse en het opstellen van een roadmap waarin meerdere fases zijn benoemd. Dit maakt het mogelijk om gestructureerd en in behapbare brokken toe te werken naar een nieuwe toekomstbestendige ICT-omgeving. Ook als je toewerkt naar een upgrade van een oudere Dynamics NAV-versie naar Business Central is het beantwoorden van de genoemde vragen zeker van belang om een succesvol project te doen.
Wij hanteren een heldere projectaanpak waarbij vooraf de scope in een begroting in detail is uitgewerkt. Als onderdeel van het contract wordt een deliverable-lijst opgesteld waarin is gedefinieerd wat de uitkomsten van het project moeten zijn. Dit op detailniveau, zodat er zo min mogelijk mis kan gaan in de verwachtingen. Ook benoemen we waar mogelijk en relevant wat buiten de scope valt.
Nadat dit is vastgelegd, kan het project fixed-price worden aangeboden en stellen we op basis van de scope en deliverable-lijst een gedetailleerde projectplanning op. Alle acties zijn vervolgens gericht op het opleveren van de in de deliverable-lijst gedefinieerde onderdelen. En weet je wat? Door deze benadering is er zelfs vaak nog tijd over om tussendoor wat extra’s te doen en processtappen verder te optimaliseren. Daarnaast zijn de verwachtingen helder en is het duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke project-deliverable.