Ga naar de inhoud

Data analyse niet moeilijk, wel waardevol

Kosten besparen met data-analyse

Mijn blog is bedoelt voor bedrijven die nu nog heel beperkt of geen gebruik maken van data uit Microsoft Dynamics (Navision / Axapta). Een startpunt dus.

data analyse

 

Waar kunt u data in Microsoft Dynamics NAV (of AX) voor gebruiken om kosten te besparen en toe te werken naar betere bedrijfsresultaten?

1. Voor het verbeteren van de data kwaliteit

Een goed en makkelijk startpunt is permanente bewaking van data kwaliteit. Dynamics NAV heeft weinig standaard functionaliteit om af te dwingen dat belangrijke velden niet of onjuist worden ingevuld. U kunt hier preventief op acteren door add-ons te kopen of maatwerk te installeren. U kunt ook monitoren, hoewel dit als achteraf controle iets minder direct en effectief is, is dit wel een pragmatische, goedkope en snel te realiseren oplossing.

Op gegevens als contact, leverancier, artikel, klant, projecten, raamcontracten en orders kunt u permanente monitoring opzetten door het maken van eenvoudige uitzonderingsrapportages.

Voor de controle van artikelgegevens kunt u bijvoorbeeld uitzonderingsrapportages maken voor:

  • Een check op het vullen van verplichte velden. Bijvoorbeeld boekingsgroepen
  • Een check op de juistheid van ingegeven data. Bijvoorbeeld inkoopprijzen, levertijden
  • Een check op de volledigheid van ingevoerde data.

Dit soort controles zijn snel en eenvoudig te realiseren. Als de data juist en volledig is blijft de rapportage leeg. Alleen fouten worden gerapporteerd. Met hulpmiddelen als JetReports en PowerPivot kunt u rapportages automatisch naar de juiste personen toe laten sturen.

2. Voor procesoptimalisatie

Een stuk complexer zijn procesmetingen waarmee u de kwaliteit van processen en procedures kunt meten en monitoren. Hier heeft u uiteraard al overlap met management informatie of KPI rapportages. Deze metingen hebben een meer operationeel karakter en zijn er ook op gericht om verstoringen of foutief gebruik op te sporen.

Een voorbeeld van dergelijke rapportages zijn bijvoorbeeld het monitoren van nog te ontvangen, maar te laat geleverde inkooporders of delen daarvan. Dit is een eenvoudig overzicht die u ook al bijna standaard in het inkooporderoverzicht kunt bekijken, maar door het toevoegen van aanvullende informatie ontstaat meerwaarde. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van gerelateerde verkooporders en klanten (in geval van reserveringen, drop
shipments of special deliveries). Of door het toevoegen van voorraadinformatie, levertijden etcetera, zodat een dergelijk overzicht uw medewerkers direct inzicht geeft in het risico van het te laat leveren.

Een tweede voorbeeld is voorraadbeheer. Standaard zijn de mogelijkheden en overzichten in Dynamics NAV en AX te beperkt om fatsoenlijk voorraadbeheer te doen. Door data analyse rapportages kunt u informatie uit het systeem verkrijgen over omloopsnelheden, beschikbaarheid, en leverbetrouwbaarheid. Deze analyses geven u de mogelijkheid om de statische logistieke parameters in Dynamics NAV en AX beter te beheren en in ieder geval basale logistieke voorraadbeheer functies eenvoudiger uit te voeren.

De analyses in deze categorie zijn een stuk complexer en vragen meer kennis van het Dynamics data model, maar zijn wel goed te realiseren. Hierboven zijn een tweetal voorbeelden benoemd, echter zijn er legio voorbeelden waarmee u uw processen en procedures kunt monitoren en verbeteren.

Moet u het wiel opnieuw uitvinden om te komen tot dergelijke informatie? In veel gevallen helaas wel. Er bestaan add-ons maar die zijn allemaal gebaseerd op standaard NAV. Omdat veel bedrijven maatwerk hebben of andere add-ons gebruiken kunt u deze niet (zonder aanpassingen) gebruiken.

 

data analyse

 

Hoe pakt u dit aan in 5 stappen

1. In kaart brengen wat voor u relevante analyses en rapportages zijn

Maak een overzicht van gegevens waar u verbetering in wilt zien. Maak een overzicht van meetpunten van processen en procedures. Leg ook vast wat u voor verbeteringen denkt te bereiken.

2. Change log activeren en slim inrichten

Maak gebruik van de logging functionaliteit in Dynamics NAV en AX. Bekijk ook of u gebruik kunt maken van de SQL-server logging functionaliteit.

3. Data model in relatie tot uw bedrijfsprocessen in kaart brengen

Zorg dat u weet waar u welke informatie kunt vinden. Gebruik de in punt 1 gemaakte opsomming en te bepalen of de data beschikbaar is of beschikbaar gemaakt kan worden. Maak een vertaling van uw bedrijfsprocessen naar de tabellen en velden in Dynamics NAV of AX.

4. Begin klein en eenvoudig

Maak er geen groot en complex project van. Benader het projectmatig maar hou het klein. Eerst ervaring op doen. U zult zien dat u nieuwe inzichten krijgt wanneer u eenmaal gestart bent. Het overzichtje uit punt 1 is dynamisch.

5. Gebruik beschikbare tools

Gebruik beschikbare en betaalbare software tools om u te helpen met het verkrijgen en analyseren van de data. Met Excel komt u al heel ver. Met oplossingen als PowerPivot en JetReports wordt het allemaal nog wat eenvoudiger.

Bovenstaande is bedoelt als startpunt om de eerste stappen te zetten in data analyse. Wanneer u eenmaal op dreef bent zijn de mogelijkheden oneindig en is ook meer geavanceerde tooling te koop.

Wat levert het u op? Betere kwaliteit van stamgegevens, procedures en bedrijfsprocessen draagt bij aan de reductie van faalkosten, brengt meer rust in uw organisatie en geeft u inzichten om processen te optimaliseren. Alleen al de faalkosten op orderafhandeling (van bestelling van de klant tot en met verzending en factuurafhandeling) kost u ongeveer 5-10% van uw jaaromzet!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.