Business Intelligence is een van die fraaie managementtermen die prachtig klinken. Maar ook als u stevig met beide voeten op de vloer staat, kan Business Intelligence voor u van belang zijn. In deze tijd van harde concurrentie kunt u namelijk alles gebruiken wat voordeel oplevert. Om meteen maar met de deur in huis te vallen: wat is dat voordeel dan? Waarom zou u tijd steken in BI-oplossingen? U denkt misschien meteen aan uw ERP, waar veel geld aan is besteed. U bent niet in alle opzichten overtuigd van de meerwaarde van dat systeem. Het antwoord ligt in een nieuwe generatie softwaretools, die Business Intelligence binnen handbereik van iedereen brengen.
De definitie zegt alles
Hoewel het begrip algemeen bekend is, is het toch goed om nog even naar de definitie van Business Intelligence te kijken. Die geeft namelijk duidelijk aan in welk opzicht u er echt iets aan heeft. Wie ‘intelligence’ in een Engelstalig woordenboek opzoekt, vindt twee definities:
- Het vermogen om kennis en vaardigheden te verzamelen en toe te passen;
- Het verzamelen van informatie van militaire en politieke waarde.
De eerste definitie is deels hetzelfde als van het Nederlandse woord ‘intelligentie’, de tweede heeft onder andere iets met spionage te maken. Daar gaat het bij Business Intelligence natuurlijk niet over, maar beide definities geven wel goed aan, waar het om draait. BI is het verzamelen van gegevens op zo’n manier dat strategisch waardevolle informatie ontstaat.
Datamining: het delven van het goud
Met behulp van de juiste software kan zulke managementinformatie worden gecreëerd. Dit wordt datamining genoemd. Uit grote databases of uit een datawarehouse worden dan gericht gegevens opgehaald op basis van bepaalde vragen en samenhang tussen de data. De gegevens worden in het juiste verband met elkaar gezet en gebruiksvriendelijk gepresenteerd. Zo kan bijvoorbeeld op basis van de boekhouding en een offerteregistratiesysteem de vraag worden beantwoord, hoeveel procent van de offertes succes heeft. Een ander voorbeeld is het samenstellen of berekenen van Key Performance Indicatoren (KPI’s) voor een Balanced Scorecard. Ook is het vaak mogelijk om externe gegevens (big data) te gebruiken. Bijvoorbeeld om de resultaten van uw organisatie met branchegegevens te vergelijken, of om ze op een kaart weer te geven.
De waarde van Business Intelligence
Met software is van alles mogelijk, maar als de geproduceerde informatie voor de organisatie geen waarde heeft, dan is er geen sprake van Business Intelligence. Het heeft dan geen zin om data te verzamelen en te structureren. Juist dat was in het verleden nogal eens het probleem bij grote informatiesystemen. Een beperkt aantal specialisten kon rapportages maken en de rapportages waren aan allerlei technische beperkingen gebonden. Dit kon er bijvoorbeeld toe leiden dat een vergadering moest worden stilgelegd totdat een nieuwe versie van een rapport kon worden geleverd. Ook kwam het voor dat zo’n systeem net niet de juiste informatie kon leveren.
Met andere woorden: dit had geen waarde, en was dus geen Business Intelligence. Bij BI gaat het om het leveren van de juiste informatie op het juiste moment en op de juiste plaats. De informatie moet bij de persoon op tafel liggen (of op het beeldscherm staan) die de beslissing moet nemen. En dat moet gebeuren voordat die persoon de beslissing moet nemen. Het mag niet zo zijn dat de beslissing moet wachten totdat de informatie verzameld is. Of dat bepaalde vragen niet gesteld mogen worden, omdat het technisch niet mogelijk is om ze te beantwoorden.
Als Business Intelligence op alle niveaus van de organisatie (strategisch, tactisch, operationeel) beschikbaar is, worden betere beslissingen genomen. Medewerkers gaan echt gebruikmaken van de informatie. Ze zullen ook leren om de toekomst beter in te schatten en in scenario’s te denken: van registreren naar vooruitzien.
De nieuwe generatie BI-tools: tussen spreadsheet en ERP
De simpelste vorm van BI-software is een spreadsheet-programma. Dit blijft de meest flexibele manier om gegevens naar wens te combineren en te analyseren. Medewerkers die goed met spreadsheets overweg kunnen, maken daar veelvuldig gebruik van. Ze zijn er vaak ook nauwelijks van af te brengen. Voor het management en de afdeling IT kan een ‘hel van Excel’ ontstaan, wanneer te veel bedrijfsgegevens ongecoördineerd in spreadsheets rondzwerven en worden beheerd.
BI-software is hier een nuttige tussenvorm. Enerzijds bieden deze tools de flexibiliteit van spreadsheets: gegevens kunnen op allerlei manieren gecombineerd en geanalyseerd worden. Anderzijds haalt BI-software deze data uit beheerde gegevensbronnen, zoals uw boekhouding of ERP, al dan niet op basis van een datawarehouse. Door de combinatie van gebruiksvriendelijkheid en beheersbaarheid biedt u uw medewerkers maximale kansen om met Business Intelligence aan de slag te gaan. De gebruiksvriendelijkheid zal ook mensen aantrekken die geen spreadsheet-gebruikers zijn.
Het aanbod aan BI-tools
Business Intelligence is ‘hot’: er zijn talloze softwareoplossingen op de markt. Sommige aanbieders, zoals die van Jet Reports en QlikView, hebben vele jaren ervaring. Ze zijn als bedrijf gespecialiseerd in Business Intelligence. Dit betekent dat deze tools echt goed ontwikkeld zijn en vele mogelijkheden bieden. Anderzijds moet de tool wel ‘verkocht’ worden aan uw medewerkers, want het is nieuw voor ze. Vooral bij QlikView heeft u het enthousiasme van minimaal enkele medewerkers nodig om de echte voordelen te behalen. Deze tool kan met vele databronnen omgaan en biedt branchespecifieke toepassingen, onder andere voor supplychain management. Jet Reports is speciaal gebouwd voor Microsoft Dynamics NAV. Er is een gratis versie van deze tool beschikbaar voor Excel, waarmee mensen de mogelijkheden kunnen leren kennen.
Gigant Microsoft zet sinds enkele jaren sterk in op Business Intelligence en heeft daarvoor de tool Power BI ontwikkeld. Het grote voordeel van deze tool is dat het van Microsoft is. Dat wil zeggen: als uw organisatie toch al met Office en misschien ook Dynamics NAV werkt, dan kost het nauwelijks moeite om ermee te leren werken. Ook de grafische weergaven in Power BI zijn prachtig. Er kan snel resultaat geboekt worden met de standaardmogelijkheden. Een nadeel van Power BI is dat het een nieuwe tool is. Microsoft leert op uw kosten. Terminologie, versies en licenties wijzigen in snel tempo. Ook kunnen de kosten ‘in de cloud’ snel oplopen als u de tool door veel mensen wilt laten gebruiken.
Het is belangrijk om een tool te kiezen die gebruiksvriendelijk is en fraaie rapportages levert, maar let u vooral ook op de mogelijkheden achter de schermen. Want daar gaat het in feite om bij Business Intelligence. De tool moet goed kunnen samenwerken met uw systemen en gegevensbronnen.