Documenten beheren oftewel Document Management
In het huidige economische klimaat is toenemende concurrentie door het openstellen van grenzen en de digitalisering van de markt aan de orde van de dag. Bedrijven proberen hun kosten zo laag mogelijk te houden, terwijl er maximale winst en servicelevels behaald moeten worden. Het zo efficiënt en effectief mogelijk managen van de werkprocessen kan een bedrijf veel productiekosten en opslagkosten schelen. Een zeer belangrijk onderdeel van het werkproces is Document Management. Het effectief beheren van de documenten zorgt voor een snellere toegankelijkheid tot de informatie in de documenten, wat vervolgens de in- en externe communicatie, productiviteit en service kan verbeteren. Documentatie is in toenemende mate digitaal en vergt een nieuwe digitale aanpak.
Wat is Document Management?
Document Management is het effectief en efficiënt centraal beheren van de documentstromen binnen een bedrijf. Een groot deel van dit beheren gebeurt tegenwoordig digitaal. Daarom zijn de gebruikte hardware en software belangrijk bij Document Management en is er een systeem nodig, ook wel Document Management Systeem (DMS) genoemd. Document Management is echter meer dan hardware en software; deze manier van werken moet door het hele bedrijf gedragen worden om efficiënt en effectief te kunnen zijn.
Enterprise Resource Planning, of ERP, is nodig als een geïntegreerd geautomatiseerd systeem waarin alle informatie van alle verschillende afdelingen gebundeld wordt. Snelle informatie‑uitwisseling is daardoor onderling tussen de verschillende afdelingen mogelijk, alsook de optimale beschikbaarheid van informatie.
Wil je meer weten over Document Management?
Neem contact op met ons en vertel ons waar jouw uitdagingen en frustraties door komen. Samen kijken we op welke manier we het werken leuker en makkelijker kunnen maken met behulp van Documenten management.
Hoe werkt het?
Voor Document Management is kwaliteit van de ondersteunende software essentieel. Een Document Management Systeem moet verschillende zaken kunnen ondersteunen en koppelen, zoals het scannen, bewerken, printen, verspreiden, archiveren en vernietigen van documenten. Ook moet de software zorgen dat de verschillende documenten met de verscheidene bestandstypen van alle afdelingen, met ieder hun eigen softwaresystemen, op een eenduidige manier worden opgeslagen. Belangrijk is dat niet-digitale documenten ingescand kunnen worden. Ook kan met behulp van de software het bedrijf facturen digitaliseren. Hierna moeten alle documenten voorzien worden van identificatie zodat ze makkelijk terug te vinden zijn in het systeem.
De workflow moet geautomatiseerd worden. Dit betekent dat de digitale route die de documenten afleggen gestandaardiseerd wordt. Hierbij moet zowel de documentoutput (printsystemen en processen) als de documentinput (verwerken van inkomende documenten) zo efficiënt mogelijk worden beheerd. Ook digitale facturatie moet worden ondersteund door de software, klanten moeten op een snelle manier bereikt kunnen worden en vervolgens kunnen de digitale facturen ook makkelijker verwerkt worden binnen het systeem. Kortom, de standaard werkprocessen worden geautomatiseerd en daarmee versneld.
Er zijn verschillende Document Management Systemen op de markt die deze processen faciliteren. Sommige systemen beheersen slechts een deel van het Document Management‑proces en andere systemen bieden een totaalpakket aan.
Voordelen van Document Management
Er zijn verschillende voordelen verbonden aan Document Management. Een van de grootste voordelen is dat de informatie snel toegankelijk is waardoor veel tijdwinst wordt behaald. Deze tijdwinst kan zorgen voor een snellere service en daarmee een toenemende klanttevredenheid.
Naast de tijdwinst is kostenreductie ook een groot voordeel. Aangezien documenten sneller beschikbaar zijn en makkelijker gekoppeld kunnen worden aan lopende projecten, neemt de flexibiliteit toe en daalt de arbeidsintensiteit. Daarmee dalen ook de productiekosten. Verder kan informatie sneller onderling worden gedeeld, wat een positieve impact heeft op de interne en externe communicatie. Door het routeren van de documenten kunnen meerdere mensen in eenzelfde document statusupdates toevoegen. Zo kunnen op een snelle manier documenten verwerkt en afgehandeld worden door verschillende ketenpartners.
Doordat alle documenten digitaal worden opgeslagen is er minder fysieke ruimte nodig voor documenten, zoals een archief. Een ander voordeel is veiligheid. De digitale documenten kunnen geback‑upt worden en zijn daardoor altijd weer in te zien.
Aandachtspunten
Om een Document Management Systeem succesvol in te voeren moet u goed letten op een paar zaken. Een goede voorbereiding is noodzakelijk door middel van een grondige analyse van de organisatie. De bedrijfsprocessen moeten goed in kaart worden gebracht. Hierna moet een softwaresysteem worden geselecteerd dat het beste bij deze bedrijfsprocessen past. Meestal is er onder het personeel niet genoeg kennis over digitaal documentenbeheer. U moet dus zorgen voor een interne opleiding, zodat al het personeel dat gaat werken met het Document Management Systeem over voldoende kennis beschikt. Verder zullen er waarschijnlijk organisatieveranderingen doorgevoerd moeten worden. Verschillende afdelingen moeten de digitale processen ondersteunen, zoals de postkamer, de financiële afdeling en de distributiecentra.
Conclusie
Document Management is gericht op het automatiseren en digitaliseren van het hele documentatieproces binnen een bedrijf. Via het systeem kunnen ketenpartners sneller met elkaar communiceren en samen documenten verwerken, beheren en afsluiten. Document Management levert veel tijdwinst, kostenbesparing en verbeterde customerservice op. Het is belangrijk dat u een softwaresysteem aanschaft dat ofwel een deel van het proces of het totale proces op een goede manier ondersteunt.