In de huidige concurrerende markten zijn goed functionerende softwaresystemen steeds vaker het verschil tussen tevreden en ontevreden klanten en tussen winst en verlies. En uiteindelijk zelfs tussen succes en mislukking. Tijdens het implementatieproces is de overgang van jouw vertrouwde oude systeem naar de nieuwe ERP-oplossing dan ook een kritieke fase. In de praktijk krijgt deze transitie of live-gang echter niet altijd de aandacht die zij verdient, waardoor er onnodig veel ellende kan ontstaan.
Meestal wordt de datum waarop het nieuwe systeem gebruikt gaat worden al vroeg in het proces bepaald. Vaak al lange tijd voordat de implementatie van start gaat. Of zelfs nog voordat de uiteindelijke keuze voor het softwaresysteem en de implementatiepartner is gemaakt. Maar hoe weet je in dat vroege stadium of jouw organisatie er dan klaar voor is? En wat is eigenlijk de doorlooptijd van jouw voorkeursoplossing? Regelmatig staan hier de ego’s van managers in de weg. Iemand die intern ijverig voor een bepaalde ‘go-live’-date heeft gelobbyd wil immers geen gezichtsverlies lijden als die datum onverhoopt verschuift. Maar wat is in deze situatie nou echt belangrijk?
Livegang gaat fout
Onlangs kwam een grote zorgverzekeraar landelijk in het nieuws. De ingebruikname van een nieuw systeem bleek een aantal problemen te hebben veroorzaakt. Een direct gevolg voor de verzekeringnemers was dat de uitbetaling van hun declaraties vertraging opliep. De gebruikelijke periode van vijf werkdagen – hun unique sellingpoint – liep door dit probleem op tot drie maanden! Dit had grote gevolgen voor hun concurrentievoordeel. Om nog maar te zwijgen over de klanttevredenheid. Dit leidde aan het eind van het jaar tot veel opzeggingen van ontevreden klanten. Het is duidelijk niet handig om live te gaan als je er nog niet klaar voor bent.
Voorkom problemen bij een livegang! 5 Tips:
- Deel de conceptversie van de planning intern, vraag om feedback.
- Vraag gebruikers van deze software naar de uitdagingen rond hun livegang en hoe ze dat hebben opgelost.
- Beperk de scope van het project.
- Deel het project op in een aantal kleinere deelprojecten.
- Focus op de functionaliteit die je in het huidige systeem al gebruikt, bewaar nieuwe functionaliteit voor een latere fase.
Je kunt maar beter kritisch zijn op elke mogelijke valkuil voordat je met je nieuwe systeem live gaat! Test of jouw collega’s het systeem voldoende kennen en beheersen. Controleer alle gewijzigde bedrijfsprocessen. Test de geconverteerde bestanden. Laat een derde partij een algemene risicoanalyse uitvoeren. Zijn er onderdelen die nog niet in orde zijn? Ga dan nog even met je bestaande systeem door. Je gooit je oude schoenen toch ook niet weg voordat je nieuwe schoenen hebt gekocht?
Interessant voor jouw bedrijf?
Vraag dan een gratis analyse aan. In deze analyse stellen wij een roadmap op en geven wij advies over fasering, het uitfaseren van maatwerk en komen wij met een concreet stappenplan en een begroting, en waar mogelijk zelfs een fixed-price aanbod! Zo heb je duidelijkheid en zijn er geen verrassingen achteraf. Een menukaart zeg maar, waarmee jij ook kunt bepalen hoe je het project wilt faseren en in welk tempo.