“Kick the can down the road”. Laatst hoorde ik dit gezegde voorbij komen in het kader van de Amerikaanse “shutdown” en kon het maar niet uit mijn hoofd krijgen. Het is niet alleen toepasselijk voor de politiek maar ook zeker in het Nederlandse bedrijfsleven in relatie tot ICT.
Hoe vaak schuift uw bedrijf ICT knelpunten en verbeterslagen voor zich uit en kiest het bedrijf voor een tussenoplossing waar niemand echt gelukkig van wordt?
“Kick the can down the road” – hoe langer en hoe vaker je een probleem voor je uitschuift, hoe vaker je kiest voor een lapmiddel, hoe moeilijker het wordt om het structureel op te lossen.
Naar mijn mening een zeer toepasselijk gezegde, wanneer we kijken naar hoe het Nederlandse bedrijfsleven omgaat met ICT.
Uw ERP als het blikje
Een bedrijf gebruikt een verouderde versie van haar ERP systeem. In deze omgeving zitten een aantal structurele pijnpunten. Het bedrijf kiest voor een nieuwe versie waarmee een deel van de pijnpunten worden opgelost, maar besluiten de komende twee jaar nog niet te implementeren. In plaats daarvan wordt geïnvesteerd in extra maatwerk om deze punten aan te pakken en wordt een applicatie aangeschaft om het gebrek aan functionaliteit in het huidige ERP tijdelijk af te dekken. Kosten: 55.000 Euro.
Het blikje ligt nu halverwege de straat. Grote kans dat het bedrijf – voor de twee jaar voorbij is – nog eens moet investeren in haar ERP omgeving vanwege nieuwe knelpunten die ontstaan in de nieuwe applicatie, om integratie goed te krijgen. Conclusie het bedrijf heeft al een groot deel van het investeringsgeld voor de implementatie van de nieuwe versie uitgegeven. Hierdoor kan het bedrijf na twee jaar alsnog niet aan de slag met de nieuwe versie, omdat de oude versie niet langer wordt ondersteunt. De upgrade naar de nieuwe versie zal duurder uitvallen door het nieuwe maatwerk en de nieuwe applicatie die nu weer uitgefaseerd kunnen worden.
Uw voorraadprobleem als het blikje
Het bedrijf groeit hard, de voorraad groeit explosief mee. De afstemming tussen sales die de forecast maakt en inkoop & logistiek verloopt moeizaam. De CFO slaapt slecht van de oplopende voorraad. De CEO ziet de logistieke performance teruglopen. De directie stelt een werkgroep aan en krijgen de opdracht: hoe krijgen we de voorraad omlaag en kunnen we het aantal backorders, deelleveringen en retouren terugbrengen.
De werkgroep adviseert de directie eens te kijken naar voorraadoptimalisatie software (zoals EazyStock en Slimstock) waarmee goed inzicht kan worden verkregen in de voorraadwaarde, de omloopsnelheid omhoog kan en de servicegraad gemeten en verbeterd kan worden. In de werkgroep zit ook een gedreven Excel hobbyist die aangeeft – als veel goedkoper alternatief – zelf heel goed een aantal voorraadrapportages te kunnen bouwen. Het bedrijf kiest voor het alternatief. Na drie maanden heeft u dankzij de inzet van de medewerker weliswaar beter inzicht in uw voorraad en is de voorraad iets teruggelopen maar is er van verbetering in logistieke en financiële KPI’s nauwelijks sprake.
Het bedrijf heeft in de tussentijd een grote nieuwe klant gekregen en het assortiment uitgebreid. Na een halfjaar zijn er vijf varianten van de Excel rapportages en is het overzicht volledig verdwenen en loopt de klanttevredenheid terug. Conclusie: het bedrijf heeft heel kort profijt gehad van het werk van de werkgroep, maar is een halfjaar later weer terug bij af. Sterker nog het probleem is groter geworden, de voorraad loopt weer op, het bedrijf dreigt klanten te verliezen, medewerkers hebben geen tijd meer om aan werkgroepen deel te nemen en zijn vooral bezig met brandjes blussen en het analyseren van Excellijsten.
Kick the can up the hill
Er zijn tal van andere voorbeelden te bedenken en wellicht kent u er zelf ook nog een paar uit eigen ervaring. Het bedrijfsleven is geneigd om rond ICT te snel voor korte termijn oplossingen te kiezen die problemen half oplossen. Oorzaak hiervan is onbekendheid met mogelijkheden van ICT, het niet zorgvuldig maken van een kosten/baten afweging en – voor het gevoel – de complexiteit en relatief hoge kosten voor de structurele oplossing. Maar het blikje voor u uit schoppen kan in ICT al snel leiden tot het blikje de heuvel op schoppen. Een vrijwel onmogelijke opgave, waarbij het risico groot is dat u uiteindelijk zit met een groter probleem dan waar u mee begon (kick the can up the hill).
Vaak is het beter iets meer tijd te nemen en te kiezen voor een lange termijn oplossing. U kunt het probleem maar beter laten liggen en de structurele oplossing in de ICT roadmap inpassen, daar waar het past. Maak een goede analyse van de huidige situatie en stel een meerjarenplan op voor ICT. Neem daar uiteraard de grootste knel- en verbeterpunten in op en bepaal waar deze in het plan aangepakt gaan worden.