Ga naar de inhoud

Innovatieboost in foodservice kanaal

Ster in- en verkooporganisatie zorgt voor innovatieboost in foodservice kanaal

80% van de Ster-leden (16 groothandels) is voor eind 2014 aangesloten bij het E-businessnet initiatief in het foodservice kanaal. Hiermee wordt gerealiseerd dat groothandels hun orders elektronisch via EDI plaatsen bij leveranciers in het foodservice kanaal. Naast orders kunnen ook pakbonnen en facturen elektronisch worden uitgewisseld. Om het elektronisch bestellen via E-businessnet optimaal te ondersteunen wordt vanuit de Ster-organisatie gewerkt aan een centrale artikeldatabase waarmee gezorgd wordt dat afstemming over artikelgegevens tussen groothandels en hun leveranciers tot een minimum wordt beperkt en de kwaliteit (juistheid, volledigheid en tijdigheid) sterk wordt verbeterd.

SRC – E-businessnet in het kort

E-businessnet is een platform voor berichtuitwisseling tussen handelsbedrijven en hun toeleveranciers in het foodservicekanaal. Kern is dat veel handelsbedrijven in het foodservicekanaal geen EDI berichten kunnen verzenden of verwerken. De complexiteit is te groot en de kosten om EDI te implementeren liggen te hoog. De meeste leveranciers in het foodservicekanaal kunnen wel EDI berichten ontvangen en verzenden omdat zij vaak ook al zaken doen met grote supermarktketens die al jaren via EDI bestellen en factureren.

E-businessnet biedt handelsbedrijven en leveranciers de kans om op relatief eenvoudige en betaalbare wijze berichten uit te wisselen. Groothandels betalen niets om zich aan te sluiten bij E-businessnet en leveranciers 1000 Euro aansluitkosten en ongeveer 45 cent per transactie (een order, orderbevestiging, pakbon of factuur). De grootste kostenbesparingen zitten aan de kant van de leveranciers.

De voordelen van E-businessnet zijn duidelijk. Goedkoop en makkelijk EDI berichtenverkeer leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen in het bestel- en facturatieproces.

 

 

Praktijkcase De Oude Molen

De Oude Molen is met Dijkgraaf-Reinders en Bedrijfs- en kantineservice C. de Rooij een van de drie groothandels die inmiddels zijn aangesloten op E-businessnet en actief elektronisch bestellen bij leveranciers.

Belangrijkste stappen in het proces om te komen tot een succesvolle uitwisseling van berichten:

  1. Het aanvragen van een GS1 GLN code (Global Location Code), een soort van BSN-nummer voor bedrijven waarmee je als afzender van elektronische berichten (wereldwijd) uniek te identificeren bent.
  2. Bepalen welke berichten uitgewisseld gaan worden en hierop de systemen aanpassen (orderbericht, pakbon, factuur). Afhankelijk van de software en de berichten bedragen de kosten voor deze aanpassingen drie tot zevenduizend Euro.
  3. Zorgen dat het artikelbestand op order is. Alle besteleenheden in het systeem moeten een GTIN (global trade identification number)  hebben, voorheen EAN-code.
  4. Het systeem moet berichten kunnen genereren (orderbericht) en berichten kunnen inlezen (pakbon, factuur).
  5. De berichten worden geautomatiseerd naar E-businessnet gestuurd en automatisch door geleverd aan de juiste leverancier.
  6. Eerst worden testberichten uitgewisseld om zeker te zijn dat de berichten juist zijn en verwerkt kunnen worden bij de leverancier.
  7. Hoe wel om tot de aansluiting met de eerste leverancier best veel tijd en energie heeft gekost, zijn de daaropvolgende aansluitingen heel eenvoudig.

De spreker van De Oude Molen waarschuwt leveranciers om geen eigen orderportalen te bouwen waarin groothandels handmatig hun orders moeten invoeren. “Die tijd laten we achter ons, orders komen rechtstreeks uit onze systemen en gaan via E-businessnet direct het systeem van onze leveranciers in”.

Praktijkcase Unilever

Unilever hecht veel waarde aan een goede samenwerking met partijen in de keten. Voor Unilever is de grote diversiteit van assortiment problematisch, het beheer van artikelgegevens is complex. Verbetering van orderproces door gebruik van juiste artikelgegevens en minimalisatie van handmatige invoer is van belang. Unilever heeft eerst de manier van werken goed geanalyseerd en vervolgens een plan gemaakt om verbeteringen te realiseren. Voor Unilever is E-Businessnet de beste oplossing gebleken en voor klanten van Unilever nog eens gratis ook. Inmiddels zijn 10 food service klanten actief met E-businessnet. De resultaten zijn goed, orders die via E-businessnet binnekomen bevatten nauwelijks fouten, voorwaarde is wel dat klanten beschikken over juiste GTIN’s (EAN codes). Voor Unilever kent het order- en facturatieproces niet alleen minder fouten maar is ook korter. Men kan sneller leveren en indien nodig alternatieve producten aanbieden in het geval een product niet beschikbaar is. Unilever heeft al haar foodservice klanten gevraagd dit jaar over te gaan op E-businessnet. Het is de bedoeling dat klanten zowel het order- als factuurbericht gaan gebruiken.

Ster Centraal Artikelbeheer

Het ontbreekt in GS1 data source aan prijsafspraken (prijzen en acties) dit is wat Ster voor haar groothandels zal toevoegen zodat deze groothandels alle informatie in een slag aangeleverd krijgen (EAN codes, logistieke informatie, besteleenheden, ingrediënteninformatie en prijsinformatie). Ook artikelinformatie van leveranciers die niet zijn aangesloten bij GS1 Data source of leveranciers die inmiddels ingrediënteninformatie via PS in Foodservice aanleveren wordt toegevoegd aan het Ster Centraal Artikelbeheer.

Voordeel voor de groothandels is dat zij zelf nauwelijks nog artikelbeheer doen, deze taak wordt centraal gedaan door Ster. De kwaliteit van de artikelgegevens zal sterk verbeteren waardoor het bestel en facturatieproces gesmeerd verloopt.

Door gebruik te maken van bestaande initiatieven zoals GS1 DAS Data Source, PS in Foodservice en E-Businessnet kan Ster verder bijdragen aan het innovatieve karakter van de Ster organisatie en de aangesloten groothandels.

De basis om elektronisch bestellen en facturatie goed te laten verlopen is juiste, volledige en tijdige artikelinformatie. Waar partijen nu onderling artikelgegevens uitwisselen, waarbij leveranciers artikelgegevens en prijsinformatie op papier, Excel etc. aanleveren bij foodservice groothandels is het werken via een centrale artikel database veel efficiënter.

 

 

Ingrediëntendeclaratie

Eind dit jaar zal de nieuwe wetgeving rond het beschikbaar stellen van ingrediënteninformatie in gaan. De wetgeving betreft de regels rond digitale beschikbaarheid van gegevens en wetgeving rond produktlabels (welke informatie moet op de labels staan). GS1 Data Source is momenteel bezig om 250 leveranciers ingrediënteninformatie te laten toevoegen aan de al bestaande artikelgegevens in GS1 Data Source. Zodra de informatie in GS1 Data Source is gezet zal de informatie ook beschikbaar zijn voor alle afnemers van informatie. De kwaliteit van de gegevens wordt gecontroleerd door GS1.

Ster zal samen met GS1 haar leveranciers benaderen om zoveel mogelijk van het foodservice assortiment in GS1 Data Source te krijgen.

Tot slot

De essentie mag duidelijk zijn: het stroomlijnen van uw inkoop, verkoop en voorraadbeheer via elektronische berichtuitwisseling kan niet zonder goede kwaliteit van artikelgegevens. Artikelgegevens zijn de smeerolie van uw bedrijfsprocessen. Fouten of het ontbreken van (actuele) artikelgegevens leiden verkeerde bestellingen, foutieve leveringen, retourorders, deelleveringen, spoedorders, te veel of te kort aan voorraad en ergernis bij klant en uw medewerkers.

De grootste voordelen van centralisatie van artikelbeheer zijn:

  1. Minder gegevensstromen tussen partijen, minder 1-op-1 afstemming
  2. 1 waarheid van artikelgegevens (altijd de juiste versie)
  3. Makkelijker om te komen tot automatische verwerking van artikelgegevens
  4. Minder handmatig databeheer, minder foutkosten.

 

De grootste voordelen van elektronische berichtuitwisseling

  1. Minder handmatige invoer, lagere foutkans
  2. Snellere verwerking van onder meer order en factuur informatie
  3. Eenduidigheid van de interpretatie van berichten (bijvoorbeeld besteleenheden,

afmetingen, hiërarchie van artikelen).

De combinatie van centraal artikelbeheer en elektronische berichtuitwisseling is een ijzersterke combinatie om kosten te besparen en uw klanttevredenheid te verhogen.

SucceedIT B.V. ondersteunt Ster in- en verkooporganisatie bij de realisatie van het Ster Centraal Artikelbeheer. Daarnaast helpt SucceedIT de bij Ster aangesloten groothandels bij de aansluiting op E-businessnet en vraagstukken rond procesoptimalisatie met inzet van ICT-oplossingen.