Veel bedrijven halen lang niet het maximale uit hun Dynamics NAV‑omgeving. Zonde toch? U heeft fors geïnvesteerd, medewerkers hebben veel energie gestoken in de implementatie en de verwachtingen waren hooggespannen. Heeft u na afloop van de implementatie nog eens teruggekeken naar de oorspronkelijke scope en doelstellingen? Evalueert u jaarlijks welke verbeteringen nog doorgevoerd moeten worden?
Hoe kunt u zien of uw organisatie wel het maximale uit Dynamics NAV haalt en hoe stelt u snel vast of er nog verbeteringen zijn te bereiken? De komende weken publiceren wij 15 tips om verbeteringen rond uw Dynamics NAV‑omgeving te realiseren. Veel verbeteringen hebben niets te maken met software‑aanpassingen, maar met verandering. Verandering van werkwijze, het maximale proberen te halen uit uw Dynamics NAV‑omgeving en begrip en adoptie van uw ERP‑oplossing.
Tip 6 t/m 10
f. U kunt de historie van partijen of artikelen niet meer terugvinden (van bron tot eindklant).
In verband met wet- en regelgeving en voor de optimalisatie van interne processen, is het volgen van batches, lots of individuele artikelen door het proces heen (van herkomst tot eindbestemming), steeds belangrijker. Het gaat dan niet alleen om voedsel, maar ook om onderdelen, machines en artikelen die in partijen worden ingekocht. Dynamics NAV biedt goede mogelijkheden voor het volgen van batches of individuele producten. Met behulp van scanning en/of elektronische berichtuitwisseling wordt het efficiënt en betrouwbaar vastleggen van dit soort informatie goed mogelijk en het biedt u mogelijkheden om bijvoorbeeld serviceonderdelen of samengestelde machinerie goed te volgen en de serviceprocessen erop af te stemmen.
Tip 6: Dynamics NAV biedt goede mogelijkheden om uw serviceproces sterk te verbeteren. Niet alleen door de inzet van de servicemodule, maar ook door gebruik van scanning en elektronische berichtuitwisseling kan dit proces gestroomlijnd worden.
g. U heeft geen goede procedures voor stamgegevensbeheer en de contact‑, leverancier‑ en artikelgegevens zijn vervuild.
Stamgegevensbeheer lijkt in veel organisaties nog steeds een ondergeschoven kindje. Wanneer bedrijven veel leveranciers, contacten en artikelen hebben, zijn procedures voor stamgegevensbeheer onmisbaar en de smeerolie voor uw ERP‑processen. Verstoringen door foutieve data in uw proces zijn kostbaar en frustreren de efficiëntie van uw medewerkers.
Tip 7: het monitoren van de kwaliteit van de stamgegevens in Dynamics NAV is makkelijk op te zetten door een aantal rapportages te realiseren. Hiermee heeft u steeds inzicht in de kwaliteit van de stamgegevens en kunt u op gestructureerde wijze verbeteringen doorvoeren.
h. Intercompany‑transacties en consolidatie kosten uw organisatie heel veel tijd.
Bij meerdere Dynamics NAV‑administraties lopen veel bedrijven tegen beperkingen aan wat betreft financiële consolidatie. Hetzelfde geldt voor het gebruik van transacties tussen de verschillende bedrijven. In de laatste twee versies van Dynamics NAV (NAV2013 en NAV2015) zijn veel verbeteringen doorgevoerd rond intercompany. De inrichting hiervan is complex, maar de functionaliteit (in sommige gevallen met kleine aanpassingen) is sterk verbeterd. Consolidatie is nog steeds niet standaard in Dynamics NAV. Wel zijn er add-ons en methodieken uitgewerkt waarmee vereenvoudiging kan worden bereikt.
Tip 8: overweegt u een overgang naar Dynamics NAV2013 of NAV2015? Inventariseer vooraf in hoeverre u gebruik kunt maken van intercompany‑functionaliteit en laat u adviseren over een efficiënt proces voor consolidatie.
i. Het bestelvoorstel is onbetrouwbaar en vraagt veel handmatige sturing.
Het bestelvoorstel in Dynamics NAV wordt gestuurd op basis van een groot aantal artikelparameters en reageert op verschillende datumvelden. De complexiteit is groot en er zijn maar weinig consultants die de exacte werking kennen. Laat u goed adviseren over de gevolgen van artikelparameters op uw bestelvoorstel en het gebruik van datumvelden op inkoop- en verkooporders. Door een goede analyse, consequente parametrisering en heldere werkprocedures zal de kwaliteit van het bestelvoorstel met sprongen vooruitgaan.
Tip 9: werk verschillende scenario’s uit om de best mogelijke resultaten voor uw organisatie te bepalen. Probeer diverse settings uit, het effect van het gebruik van datumvelden en stel aan de hand daarvan de beste werkwijze voor uw organisatie vast.
j. Uw medewerkers beschikken niet over een eigen dashboard met hun belangrijkste menu’s, taken en notities.
Wanneer u nog gebruikmaakt van de classic look (voor het laatst beschikbaar in NAV2009) dan heeft u wellicht nog geen kennisgemaakt met de mogelijkheden van gebruikerstegels, eigen KPI‑dashboards en op functie gerichte startmenu’s (zogenaamde role tailored client). Deze aanpassingen hebben de gebruikersvriendelijkheid verbeterd en geven de gebruikers een handig startscherm waarin de eigen activiteiten in de zogenaamde tegels zichtbaar zijn en ook de persoonlijke notities en taken (doorgezet door collega’s) direct zichtbaar zijn.
Tip 10: gaat u over van de classic look naar de role tailored client, zorg dan voor een overgangsperiode waarin u gebruikers eerst enkele weken de gelegenheid geeft te wennen, omdat de bediening wezenlijk anders is.
